Vad är Geny Dimensionering?
- Geny Dimensionering är en AI-assistent som föreslår dimensioner och dimensionsobjekt för leverantörsfakturor i granskningsvyn.
- Geny Dimensionering, som är en separat användarinställning, gör endast förslag för dimensioner på leverantörsfakturor.
- När Geny Dimensionering gör dimensionsförslag är det ditt eget ansvar att kontrollera att förslagen är korrekta.
- Det är möjligt att använda för alla leverantörsfakturor, eller endast för vissa fakturor.
- Geny Dimensionering måste aktiveras manuellt i Procountor och slås inte på automatiskt.
- Geny dimensionering gör inga ändringar i till exempel bokföringskonton, momsstatus eller momsavdrag. Förslag på kontering ges av en annan AI-assistent, Geny, som du kan läsa om här.
Geny Dimensionering är kostnadsfritt, men kan endast aktiveras för paketen Financials Plus eller Premium. Se paket, priser och funktioner här.
Hur aktiverar man Geny Dimensionering?
Vad krävs för att aktivera Geny Dimensionering?
För att kunna aktivera Geny Dimensionering måste följande villkor vara uppfyllda:
- Under de senaste 12 månaderna måste det finnas minst 50 leverantörsfakturor i miljön som betraktas som affärstransaktioner.
- Detta innebär att fakturorna måste vara i status Godkänd, Betalningsstopp, Väntar på överföring till bank, Överförd till bank, Delvis betald, Betald på annat sätt eller Betald
- Leverantörsfakturor måste konteras radvis. Detta kan kontrolleras via Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar.
- Miljön där Geny Dimensionering ska användas måste vara i produktionsanvändning. Det fungerar alltså inte i testmiljöer.
- Geny Dimensionering kan endast aktiveras i Procountor Financials-produktversion.
- Produktversionen måste vara Financials Plus eller Premium.
- För att användaren ska kunna fatta beslut om att aktivera Geny Dimensionering måste användaren ha behörigheter till användarinställningarna i Procountor-miljön.
- Tilläggsfunktionen Dimensionsspecifik användarbegränsning kan inte vara aktiverad samtidigt.
Var och hur Geny Dimensionering aktiveras
När villkoren som beskrivs i föregående avsnitt är uppfyllda, kan Geny Dimensionering aktiveras antingen via den assisterade aktiveringen som öppnas via Leverantörsfaktura > Gå till > vyn Granskning, alternativt i vyn Inställningar.
Aktivering av Geny Dimensionering påverkar inte retroaktivt fakturor som redan finns i miljön, det vill säga Geny Dimensionering gör dimensioneringsförslag endast för fakturor vars bokföring har skapats efter att Geny Dimensionering aktiverats eller för fakturor vars radinformation har redigerats efter att Geny Dimensionering aktiverats.
Aktivering av Geny Dimensionering i vyn Granskning
- Procountor ger förslaget i ett popup-fönster som ger dig grundläggande information samt den förväntade korrektheten för Geny Dimensionering i den aktuella Procountor-miljön.
- I fönstret visas alternativen Ja, aktivera Geny Dimensionering! och Nej tack, kanske senare.
- Om Geny Dimensionering beslutas att aktiveras, välj Ja, aktivera Geny Dimensionering! Då aktiveras Geny Dimensionering för alla leverantörer och alla leverantörsfakturor i miljön.
- Om funktionen inte önskas aktiveras, välj alternativet Nej tack, kanske senare. Då aktiveras inte Geny Dimensionering och Procountor föreslår inte längre assisterad aktivering av Geny Dimensionering för användarna i miljön när de går till vyn Granskning av leverantörsfaktura. Man kan dock aktivera funktionen senare i vyn Inställningar (Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar.
- Om fönstret stängs genom att klicka på krysset i övre högra hörnet, visas förslaget inte längre för samma användare. Förslaget visas dock för andra användare i miljön när de går till vyn Granskning av leverantörsfaktura.
- När Geny Dimensionering har aktiverats och användaren går till vyn Granskning av leverantörsfaktura för första gången efter aktiveringen, visas en påminnelse om aktiveringen.
Aktivering av Geny Dimensionering i vyn Inställningar
- Om villkoren som beskrivs i föregående avsnitt är uppfyllda, kan Geny Dimensionering också aktiveras i vyn Inställningar (Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar).
