Ett antal inställningar för just ditt företag samlas på sidan Inställningar. Inställningarna nås via Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar.
Förinställda tilläggsuppgifter på kundfaktura visas automatiskt på nya kundfakturor och kundordrar i fältet Tilläggsuppgifter. Förinställda tilläggsuppgifter kan innehålla högst 500 tecken. De förinställda tilläggsuppgifterna visas inte på massfakturor eller på fakturor i samband med avtalsfakturering.
De förinställda tilläggsuppgifterna här på företagsnivå visas på kundfakturor om det inte har angetts en egen förinställd tilläggsuppgift för kunden. Om det har angetts en egen förinställd tilläggsuppgift för kunden är det kundens uppgifter som visas automatiskt. Du kan skriva in tilläggsuppgifterna direkt i fältet eller klicka på -knappen efter fältet. Då öppnas ett fönster för redigering av uppgifterna. I det fönstret är det också möjligt att använda radbrytning. Radbrytningarna visas i fältet som \-tecken.
De förinställda tilläggsuppgifterna visas även på kundfakturor som importerats via import av material om materialet som importeras inte redan innehöll tilläggsuppgifter.
I Postningssätt för kundfakturor och order anges vilket förinställt postningssätt som gäller när företaget använder fakturakanalen Post. Det går att bestämma om breven ska skickas som A-post eller som B-post, samt om de ska vara i svartvit eller färg.
I Kontera kundfakturor väljs den förinställning som används för kontering av kundfakturor. Som standard är den här inställningen markerad vilket innebär att kundfakturorna konteras radvis per produktrad på fakturasidan. Annars konteras kundfakturorna som helhet. Kundfakturorna ska konteras radvis om företaget vill ha produktspecifika förinställda konteringar eller dimensioner.
I Kontera leverantörsfakturor väljs den förinställning som används för kontering av leverantörsfakturor. Om den här rutan är markerad konteras leverantörsfakturorna radvis per produktrad på fakturasidan. I annat fall konteras leverantörsfakturorna som helhet. Leverantörsfakturorna ska konteras radvis om företaget vill ha produktspecifika förinställda konteringar eller dimensioner.
I Granskningsanteckningar på kundfakturor anges om det ska gå att lägga till granskningsanteckningar för kundfakturor.
Om det här alternativet är markerat går det att söka efter kundfakturan i Sökning av verifikat utifrån den som skapat fakturan, antalet anteckningar och texten i anteckningen. I sökresultatet visas då uppgifter om antalet granskningsanteckningar, den som skapat dem och datumet. Själva granskningsanteckningarna visas när du går in på faktureringsuppgifterna och klickar på Gransk.ant.. Alla användare kan lägga till en anteckning, och egna anteckningar kan uppdateras eller tas bort. Detta är inte markerat som standard. Läs stegvis hjälp om användning av granskningsanteckningar för kundfakturor.
I inställningen Leveransvillkor anges om leveransvillkoren ska användas på leverantörsfakturorna (Incoterms/Finnterms). Standardinställningen är att leveransvillkor inte används. Om den här inställningen är markerad kommer de två nya fälten Leveransvillkor och Ort att dyka upp under Tilläggsuppgifter när du skapar en ny leverantörsfaktura. Annars är de här två fälten inte med på fakturorna. Du väljer företagets villkor i rullgardinsmenyn under Leveransvillkor.
Inställningen Kassarabatter på försäljning påverkar användningen av dubbla betalningsvillkor för kundfakturor och -order samt i kundregistret. Om kontantrabatt är aktiverad går det att använda betalningsvillkor för kundfakturor och -order samt i kundregistret, där man anger en nettoförfallodag samt en förfallodag med kontantrabatt och procent.
Inställningen Kassarabatter på inköp påverkar användningen av dubbla betalningsvillkor för leverantörsfakturor och -order samt i leverantörsregistret. Om kontantrabatt är aktiverad går det att använda betalningsvillkor för leverantörsfakturor och -order samt i leverantörsregistret, där man anger en nettoförfallodag samt en förfallodag med kontantrabatt och procent eller belopp (endast på fakturor).
