Vad är Geny?
- Geny är en AI-assistent som föreslår bokföringskonto, momsstatus och momsavdrag för leverantörsfakturor.
- Geny ger endast dessa förslag men gör inga ändringar i till exempel dimensionering av leverantörsfakturor.
- När Geny gör konteringsförslag är det kundens ansvar att kontrollera att förslaget är regelrätt.
- Geny kan användas för alla leverantörsfakturor eller endast för vissa leverantörer och/eller fakturor.
- Geny måste aktiveras av kunden och aktiveras inte automatiskt.
Hur aktiverar man Geny?
Vad krävs för att aktivera Geny?
För att aktivera Geny måste följande villkor vara uppfyllda:
- Under de senaste 12 månaderna måste det finnas minst 50 leverantörsfakturor i miljön som anses vara affärshändelser.
- Detta innebär att fakturorna måste vara i status Godkänd, Betalningsstopp, Väntar på överföring till bank, Överförd till bank, Delvis betald, Betald på annat sätt eller Betald.
- Leverantörsfakturorna måste bokföras radvis.
- Detta kan kontrolleras under Inställningar (Administration > Information om företaget > Inställningar).
- Miljön där Geny ska användas måste vara en Svensk Procountor-miljö.
- Miljön där Geny ska användas måste vara i produktion. Geny fungerar inte i testmiljöer.
För att användaren ska kunna aktivera Geny måste användaren ha behörighet att redigera leverantörsfakturornas bokföring samt behörighet till Procountor-miljöns Inställningar.
Var och hur aktiverar man Geny ?
När de villkoren ovan är uppfyllda kan Geny aktiveras antingen via bokföringsvyn för leverantörsfakturor med hjälp av en aktiveringsguiden alternativt via Inställningar.
- Om de villkor som beskrivs i föregående avsnitt är uppfyllda, föreslår Procountor att Geny aktiveras när användaren går till bokföringsvyn för leverantörsfakturor.
- Procountor ger ett förslag i ett popup-fönster där grundläggande information om Geny samt den förväntade noggrannheten för Geny i den aktuella Procountor-miljön presenteras.
- I fönstret visas alternativen Ja, aktivera Geny nu! och Nej tack, kanske senare. Om man väljer att aktivera Geny , väljer man Ja, jag aktiverar Geny! Då aktiveras Geny för alla leverantörer och alla leverantörsfakturor i miljön. Begränsning av Genys användning för vissa leverantörer beskrivs senare i denna artikel.
- Om man inte vill aktivera Geny, väljer man alternativet Nej tack, kanske senare. Då aktiveras inte Geny och Procountor föreslår inte längre aktivering av Geny för användarna i miljön när de går till bokföringsvyn för leverantörsfakturor. Geny kan dock senare aktiveras via Användarinställningar.
- Om fönstret stängs genom att klicka på krysset i det övre högra hörnet, visas förslaget inte igen för samma användare. Förslaget visas dock för andra användare i miljön när de går till bokföringsvyn för leverantörsfakturor.
När Geny har aktiverats och användaren går till bokföringsvyn för leverantörsfakturor för första gången efter aktiveringen, erbjuds användaren en påminnelse om Geny -presentationen.
Aktivering av Geny via Användarinställningar
- Om de villkor som beskrivs i föregående avsnitt är uppfyllda, kan Geny även aktiveras via Användarinställningar (Administration > Information om företaget > Inställningar).
- Geny aktiveras i Inställningar genom att välja inställningen Använd Genys konteringsprognoser för leverantörsfakturor.
- Då aktiveras Geny för alla leverantörer och alla leverantörsfakturor i miljön.
- Begränsning av Genys användning för vissa leverantörer beskrivs senare i denna artikel.
- När Geny har aktiverats och användaren går till bokföringsvyn för leverantörsfakturor för första gången efter aktiveringen, erbjuds användaren en presentation av Geny.
I vilka situationer rekommenderas aktivering av Geny?
Situationer där det rekommenderas att aktivera Geny:
- Det är bra att aktivera Geny om den förväntade effektiviteten för Genys konteringsförslag i den aktuella miljön är utmärkt. Den förväntade effektiviteten visas i pop-up guiden när Geny aktiveras i bokföringsvyn för leverantörsfakturor.
- Geny kan vara till stor hjälp och det är värt att prova även om den förväntade effektiviteten är måttlig. Om Geny aktiveras med måttlig förväntad effektivitet, bör man initialt noggrant följa hur väl Geny lyckas med konteringsförslagen.
Situationer där Geny kanske inte ger mervärde:
- Om företaget redan effektivt använder standardbokföring, kanske Geny inte ger något mervärde. I sådana fall är det bäst att fortsätta använda de fungerande standardbokföringarna.
- Geny är inte särskilt skicklig på att bokföra leverantörsfakturor med omvänd momsbehandling.