- Geny Dimensionering aktiveras i vyn Inställningar genom att klicka i Använd Geny dimensioneringsprognoser för leverantörsfakturor. Då anges funktionen för alla leverantörer och alla leverantörsfakturor i miljön.
- När Geny Dimensionering har aktiverats och användaren går till vyn Granskning av leverantörsfaktura för första gången efter aktiveringen, erbjuds användaren en påminnelse om funktionen.
När ska man använda Geny Dimensionering?
- Om den förväntade korrektheten för de dimensioner som föreslås av Geny Dimensionering i den aktuella miljön är utmärkt. Den förväntade korrektheten visas i verktyget för implementering.
- Funktionen är värd att prova, även om den förväntade noggrannheten är måttlig. Om Geny Dimensionering aktiveras med måttlig förväntad korrekthet, bör man initialt noggrant följa hur väl dimensioneringen lyckas.
Situationer där Geny Dimensionering kanske inte ger ytterligare fördelar:
- Om standarddimensionerna används effektivt i företaget, kanske funktionen inte ger några ytterligare fördelar. I sådana fall bör man fortsätta använda de fungerande standarddimensionerna.
Att tänka på vid implementering av Geny Dimensionering:
Hur fungerar Geny Dimensionering?
- Geny Dimensionering ger förslag som anses vara säkra enligt sin funktionslogik, men också förslag som den anser vara osäkra enligt sin funktionslogik.
- När Geny Dimensionering är aktiverad, är fälten som visas med gul bakgrund i vyn Granskning osäkra enligt funktionslogiken, så var noga med att kontrollera dessa.
- De fält vars förslag Geny Dimensionering har varit säker på enligt sin funktionslogik är inte markerade. Kom ihåg - även om förslaget anses vara säkert, är det ändå ett förslag.
- Geny Dimensionerings förslag presenteras vid skapandet av fakturan eller när fakturan anländer i systemet.
- Om fakturor importeras i stora mängder via API-gränssnittet, kan en liten fördröjning i skapandet av dimensioneringsförslag vara möjlig.
- Om fakturan har över 300 rader, är dimensioneringsförslag inte tillgängliga.
- Dimensioneringsförslag till fakturan ändras/uppdateras om fakturans innehåll ändras genom att redigera information som påverkar dimensioneringen (t.ex. radinformation) i faktura-vyn.
Hantering av dimensioneringsförslagen
- Om Geny Dimensionerings förslag efter granskning anses vara korrekta, kan förslaget godkännas med knappen Godkänn osäkra dimensioneringar.
- Om Geny Dimensionerings förslag efter granskning visar att förslagen bör korrigeras helt eller delvis, kan ändringar göras i fälten. Efter ändringarna sparas ändringarna med knappen Spara.
- Om Geny Dimensionerings förslag önskas inaktiveras för en enskild verifikation, kan detta göras i vyn Granskning med knappen Geny dimensioneringsprognoser. Samma knapp kan användas för att aktivera dimensioneringsförslagen igen.
- Om dimensioneringsförslagen inaktiveras, ställer Procountor in dimensionerna enligt standarddimensioneringen.
- Om dimensioneringsförslagen inaktiveras, tas alla färgmarkeringar relaterade till Geny Dimensionering bort från vyn Granskning.
- Vid hantering av dimensioneringsförslag bör det noteras att om radinformationen på fakturan ändras efter att dimensionerna har granskats, gör Geny Dimensionering nya dimensioneringsförslag baserade på den nya radinformationen.
Dimension -vyn
I vyn Dimensioner på fakturan (Gå till > Dimensioner) visas information på den övre raden om dimensioneringsprognoser har importerats av Geny Dimensionering.
Bokföring -vyn
I vyn Bokföring (Gå till > Bokföring) visas information om dimensioneringsprognoser har importerats av Geny Dimensionering.
Fördelning av produkter med procentandelar
Geny Dimensionering kan inte göra förslag på procentandelar för varor. Om det finns fler än en vara/produkt, fördelar Procountor procentandelar jämnt mellan dem. Denna funktion kan inaktiveras i vyn Inställningar genom att avmarkera alternativet Ge Geny möjlighet att dela upp dimensionsartiklar i lika procentandelar.
Specialsituationer
Procountor-miljöer med hög säkerhet och offentlig förvaltning
- Om det är en miljö med hög säkerhet eller en annan offentlig förvaltningskund, är möjligheten att använda Geny Dimensionering blockerad, vilket innebär att Geny Dimensionering inte kan aktiveras i sådana miljöer.