Inställningen Grupper av affärspartner i två plan bestämmer om huvudgruppsfunktionen ska användas för affärspartnerregistret. Huvudgruppen är en affärspartnergrupp på högre nivå, som det bara går att ansluta vanliga affärspartnergrupper till. Det går alltså inte att lägga till en enskild affärspartner direkt i huvudgruppen. Varje affärspartner kan bara höra till en grupp under en huvudgruppen, men ändå till flera affärspartnergrupper som faller under olika huvudgrupper. Det går att använda Huvudgrupper vid alla sökningar av affärspartner och affärspartnergrupper. Huvudgrupperna administreras på sidan Huvudgrupper för register som endast visas om den här inställningen är aktiverad. Huvudgruppsfunktionen är inte aktiverad som standard.
Inställningen Produktgrupper i två plan bestämmer om huvudgruppsfunktionen ska användas för produktregistret. Huvudgrupp är en produktgrupp på högre nivå, till vilken endast vanliga produktgrupper kan anslutas. Det går alltså inte att lägga till en enstaka produkt direkt i huvudgruppen. Varje produkt kan endast tillhöra en produktgrupp under en huvudgrupp, men kan ändå tillhöra flera produktgrupper som ingår i olika huvudgrupper. Det går att använda Huvudgrupper vid sökningar produkter och produktgrupper. Huvudgrupperna administreras på sidan Produkthuvudgrupper för register som endast visas om den här inställningen är aktiverad.
Huvudgruppsfunktionen är inte aktiverad som standard.
I inställningen Automatisk sökning anger du om sökningar i exempelvis register ska ske automatiskt när du skrivit in en affärspartnertyp i sökfältet eller först när du klickar på Sökning. Standardinställningen är att sökningen är aktiverad.
När Komplettering av sökning av affärspartner är aktiverad kompletterar programmet söktexten från slutet. Som standard är det här alternativet inte aktiverat, d.v.s. sökningar kompletteras både från början och slutet. Om du till exempel gör en sökning med bokstaven "a" och den här inställningen är avaktiverad enligt standard, blir sökresultatet alla namn som innehåller bokstaven a.
Om ditt företag har det här alternativet markerat, visar sökresultatet bara de affärspartner som börjar med bokstaven a. Om det här alternativet är markerat, men du ändå önskar göra en sökning på alla affärspartner som innehåller bokstaven a, så ska du ange sökvillkoret i formen ”*a”, där *-tecknet motsvarar vilken teckensträng som helst inklusive blanksteg.
I alla textsökningar går det att att fritt kombinera *- och ?-tecken oberoende av om Komplettering av sökning är markerad. Tecknet * motsvarar vilken teckensträng som helst, d.v.s. sökningen Pro*countor ger också sökresultatet Procountor. Tecknet ? motsvarar ett vilket tecken som helst, d.v.s. något tecken
ska alltid finnas. I det här fallet ger sökningen Pro?countor inte sökresultatet Procountor. Om sökvillkoret * anges, visas sökresultatet för när vilken uppgift som helst har angetts i fältet. Även blanksteg visas här, fastän det inte syns.
När inställningen Ny affärspartner är aktiverad skapas en ny kund eller leverantör automatiskt i registret när den första fakturan sparas. Innan en affärspartner skapas, kontrollerar programmet att den inte redan finns någon affärspartner med samma organisationsnummer, kundnummer eller namn och adressuppgifter i registret. Ifall affärspartnern finns i registret allokeras fakturan till den.
När inställningen Automatisk numrering av kunder av affärspartner är aktiverad, får den nya kunden automatiskt ett kundnummer som är ett nummer större än det tidigare största kundnumret. Automatisk numrering är inte standardinställning.
När Automatisk numrering av leverantörer är aktiverad får leverantörerna automatiskt ett leverantörsnummer som är ett högre än det högsta leverantörsnumret som används för leverantörer. Automatisk numrering är inte standardinställning.
Under Tolkning av inkommande fakturor från affärspartner kan du välja om fakturaraderna i en inkommande faktura alltid ska kombineras i en sammanfattningsrad med produkten 'Fakturering enligt bilagan'.
När inställningen Automatisk numrering av personer är aktiverad får den nya personen automatiskt ett löpnummer i personregistret som är ett nummer större än det tidigare största numret. Automatisk numrering är inte standardinställning.
Gamla affärspartners som saknar kundnummer kan numreras genom att använda affärspartnersregistrets funktion Ändra många.
Dimensionsinställningar
I fältet Antal dimensioneringsartiklar anges på hur många dimensioners artiklar det ska gå att fördela summorna på. Det här kommer att gälla i dimensionsvyn på fakturan, i bokföringen samt i förvalda dimensioner för affärspartner och produkter. Alternativen är 1, 2, 4, 6, 10, 14, 20, 30 och 40. Förinställt värde är 4.
