Aktivering av skanningstjänst
Alla nya Procountor kunder får automatiskt de nya Apix adresserna från och med 21 november 2022 och fortsättningsvis. Alla Procountor Financials Start-up paket inkluderar e-faktura och skanningstjänsten (från Apix).
Om ert företag tidigare inte använt er av e-faktura eller skanningstjänsterna kan ni nu själva aktivera dem via sidan Adresser för e-faktura och skanningstjänst i Procountor.
Mottagning av fakturor
Post
Pappersfakturor (post) dirigeras från Apix distributionsnät till kunden i Procountor. Postadressen för samtliga aktiverade kunder är:
Företagets namn
Postbox 156
831 88 ÖSTERSUND
Postboxadressern är samtliga företag och enheter. Viktigt att företagets namn och organisationsnummer står angivet på fakturan.
E-post
E-postadresserna för skanning är unika för var kund i Procountor. Fakturor som skickats via e-post dirigeras vidare till kunderna i Procountor baserat på vilken e-postadress fakturan skickats till.
Exempel på e-fakturaadress: XXXXXXXXXX@procountor.apixscan.se
Fakturabehandling, e-post fakturor
Apix Messaging tar emot kundfakturan via e-post genom att använda följande kriterier:
- Själva fakturan ska finnas i mailet som en bilaga och det ska vara en PDF-fil.
- E-postmeddelandet får endast innehålla en PDF-fil, som innehåller endast en faktura.
- Bilagor i annat format än PDF behandlas inte.
- Maximal filstorlek för PDF-filen är 2MB. Maximal filstorlek för hela e-postmeddelandet är 7MB.
- Lösenordsskyddade eller på annat sätt begränsade filer stöds inte.
- Skanningstjänsten rekommenderar att du använder 300 dpi kvalitet när du skannar dokument.
- Mottagarens (Till:) adress får inte innehålla någon annan adress. Om du vill maila en kopia av fakturan till kunden måste du till exempel ange denna e-postadress i Kopia-fältet.
- Ämne: Ämnet för e-postmeddelandet bör innehålla ordet "Faktura" eller "Invoice" och fakturanumret. Detta är inte obligatoriskt, men rekommenderas.
Efter sändningen kommer tjänsten att producera ett automatiskt svar via e-post inom 15 minuter.
- Om fakturan accepterades och behandlades utan problem är ämnet för e-postmeddelandet:
- “TOIMITETTU/DELIVERED:” och efter det det ursprungliga e-postämnet
- Om fakturan INTE accepterades är ämnet för e-postmeddelandet:
- “EI TOIMITETTU/NOT DELIVERED:” och efter det det ursprungliga e-postämnet
- Fakturan ska skickas i rätt format på nytt.
Vad händer med material som inte kan skannas?
Materialet som inte kan skannas kommer att lagras av Apix i 30 dagar. Det kommer inte att vidarebefordras automatiskt. Om du misstänker att något material har skickats för skanning, som inte hör dit, vänligen kontakta vår kundservice.