- Geny bör inaktiveras för leverantörer vars fakturor använder omvänd momsbehandling.
- Om företaget huvudsakligen har leverantörsfakturor med omvänd momsbehandling, kanske det inte är värt att aktivera Geny.
- Vi utvecklar funktionen vidare och kommer att informera när Geny blir bättre på att bokföra även leverantörsfakturor med omvänd momsbehandling.
- Bokföring av leverantörsfakturor utförs huvudsakligen baserat på annan källa, till exempel integrationslösningar där leverantörsfakturor bokförs baserat på data från ett annat program.
Att tänka på vid aktivering av Geny:
- Om företaget har utländska inköp, rekommenderas det att initialt noggrant följa hur väl Geny klarar av att ställa in momsstatus och momsavdrag %.
- Geny kanske inte kan göra konteringsförslag särskilt bra om företagets bokföringspraxis har ändrats under det senaste året. Sådana situationer inkluderar till exempel ändringar i kontoplanen eller byte av bokförare, vilket kan leda till avvikande bokföring av leverantörsfakturor. I sådana fall fungerar Geny troligen sämre initialt och är osäkrare på bokföringen, men lär sig att bokföra bättre enligt de nuvarande etablerade rutinerna inom några månader.
- Inlärningen sker i bakgrunden även om Geny inte är aktiverad i miljön. När fler månader med konsekvent bokföring för Genys inlärning har passerat efter ändringarna, kommer Geny att kunna fungera bättre.
Hur fungerar Geny?
Widget för Genys konteringsförslag
- Med widgeten för Genys konteringsförslag kan man följa antalet leverantörsfakturor som Geny har gjort konteringsförslag för. Via widgeten kan man också enkelt gå till verifikationssökning och granska fakturaspecifika bokföringar.
- Widgeten för Genys konteringsförslag visas automatiskt på Procountors startsida när Geny aktiveras, om inte användaren har ändrat startsidans widgets.
- Om användaren tidigare har ändrat startsidans widgets, visas inte widgeten för Genys konteringsförslag automatiskt, men widgeten kan läggas till på startsidan genom att redigera startsidan.
- Numret på gul bakgrund i widgeten visar hur många leverantörsfakturor som har konteringsförslag från Geny som Geny är osäker på.
- Genom att klicka på numret kan man gå till vyn Verifikationssökning, där alla leverantörsfakturor med konteringsförslag från Geny som Geny är osäker på listas automatiskt. Numret på gul bakgrund i widgeten visar alltså endast de konteringsförslag som Geny enligt sin logik är osäker på. Om det finns fakturor i miljön för vilka Geny endast har gett säkra förslag enligt sin logik, ingår dessa fakturor inte i numret på gul bakgrund.
Mer information om säkra och osäkra förslag finns i nästa avsnitt. Genom att klicka på knappen Börja gå igenom kan man gå direkt till bokföringssidan för den första leverantörsfakturan med osäkra förslag från Geny för att granska Genys konteringsförslag .
Widgeten visar också hur många leverantörsfakturor Geny har gett konteringsförslag för under de senaste 30 dagarna. Detta inkluderar både säkra och osäkra förslag enligt Genys logik.
Genys konteringsförslag
- Geny gör konteringsförslag baserat på fakturans radinformation och använder inte till exempel fakturabilden för att göra förslag.
- Geny gör konteringsförslag som den enligt sin logik anser vara säkra, men också förslag som den enligt sin logik anser vara osäkra.
- När Geny är i bruk, är de fält som visas med gul bakgrund i verifikationsvyn enligt Genys logik osäkra och bör därför ägnas särskild uppmärksamhet.
- De fält som Geny enligt sin logik är säker på är inte markerade. Även om Genys logik anser att förslaget är säkert, är det fortfarande ett förslag. I bilden nedan är säkra förslag markerade i fältet Momsstatus. De kolumner där Geny har gjort förslag är markerade med en mörkare färg. I exemplet nedan är sådana kolumner Konto, Momsavdrag och Momsstatus.
- Genys konteringsförslag skapas när fakturan skapas eller när fakturan anländer till programmet.
- Om fakturor importeras i stora mängder via API-gränssnittet kan det förekomma en liten fördröjning i skapandet av konteringsförslag .
- Dessutom hämtas konteringsförslagen till fakturan (på nytt) om fakturans bokföring skapas om genom att redigera information som påverkar bokföringen (t.ex. radinformation) i fakturavyn.
Behandling av Genys konteringsförslag
- Om det vid granskningen av Genys konteringsförslag konstateras att Genys förslag är korrekta, kan konteringarna godkännas med knappen Bekräfta osäkra konteringar.
- Om det vid granskningen av Genys konteringsförslag konstateras att Genys förslag behöver korrigeras helt eller delvis, kan ändringarna göras i fälten som vanligt. Efter ändringarna sparas ändringarna med knappen Spara.