I alternativet Ska förvalda dimensioner sammankopplas anges om förvalda dimensioner för affärspartner och produkter ska sammankopplas på fakturorna.
Standard är Nej, dimensionerna ska inte sammankopplas. Det innebär att den förvalda dimensioneringen för produkten används när man skapar fakturor. Om produkten inte har någon förinställd dimensionering, används det förinställda värdet för affärspartnern istället.
Om du vill att de förinställda dimensionerna ska kopplas samman väljer du värdet Ja. Det innebär att produktens förinställda dimensionering används om det finns sådana angivna, och affärspartnerns förinställda dimensionering används för dimensioner som inte har ett förinställt värde för produkten.
Balansposter med bokföringstransaktioner
När inställningen Balansposterna visas på bokföringssidan är markerad, visas balansposternas koder på bokföringssidan. Med balanspostens kod går det att koppla samman balansräkningens olika bokföringstransaktioner till varandra. Om den här inställningen är aktiv visas ett nytt fält Balanspost på radnivå (fritext 255 tecken) på bokföringssidan bredvid transaktionskoden. Balansposten kan då redigeras för alla balanstransaktioner.
I Manuella verifikat, Registreringsverktyget och på bokföringssidan för övriga verifikationstyper under menyerna Balanspostens kod, går det att välja affärspartner och de öppna verifikationer som tillhör affärspartnern. Om inget verifikat har valts, anges värdet för typen och numret för den skapade verifikationen i fältet Balanspostens kod (Faktura). Fältet Balanspostens kod (Faktura) går att redigera som text om redigera balanspostens verifikatfält som text har markeras. På bokföringssidorna för Kontoutdrags- och referensbetalningstransaktioner skapas automatiskt en kod för balansposten om den betalda fakturan finns i Procountor och betalningen har allokeras till fakturan. När du klickar på Sök motsvarande koder för balanspost på bokföringssidan, visas en lista över verifikat som använder samma kod för balanspost.
I bokföringsrapporter visas Balanspostens kod i en kolumn, exempelvis i verifikationslistan och huvudboken. När du klickar på Sök öppna balansposter i Balansspecifikationen visas de balanstransaktioner av verifikat som rör periodiseringar, och andra verifikat som innehåller balansposter som inte har kvittats bort fram till slutdatumet för specifikationerna. Reskontrarapporter för affärspartner visar en lista över transaktioner enligt balansposternas kod.
Inställningar för inkasserings- och dröjsmålsavgifter
I Inställningen Inkasserings- och dröjsmålsavgifter anges det om automatisk hantering av inkasso- och dröjsmålsavgifter ska vara aktiverad. Standardinställningen är att den inte är aktiverad och rutan är inte ikryssad.
I Produkt av inkasseringsavgifter anges på vilken produkt i försäljningsproduktregistret som inkassoavgifterna debiteras. Automatisk hantering av inkasso- och dröjsmålsavgifter är inte aktiv om någon produkt inte har valts.
I Produkt bland dröjsmålsavgifter anges på vilken produkt i försäljningsproduktregistret som dröjsmålsräntan debiteras. Automatisk hantering av inkasso- och dröjsmålsavgifter är inte aktiv om någon produkt inte har valts.
I fältet Dagsmarginal för dröjsmålsavgifter anges hur många dagars betalningstid som ges efter förfallodagen.
I fältet Förvald dröjsmålsränta för kundfakturor anges standardvärdet för räntan när en ny kund skapas i affärspartnerregistret eller en ny kundfaktura skapas på tomt underlag. Procountor använder den gällande dröjsmålsräntan enligt räntelagen om inget värde har angetts.
I fältet Förvalt betalningsvillkor på kundfakturor anges standardbetalningsvillkoret för när en ny kund skapas i affärspartnerregistret, eller en ny kundfaktura skapas på tomt underlag, eller när en massfaktura skapas. Procountor använder betalningsvillkoret 10 dagar om inget värde har angetts.
Läs mer om inkasso- och dröjsmålsavgifter.
Inställningar för attestflöde
Gå via Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar för attestflöde för att komma till den här vyn.
