Det finns en fakturaspecifik diskussionsvy för varje leverantörs-, rese- och kostnadsfaktura. I dessa diskussionsvyer kan användarna se diskussionen och transaktionerna relaterade till fakturan.
Diskussionen inkluderar fakturans varje statusändring och meddelande som skickats av användare från både Procountor och Procountor Mini. På så sätt kan användare som hanterar samma faktura lämna kommentarer och ställa fakturaspecifika frågor.
Diskussionsvyn
Diskussionsfunktionen finns tillgänglig för leverantörs-, rese- och kostnadsfakturor. Användare som har behörighet att se själva fakturan kan även se och delta i diskussionen relaterad till fakturan.
Diskussionsfönstret öppnas med hjälp av knappen Diskussion som finns i de olika fakturavyerna Faktura, Bokföring, Dimensioner, Granskning och Betalning. Innehållet i diskussionsfönstret är samma i alla vyer.
Diskussionsknappen har en siffra som visar hur många meddelanden som har skickats. Till exempel indikerar texten "Diskussion (2)" att två meddelanden har skickats i diskussionen.
Diskussionsfönstret visar alla meddelanden som hittills har skickats. Dessutom innehåller den transaktionsuppgifter om fakturan, dvs fakturans statusändringar. Ett nytt meddelande kan skrivas i textfältet längst ner i diskussionsfönstret. Meddelandet skickas med knappen Skicka.
Diskussionsfönstret stängs med stängningsikonen i det övre högra hörnet. Bredvid stängningsikonen finns uppdateringsikonen som kan användas för att uppdatera diskussionen. Diskussionen uppdateras även automatiskt varje gång fönstret öppnas.
Diskussionsinnehållet
Diskussionsfunktionen kan användas för alla typer av situationer, t.ex. för att ställa frågor eller skicka kommentarer till nästa hanterare av fakturan.
Varje meddelande innehåller en tidstämpel och namnet på den användare som skickade meddelandet.
Förutom meddelandena visar diskussionen varje fakturatransaktion (eller statusändring). Transaktionerna avser åtgärder relaterade till fakturan: första gången den sparades, redigeringar, granskning, godkännandedatum etc. Tid och användare anges vid varje åtgärd. Dessutom kommer det synas om användaren har lämnat kommentaren under granskningen, godkännandet etc.
Meddelandena och transaktionerna visas i olika textfärger: meddelanden skrivs i svart och transaktioner (tillsammans med deras kommentarer) skrivs i grått.
Diskussionerna sparas i fakturorna "för alltid", dvs de tas inte bort. För tillfället är det inte möjligt att radera enskilda kommentarer eller diskussioner.
Diskussionen uppdateras varje gång fönstret öppnas. Diskussionen kan också uppdateras manuellt med hjälp av uppdateringsikonen i det övre högra hörnet.
Diskussion i Procountor mobilappen
Fakturaspecifik diskussion är också tillgänglig i Procountor-mobilappen för rese-, kostnads- och inköpsfakturor. Diskussionerna visas i fakturans uppgifter, både i Procountor och i mobilappen i realtid. Samma meddelanden är synliga för användare av appen och Procountor, oavsett varifrån meddelandena skickades.
Detaljerade instruktioner för att skicka meddelanden i Procountor-mobilappen finns här.
Inaktivera diskussioner
Det är förinställt att diskussionsfunktionen ska vara tillgänglig på fakturor. Funktionen kan dock inaktiveras under Kommunikation i Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar.
När funktionen är inaktiverad kommer diskussionsknapparna att döljas och diskussionerna kan inte nås. Transaktionsuppgifter om fakturorna visas som vanligt i fakturans godkännandevy. Ytterligare information om statusändringarna finns även i alla fakturasökningsvyer via Lägg till funktioner > Transaktionsuppgifter på faktura.
Meddelandena som skickats i diskussionen kommer inte att tas bort, även om funktionen är inaktiverad. Om funktionen reaktiveras kommer de föregående diskussionerna att vara synliga igen.
Om du fortfarande vill ha diskussionsfunktionen aktiv men föredrar att inte få händelseaviseringar till Procountor Mini, kan du ändra den specifika inställningen genom att avmarkera "Händelsemeddelanden" under Egna uppgifter och inställningar.