- Om Genys konteringsförslag behöver korrigeras delvis, måste de gjorda korrigeringarna sparas med knappen Spara innan de korrekta förslagen kan godkännas med knappen Bekräfta osäkra konteringar.
- Om Genys konteringsförslag önskas tas ur bruk för en enskild verifikation kan detta göras i Bokföringsvyn med Kontering med Geny-knappen. Med samma knapp kan konteringsförslagen aktiveras igen.
- Om Genys konteringsförslag stängs av, konterar Procountor fakturan enligt standardkonteringar.
- Om Genys konteringsförslag stängs av, försvinner alla färgmarkeringar relaterade till Geny från Bokföringsvyn.
- När konteringsförslagen har behandlats, bör inget fält vara med gul bakgrund. Behandlade poster visas inte längre som osäkra förslag. Färgmarkeringar kvarstår endast i rubrikerna i de kolumner där Geny ursprungligen har gjort förslag.
- Vid behandling av konteringsförslag bör det noteras att om fakturaraderna ändras efter att bokföringen har granskats, gör Geny nya konteringsförslag baserade på de nya fakturaraderna.
Avstängning av Geny per leverantör
- Genys konteringsförslag kan stängas av för en viss leverantör i leverantörens vy för Förvalda konton.
- Förvalda konton hittas via Register > Leverantörsregister > klicka på leverantören för att komma till Leverantörens basuppgifter > Förinställda värden > Förvalda konton
- Om Genys konteringsförslag önskas stängas av, avmarkeras valet Geny-standardinställning för leverantörsfakturor och ändringarna sparas med knappen Spara.
- Genys konteringsförslag bör stängas av om leverantören har:
- Omvänd moms. Geny kan ännu inte hantera omvänd moms.
- Många/frekventa kreditkortsfakturor. Kreditkortsfakturor kräver ofta redigering av fakturarader och bilagor, och Geny kan då inte automatiskt föreslå korrekta konteringar för den skapade eller inkommande leverantörsfakturan.
- Även om Genys konteringsförslag har stängts av för en viss leverantör, kan konteringsförslagen aktiveras för enskilda fakturor i leverantörens Bokföringsvy.
Specialfall
Om företaget inte är momspliktigt
Om företaget inte är momspliktigt, det vill säga företagets momsavdragsrätt är 0%, föreslår Geny endast bokföringskonto.
Procountor-miljöer med hög säkerhet och offentlig förvaltning
Om det är en miljö med hög säkerhet eller annan offentlig förvaltning, är möjligheten att använda Geny blockerad, det vill säga Geny kan inte aktiveras i sådana miljöer.
Undantagsfall på bokföringssidan
- Genys konteringsförslag hämtas vid skapandet av fakturan eller när fakturan anländer till programmet. Om fakturor importeras i stora mängder via API-gränssnittet, kan en liten fördröjning i skapandet av konteringsförslag förekomma.
- Om användaren redigerar bokföringen innan Geny hinner ge förslag, överskrider Genys konteringsförslag inte användarens bokföringsändringar.
- Hämtning av konteringsförslag pågår
- I detta fall är Kontering med Geny inaktiverad i bokföringsvyn och konteringarna har gjorts baserat på standardkonteringar.
- Hämtning av konteringsförslag misslyckades
- I detta fall är Kontering med Geny inaktiverad i bokföringsvyn och konteringarna har gjorts baserat på standardkonteringar.
- Perioden eller räkenskapsåret har stängts innan konteringsförslagen har hämtats.
- Konteringar på stängda perioder ändras inte. Konteringsförslag överskrider inte användarens bokföringsändringar.
- Valet Bokföring radvis har tagits bort från fakturavyn.
- Bokföring måste vara tillåten per rad både på fakturan och generellt i miljön för att Genys konteringsförslag ska vara tillgängliga.
- Funktionen Sammanfoga rader har använts på bokföringssidan.
- Genys konteringsförslag är inte tillgängliga efter detta, om inte fakturan uppdateras och bokföringen skapas på nytt.
Leverantörsorder har ändrats till Leverantörsfaktura
Konteringsförslag är inte tillgängliga om ordern har ändrats till leverantörsfaktura, eftersom bokföringen också har överförts från ordern. Om fakturan skapas på nytt baserat på ordern, är Genys konteringsförslag tillgängliga.
Konteringar har skapats via integration eller dataimport
Genys konteringsförslag är inte tillgängliga om konteringar har importerats när fakturan skapades via integration eller dataimport.