Cirkulation av fakturor är en funktion som möjliggör en enkel cirkulation av leverantörsfakturor mellan sakgranskarna och vidare till godkännarna. Om cirkulationen är aktiv går det att fakturaspecifikt ange
sakgranskare och godkännare. Sakgranskarnas och godkännarnas e-postadresser ska finnas angivna i användarens egna uppgifter och inställningar för att de ska kunna få en påminnelse om en faktura som ska sakgranskas/godkännas. Obs! Om det har angetts en granskare eller en godkännare här i Inställningar skickas ett e-postmeddelande angående en mottagen leverantörsfaktura även om cirkulation inte är aktiverad.
Den som skapat fakturan kan skicka en påminnelse till sakgranskaren/godkännaren om fakturan per e-post genom att klicka på För cirkulation på sidan där fakturan skapas. För inkommen e-faktura och för faktura som inkommit via skanningstjänsten, skickas det automatiskt en påminnelse till sakgranskarna per e-post. När alla sakgranskare har granskat fakturan får den statusen Sakgranskad, och en påminnelse om fakturan skickas till godkännaren.
Procountor skickar påminnelser till sakgranskarna med vissa intervall. Om samma sakgranskare eller godkännare har flera påminnelser samtidigt samlas de i ett och samma e-postmeddelande. Därför får sakgranskaren eller godkännaren inte nödvändigtvis en påminnelse per e-post exakt när den som skapat fakturan har klickat på För cirkulation.
Om företaget använder cirkulation går det att söka på de leverantörsfakturor som väntar på egen sakgranskning eller eget godkännande. Det här sker med hjälp av Sökning av fakturor för granskning i Sökning av fakturor. Det går att ange i Behörigheter för användarroller att användaren bara ska kunna söka de leverantörsfakturor som väntar på egen sakgranskning eller eget godkännande i Sökning av
verifikat.
Inställningen Cirkulation av leverantörsfakturor avgör om cirkulation av leverantörsfakturor är aktiverat. Standardinställningen är att den inte är aktiverad. Om cirkulationen inte är i aktiv visas inte heller de funktioner och fält som hör till det. Leverantörsfakturor kan sakgranskas och godkännas även om cirkulationen inte är aktiv.
Ta ställning till om Sakgranskning och godkännandet ska ske i ordningsföljd.
* Om det är markerat att Sakgranskning och godkännandet sker i ordningsföljd, skickas först ett e-postmeddelande till den första sakgranskaren att en faktura väntar på att bli sakgranskad. När den personen har granskat fakturan skickas ett meddelande till följande sakgranskare o.s.v. Först efter den sista sakgranskaren ändras statusen till Sakgranskad. Om en person som inte är sakgranskare eller godkännare av fakturan försöker granska eller godkänna den, anmärker systemet på detta. Om inställningen för ordningsföljd är aktiverad och fakturan sakgranskas av person som inte är nästa i ordningen för att sakgranska fakturan, ändras statusen för fakturan till Sakgranskad även om inte alla sakgranskare har granskat fakturan.
* Om det inte är markerat att Sakgranskning och godkännandet sker i ordningsföljd, skickas ett meddelande till alla sakgranskare samtidigt när fakturan skickas för cirkulation. Då spelar det ingen roll i vilken ordning de granskar fakturan. Först efter att alla har sakgranskat fakturan ändras statusen till Sakgranskad. Detsamma gäller för godkännarna.
Med inställningen Betalning går det att förhindra att fakturan betalas innan den är godkänd.
I inställningen Maximalt antal sakgranskare anges hur många sakgranskare som maximalt kan anges.
I inställningen Maximalt antal godkännare anges hur många godkännare som maximalt kan anges.
I Lista över sakgranskare går det att välja sakgranskare och godkännare från en färdig lista över sakgranskare.
Vid användning av cirkulation blir fakturans sakgranskare och fakturans godkännare standardinställning för leverantörsfakturor som skapas på tomt underlag och för affärspartner som inte har någon individuell sakgranskare eller godkännare angiven.
Det är värt att definiera förvalda sakgranskare och godkännare som standard här på företagsnivå för den vanligaste cirkulationen, och hantera specialfall separat för de leverantörerna, personerna eller fakturorna.
När du markerar inställningen Ska inköpsorder allokeras till leverantörsfakturor i samband med granskningen? visas det en dialogruta i fakturans vy Granskning där det går att hämta den inköpsorder som ska allokeras till leverantörsfakturan. Detta används om en inkommen e-faktura ska allokeras till en befintlig inköpsorder. Funktionen allokerar alltså hela inköpsordern till leverantörsfakturan, d.v.s. radspecifik allokering är inte möjlig.
Läs mer om cirkulation av fakturor.