Aktivering av skanningstjänst
Alla Procountor Financials Start-up paket inkluderar e-faktura och skanningstjänsten (från Apix). Om ert företag tidigare inte använt er av e-faktura eller skanningstjänsterna kan ni nu själva aktivera dem via sidan Adresser för e-faktura och skanningstjänst i Procountor.
Mottagning av fakturor
Post
Pappersfakturor (post) dirigeras från Apix distributionsnät till kunden i Procountor. Postadressen för samtliga aktiverade kunder är:
Företagets namn
Postbox 156
831 88 ÖSTERSUND
Postboxadressern är samtliga företag och enheter. Viktigt att företagets namn och organisationsnummer står angivet på fakturan.
E-post
E-postadresserna för skanning är unika för var kund i Procountor. Fakturor som skickats via e-post dirigeras vidare till kunderna i Procountor baserat på vilken e-postadress fakturan skickats till.
Exempel på e-fakturaadress: XXXXXXXXXX@procountor.apixscan.se
Fakturabehandling, e-post fakturor
Apix Messaging tar emot kundfakturan via e-post genom att använda följande kriterier:
- Själva fakturan ska finnas i mailet som en bilaga och det ska vara en PDF-fil.
- E-postmeddelandet får endast innehålla en PDF-fil, som innehåller endast en faktura.
- Bilagor i annat format än PDF behandlas inte.
- Maximal filstorlek för PDF-filen är 2MB. Maximal filstorlek för hela e-postmeddelandet är 7MB.
- Lösenordsskyddade eller på annat sätt begränsade filer stöds inte.
- Skanningstjänsten rekommenderar att du använder 300 dpi kvalitet när du skannar dokument.
- Mottagarens (Till:) adress får inte innehålla någon annan adress. Om du vill maila en kopia av fakturan till kunden måste du till exempel ange denna e-postadress i Kopia-fältet.
- Ämne: Ämnet för e-postmeddelandet bör innehålla ordet "Faktura" eller "Invoice" och fakturanumret. Detta är inte obligatoriskt, men rekommenderas.
Efter sändningen kommer tjänsten att producera ett automatiskt svar via e-post inom 15 minuter.
- Om fakturan accepterades och behandlades utan problem är ämnet för e-postmeddelandet:
- “DELIVERED:” och efter det det ursprungliga e-postämnet
- Om fakturan INTE accepterades är ämnet för e-postmeddelandet:
- “NOT DELIVERED:” och efter det det ursprungliga e-postämnet
- Fakturan ska skickas i rätt format på nytt.
Behandlingstid för skanningstjänst
Pappersfakturor och e-postfakturor har samma behandlingstid från det att de anländer till scanningtjänsten. I praktiken går e-postfakturor snabbare att hantera eftersom de omedelbart når scanningtjänsten när e-posten skickas. Pappersfakturor däremot tar längre tid på grund av postens distribution.
- Om en faktura anländer till scanningtjänsten före kl. 10 på måndag morgon kan den förväntas vara inlagd i Procountor senast tisdag.
- Om fakturan anländer efter kl. 10 på måndag, kan den förväntas vara i Procountor senast onsdag.
- Notera att fakturor inte scannas under helger eller på helgdagar.
Tips: Om du tar emot en faktura som behöver betalas omgående (t.ex. idag eller imorgon), rekommenderar vi att du manuellt lägger in fakturan för att säkerställa snabb hantering och betalning.
Vad händer med material som inte kan skannas?
Materialet som inte kan skannas kommer att lagras av Apix i 30 dagar. Det kommer inte att vidarebefordras automatiskt. Om du misstänker att något material har skickats för skanning, som inte hör dit, vänligen kontakta vår kundservice.