Undantagsfall i vyn Granskning
- Geny Dimensionerings prognoser presenteras vid skapandet av fakturan eller när fakturan anländer till programmet. Om fakturor importeras i stora mängder via API, kan en liten fördröjning i skapandet av dimensioneringsförslag vara möjlig.
- Om användaren redigerar dimensionerna innan Geny Dimensionering hinner ge förslag, kommer Geny Dimensionering inte att överskrida användarens ändringar.
- Dimensioneringsförslag håller på att hämtas
- I detta fall är knappen Geny dimensioneringsförslag i vyn Granskning inte tillgänglig och dimensionerna har gjorts baserat på standarddimensionerna.
- Hämtning av dimensioneringsförslag misslyckades
- I detta fall är knappen Geny dimensioneringsförslag i vyn Granskning inte tillgänglig och dimensionerna har gjorts baserat på standarddimensionerna.
- Perioden eller räkenskapsåret är stängt innan dimensioneringsförslag har hämtats
- Dimensioner på stängda perioder ändras inte. Dimensioneringsförslag överskrider inte användarens ändringar i dimensionerna.
Valet Bokföring per rad har tagits bort från fakturavyn
- Bokföring måste vara tillåten per rad både på fakturan och generellt i miljön för att Geny Dimensionerings dimensioneringsförslag ska vara tillgängliga.
Funktionen rader till verifikationer / verifikationer till rader har använts på bokföringssidan
- Geny Dimensionerings dimensioneringsförslag är inte tillgängliga efter detta, om inte uppdateringar görs på själva fakturan och bokföringen skapas om.
Dimensioner har skapats för fakturan via integration eller dataimport
- dimensioneringsförslag är inte tillgängliga om dimensioner har importerats till fakturan när den skapades via integration eller dataimport.
Hur lär sig Geny Dimensionering prognoser?
Geny Dimensionering analyserar varje miljös faktura- och dimensioneringshistorik från det senaste året och skapar baserat på detta dimensioneringsprognoser för leveranötrsfakturor. Dimensioneringsprognosen är alltid miljöspecifik, vilket innebär att varje Procountor-miljö har något olika dimensioneringsmodeller baserade på miljöns leverantörsfakturadata och dimensioneringspraxis. Ju mer data Geny Dimensionering har tillgång till, desto bättre lär den sig. Den behöver minst 50 leverantörssfakturor per år för att lära sig från dem.
Geny Dimensionering läser informationen på produktradnivå i leverantörsfakturor i Procountor, men den kan dock inte analysera information från exempelvis fakturabilden.
Geny Dimensionering uppdaterar sina dimensioneringsmodeller varje natt för att kunna dimensionera fakturor ännu bättre. Nya fakturor, deras dimensioner samt korrigeringar och andra ändringar som görs av granskaren påverkar alla Genys Dimensionerings modeller. Ändringarna baseras på statistik: du ser alltså inte ändringarna nästa dag, utan över tid när fler fakturor har kommit in. En korrigerad faktura är en del av hela årets fakturamängd.
Sökning av verifikat
I vyn Sökning av verifikat (Sökning > Sökning av verifikat) kan du söka leverantörsfakturor med olika sökkriterier för vilka Geny Dimensionering har gett dimensioneringsförslag. Sökrelaterade kriterier för Geny Dimensionering kan läggas till genom att öppna avsnittet Avancerad sökning och välja önskade begränsningar. Efter att ha ställt in sökkriterierna söks verifikaten normalt med knappen Sök.
Hur inaktiverar man av Geny Dimensionering?
Du kan inaktivera funktionen i vyn Inställningar genom att avmarkera alternativet Använd Geny -dimensionsprognoser på leverantörsfakturor. Därefter sparas ändringarna med knappen Spara.
Observera! Även om Geny Dimensionering stängs av, förblir dess dimensioneringsförslag i bokföringen för de fakturor där de är en del av den sparade dimensioneringen. Dimensioneringarna ändras inte retroaktivt även om Geny Dimensionering inaktiveras. Osäkra förslag markeras dock inte längre, och Genys dimensioneringsförslagsknapp och andra funktioner relaterade till Geny Dimensionering är inte tillgängliga. Därför rekommenderas det att osäkra dimensioner granskas innan Geny Dimensionering