Denna artikel berättar hur företaget kan sätta vikarier för de ordinarie sakgranskare och godkännare i Procountor. Detta görs via Administration > Uppgifter om företaget >Inställningar för attestflöde alternativt av användaren själv via Egna uppgifter och inställningar.
Det är möjligt att sätta vikarier i attestflödet för att sakgranska och/eller godkänna fakturor för att på så sätt hålla igång attestflödet trots semester, annan ledighet och frånvaro. Vikarien kan ställas in på två två olika sätt:
- Användaren själv kan sätta vikarier via Egna uppgifter och inställningar (Person-ikonen i det övre högra hörnet > Egna uppgifter och inställningar)
- Systemadministratören eller andra användare med alla rättigheter till Basuppgifter om företaget kan hantera vikarier på sidan Inställningar för attestflöde som nås via Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar för attestflöde.
Inställningar och användarrättigheter som krävs vid vikarier
- Om användaren själv ska kunna sätta sina egna vikarier måste inställningen Vikarier i attestflöde: Tillåt enskilda användare att utse vikarier för dem själva via vyn Egna uppgifter och inställningar aktiveras på sidan Inställningar för attestflöde.
- Användare som har Alla rättigheter till Basuppgifter om företaget kan sätta vikarier på sidan Inställningar för attestflöde.
- Användaren som sätts som vikarie måste ha tillräckliga rättigheter till leverantörsfakturor och alla rättigheter till Sakgranskning och/eller Godkännande. Om användaren har begränsningen Sökning enbart för egen granskning kommer Procountor att varna om detta när vikarien sätts.
- En användare kan inte sätta en vikarie för sig själv under en och samma period som denne är vikarie för någon annan. Detta betyder att man inte kan föra över vikariatet till en tredje användare.
- När en vikarie har satts för en användare kan alla fakturor som väntar eller inkommer för sakgranskning/godkännande ses av den ursprungliga användaren och vikarien. Båda användarna har möjlighet att sakgranska/godkänna fakturorna.
- Vikariefunktionen kan inte användas om företaget använder sig av Begränsade dimensioner begränsningen i användarrättigheterna.
- En användare med Läsrättigheter till Basuppgifter om företaget kan se Historik över vikarier.
Att sätta en vikarie
Användaren sätter en vikarie för sig själv
Förutsättningen för att användaren själv ska kunna sätta sina vikarier är att Vikarier i attestflöde: Tillåt enskilda användare att utse vikarier för dem själva via vyn Egna uppgifter och inställningar aktiveras på sidan Inställningar för attestflöde. ( Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar för attestflöde)
- Gå till Egna uppgifter och inställningar (Person-ikonen i det övre högra hörnet > Egna uppgifter och inställningar)
- Kryssa i för Ange vikarie under rubriken Frånvaro.
- Ställ in start- och slutdatum
- Startdatumet måste vara dagens datum eller ett datum i framtiden.
- Slutdatumet kan vara samma som startdatumet eller längre fram i tiden. - Välj vikarien/vikarier för sakgranskning och/eller godkännande.
- Möjliga vikarier visas i rullgarinsmenyn, dessa användare har rätten att sakgranska/godkänna fakturor. - Ange fritext i Egna anteckningar om så önskas.
- Avsluta med att trycka på knappen Spara.
Sätta vikarie för en annan användare
- Gå via Administration > Uppgifter om företaget >Inställningar för attestflöde.
- Tryck på knappen Skapa vikarie i sektionen Vikarier för att ställa in en ny vikarie.
- Välj användaren som du vill sätta en vikarie för i fältet Användare.Set the start and end dates.
- Ställ in start- och slutdatum
- Startdatumet måste vara dagens datum eller ett datum i framtiden.
- Slutdatumet kan vara samma som startdatumet eller längre fram i tiden. - Välj vikarien/vikarier för sakgranskning och/eller godkännande.
- Möjliga vikarier visas i rullgarinsmenyn, dessa användare har rätten att sakgranska/godkänna fakturor. - Ange fritext i Egna anteckningar om så önskas.
- Avsluta med att trycka på knappen Spara.
Satta vikarier visas på sidan Inställningar för attestflöde
När vikariatet satts syns den under sektionen Vikarier på sidan Inställningar för attestflöde. Både sådana som satts av användaren själv eller av en annan användare.
De vikariat som redan ägt rum hittas via knappen Historik över vikarier. I historiken kan alla detaljer för vikariatet ses. Om vikariatet löpt ut står Procountor i kolumnen Borttagen av annars står den användare som avbrutit/tagit bort vikariatet angivet med tidsstämpel för borttagandet.
Redigera vikariat: med denna knapp redigeras detaljerna i vikariatet.
Ta bort vikariat: med denna knapp tas vikariatet bort.
E-postmeddelanden skickas till de berörda parterna
Användaren, som vikariatet berör, och den/de satta vikarierna får e-post rörande vikariatet (förutsatt att användaren inte inaktiverat e-postmeddelanden gällande fakturor). E-postmeddelanden skickas i följande situationer:
- Ett nytt vikariat
- En ändring i ett vikariat
- Ett borttaget vikariat
- En påminnelse för starten av ett vikariat (om vikariatets startdatum är senare än samma dag eller dagen efter vikariatet ställs in)