Tilläggstjänsten Fakturering av arbeten gör det lättare att fakturera utfört arbete. Arbeten och andra uppdrag som ska faktureras kan registreras direkt via verktyget, via kundregistret eller personregistret.
Funktionen Fakturering av arbeten är en avgiftsbelagd tilläggstjänst som beställs separat. För beställning, ta kontakt med kundservice.
Funktionen visas under följande programdelar (förutsatt att användaren har tillräcklig behörighet).
Widget
På startsidan i Procountor finns knappen Redigera startsida. När du klickar på knappen visas menyn för att anpassa startsidan efter dina önskemål. Om du vill ha widgeten för funktionen Fakturering av arbeten fäst på startsidan, klicka på Bokföring av arbeten som ska faktureras och dra widgeten till önskad kolumn. Det här gör att det kommer upp en ny widget för att registrera utfört arbete direkt på startsidan. Sparad registrering överförs automatiskt till kundregistret, och inkluderas i nästa fakturering.
Kundregister
Du kan se registrerade och fakturerade arbeten samt lägga till arbeten för en viss kund via Register>Kundregister. Välj alternativet Öppna>Arbeten som ska faktureras i knappraden över kundlistan. Arbeten som ska faktureras finns även under basuppgifter om kunden.
I vyn som öppnas kan du byta kund genom att klicka på Föregående/Nästa eller knappen Byt kund. Här är kunden redan vald, d.v.s. användaren behöver endast välja person i den här vyn. Som standard visas endast icke fakturerade arbeten, men genom att kryssa för punkter och välja tidsintervall går det att filtrera uppgifter som ska visas på listan. Du kan välja att visa uppgifterna i Excel- eller HTML-format genom att använda knapparna i den övre raden.
Obs! Redan fakturerade uppgifter kan inte längre tas bort eller redigeras, d.v.s. historiken är synlig i registret.
Personregister
I personregistret går det följa vilka typer av arbeten som varje person har registrerat, eller så kan personen själv skapa listor över arbete som personen har utfört för olika kunder genom att klicka på Arbeten att fakturera.
Fakturering av arbeten
Under punkten Register>Fakturering av arbeten finns ett verktyg för att köra fakturering. I verktyget finns knappen Arbeten som ska faktureras som öppnar en motsvarande vy som genom kund- och personregistret, men nu är varken kund eller person förvald. Funktionen är användbar när man vill få en helhetsbild över vad som inte har fakturerats. Genom att kryssa för Visa förvalda produkter går det att välja om du vill fakturera eventuella standardprodukter till samma kund. Du kan välja den period du vill fakturera genom att välja datumintervall för arbeten som ska faktureras. Startdatumet kan stå tomt. Då kommer programmet att inkludera alla arbeten som ska faktureras och som har sparats på tidigare datum, men som inte har fakturerats tidigare. Kör faktureringen genom att välja de kunder som ska faktureras och sedan klicka på Börja faktureringen.
Efter att faktureringen av arbeten har startats, öppnas ett fönster där det går att skriva in intervallet för Leveranstid. Det som angavs i fälten ovan har fyllts i automatiskt som Fakturagruppens namn och Fakturadatum. Datumen som angetts här kommer till slut att inkluderas på fakturan i kolumnen Leveransdagar.
Standardinställningen är att valet Sammanför noteringar av samma produkt till faktura är aktiverat, vilket innebär att registreringar av samma produkt slås samman till en registrering. Om krysset i rutan tas bort, kommer registreringar som är gjorda för samma produkt att visas på fakturan på olika rader. T.ex. om samma produkt har registreras två gånger via widgeten Bokföring av arbeten som ska faktureras på startsidan, kommer fakturan att visa en produktrad och i kolumnen Antal kommer det att stå 2.
Lägg till datumet för noteringen i radkommentaren betyder att registreringsdatumet kommer att vara synligt på fakturan som en radkommentar (uppgiften Fakturadatum).
Det går alltså att registrera arbeten direkt genom widgeten på startsidan eller via kundregistret. Kund, person och produktinformation om arbete är obligatoriska uppgifter som ska registreras (namn, enhetspris och antal). Uppgifter som Person, Datum, Timmar och Anteckningar kan bara ses av användare i Procountor, och produktuppgifter och radkommentar överförs till kundfakturan som kunden kommer att kunna se. Vid körning av fakturor kommer arbetsregistreringar som har samma kund, produkt, enhetspris och momsprocentsats att slås ihop till en fakturarad.
Funktionen kan också användas för att lägga till fler arbeten som har statusen Under behandling på en faktura. Detta innebär att om kunden har en kundfaktura som är under behandling och det har sparats fler arbeten för kunden, går det att att göra en ny faktureringskörning via funktionen Fakturering av arbeten som gör att utfört merarbete läggs till på fakturan som är under behandling.
När Fakturering av arbeten inte används, tas kontonumret från kundregistret eller Administration>Uppgifter om företaget>Basuppgifter.
Lägga till arbeten som ska faktureras som text
För att hantera arbeten som ska faktureras som text, gå till vyn Arbeten som ska faktureras och klicka på knappen Sök kunder som ska faktureras i den övre knappraden. Då dyker det upp en längre knapprad över sökresultatet, och knappen Infoga rader öppnar ett fönster där det går att lägga till uppgifter om arbeten som ska faktureras. Texten kan kopieras från ett kalkylprogramsdokument och klistras in i fältet. När texten har klistrats in kan du se vilka uppgifter som finns i vilken kolumn längre ner i fönstret, och det går att göra ändringar vid behov.
Om uppgifterna skrivs in i textfältet manuellt eller från ett annat program än ett kalkylprogram, ska uppgifterna avskiljas från varandra med Tab-tangenten för att placeringen av uppgifterna ska identifieras korrekt.
När du klickar på knappen Fortsätt stängs fönstret och uppgifterna som har angetts i textfältet överförs till sina rätta platser i tabellen. Efter att övriga nödvändiga uppgifter har fyllts i på raden/raderna, kontrollera att allt stämmer och klicka på knappen Spara.
Behörigheter
Att registrera arbeten att fakturera kräver följande behörigheter:
- Widget på startsidan: Full behörighet till kundregistret
- Via kundregistret: Full behörighet till kundregistret
- Via personregistret: Full behörighet till personregistret
Sökning av kunder, personer och produkter kräver minst läsbehörighet till motsvarande register.
Faktureringskörningen Fakturering av arbeten kräver full behörighet till att skapa kundfakturor.