Hur Geny lär sig att göra konteringsförslag
Geny analyserar varje miljös faktura- och konteringshistorik från det senaste året och skapar konteringsförslag för leverantörsfakturor baserat på detta. Genys konteringslogik är alltid miljöspecifik, vilket innebär att varje Procountor-miljö har något olika konteringsmodeller baserade på miljöns leverantörsfakturadata och konteringspraxis. Ju mer data Geny har tillgång till, desto bättre lär den sig. Geny behöver minst 50 leverantörsfakturor per år för att kunna lära sig från dem.
- Geny läser leverantörsfakturans uppgifter i Procountor ner till produktlinjenivå, men kan inte analysera information från exempelvis fakturabilden.
- Geny beaktar inte heller Förvalda konton, utan undersöker hur leverantörsfakturor har konterats under det innevarande året och gör konteringsförslag baserat på detta.
- Geny uppdaterar sina konteringsmodeller varje natt för att kunna kontera fakturor ännu bättre.
- Nya fakturor, deras konteringar samt bokförarens korrigeringar och andra ändringar påverkar alla Genys konteringsmodeller.
- Ändringarna baseras på statistik: du ser inte ändringarna direkt nästa dag utan över tid när fler fakturor har kommit in. En korrigerad faktura är en del av hela årets fakturamängd.
Avstämning och stängning av perioder när Geny används
Som en del av det normala avstämningsarbetet kan man på Snabböversikt av kunder, leverantörer och anställda (Rapportering > Avstämningsverktyg > Snabböversikt av kunder, leverantörer och anställda) granska leverantörernas bokföringskonto, momsstatus och momsavdrag %, där Geny eventuellt har gett förslag.
- På Snabböversikt av kunder, leverantörer och anställda har momsavdrag % lagts till för att ge insyn i all bokföringsinformation som Geny gör konteringsförslag för.
- Om det vid stängning av period och räkenskapsår finns obekräftade osäkra konteringsförslag i Procountor-miljön, ger Procountor en avisering om detta.
Sökning av verifikationer
I vyn Sökning av verifikat (Sökning > Sökning av verifikat) kan man söka leverantörsfakturor med olika sökkriterier, för vilka Geny har gett konteringsförslag. Sökvillkor relaterade till Geny kan läggas till genom att öppna avsnittet Avancerad sökning och välja önskade filter. Efter att sökkriterierna har ställts in, söks verifikaten normalt med knappen Sök.
Hur stänger man av Geny?
Geny kan stängas av i vyn Inställningar genom att avmarkera valet Använd Geny konteringsförslag på leverantörsfakturor. Därefter sparas ändringarna med knappen Spara.
Observera! Även om Geny stängs av, förblir Geny konteringsförslag i bokföringen för de fakturor där de är en del av den sparade bokföringen. Bokföringen ändras inte retroaktivt även om Geny stängs av. Osäkra konteringsförslag markeras dock inte längre, och Kontering med Geny-knappen och andra funktioner relaterade till Geny är inte tillgängliga. Därför rekommenderas det att osäkra konteringar granskas innan Geny stängs av.
Geny i redovisningsbyråverktyg
I vyn Hantering av miljöer (Bokföring > Byråverktyg > Hantering av miljöer) kan man granska i vilka av redovisningsbyråns kundmiljöer Geny är i bruk, vad Genys förväntade prestanda är i varje miljö, och hur Geny har konterat fakturor.
- Kolumnen Geny status visar den aktuella statusen, det vill säga om Geny är aktiverad i miljön eller inte. Kolumnen Förväntad prestanda visar den förväntade prestandan i miljön. Samma information visas i verktyget för aktivering i det skede där den förväntade prestandan och vår rekommendation för Genys aktivering i miljön anges. Denna information uppdateras kontinuerligt och kan därför förändras över tid. Informationen är alltså inte nödvändigtvis densamma som den som ursprungligen visades i verktyget för aktivering.
- Kolumnen Osäkert konterade leverantörsfakturor visar antalet osäkert konterade leverantörsfakturor i miljön. Samma information finns på widgeten på startsidan.
- Kolumnen Leverantörsfakturor konterade av Geny (%) visar procentuellt hur många leverantörsfakturor Geny har hanterat av miljöns totala mängd leverantörsfakturor under den senaste fullständiga kalendermånaden (enligt fakturadatum).
- Kolumnen Leverantörsfakturor konterade av Geny visar antalet leverantörsfakturor som Geny har hanterat i miljön under den senaste fullständiga kalendermånaden (enligt fakturadatum).
- Kolumnen Korrekt föreslagna konteringar (%) visar procentuellt hur väl Genys förslag har lyckats i miljön under den senaste fullständiga kalendermånaden (enligt fakturadatum).
- Om Genys konteringsförslag inte har ändrats i leverantörsfakturans bokföring, anses förslaget vara korrekt.
- Om konteringen har ändrats manuellt från det föreslagna, anses det vara felaktigt.
- Siffran visar procentuellt hur väl Geny lyckades föreslå konteringar i miljön baserat på detta.