Med massfaktura går det att skapa en eller flera fakturor till en eller flera affärspartner samtidigt.
Med massfaktura går det att skicka en likadan faktura till valda kunder, t.ex. en årsavgift med standardbelopp. Det är också möjligt att skapa en faktura som skickas/förfaller med bestämda intervall till en eller flera kunder, t.ex. en månadsavgift. En faktura kan skapas så att flera fakturor eller en faktura med flera förfallodagar skickas till kunden.
Massfaktura är smidigt när kunder debiteras regelbundet för samma mängd av samma produkt till samma pris (t.ex. hyra). Om debiteringarna är regelbundna men mängden/beloppen varierar är Avtalsfakturering ett bättre alternativ än Massfaktura.
Skapa Massfaktura
Börja skapa en massfaktura genom att klicka på knappen Massfaktura i övre kanten av vyn Ny kundfaktura.
I den vy som öppnas visas de allmänna inställningarna för massfakturan.
Massfakturor kan skapas för alla typer av affärspartner. Välj först den affärspartnergrupp som ska ta emot massfakturan och sedan de faktiska mottagarna i gruppen. Obs! Välj Ingen grupp som affärspartnergrupp om inga grupper har definierats för affärspartner.
Det går att välja alla affärspartnergrupper med knappen Välj alla grupper i knappraden högst upp i vyn. Om funktionen Huvudgrupper för affärspartner är aktiv kan de valbara Affärspartnergrupperna avgränsas genom att välja Huvudgrupp i en rullgardinsmeny.
Knappen Välj alla affärspartner kan användas för att välja alla affärspartner som visas på listan med Affärspartner.
Ge fakturagruppen ett namn som kan användas vid fakturasökning i Sökning av verifikat.
Innevarande dag är förvald som datum för den första fakturan. Förvald förfallodag på den första fakturan är innevarande dag + 10, utom då ett eget inställt Förvalt betalningsvillkor på kundfakturor har definierats i Uppgifter om företaget>Inställningar. Det går att ändra datum. En ändring av ett datum påverkar inte övriga datum. Kundspecifika betalningsvillkor kan inte användas i den här vyn.
Välj antalet fakturor (t.ex. 2 st.) och faktureringsintervall (t.ex. 6 mån.) samt typ av massfaktura. Typen Flera fakturor innebär att det antal fakturor som valts i punkten Antal fakturor skickas enligt valt faktureringsintervall. Med alternativet Samlingsfaktura skickar endast en faktura som innehåller valt faktureringsintervall och förfallodagar enligt antalet fakturor (t.ex. 2021-05-27 och 2021-06-27). Även om endast en faktura skickas till kunden bildas då en faktura för varje förfallodag i Procountor. Alla dessa fakturor har eget fakturanummer men samma referensnummer. Om en standardreferens har definierats för kunden används den på fakturorna. En samlingsfaktura är en faktura som samlat innehåller flera fakturors uppgifter. Med en samlingskundfaktura sparas uppgifterna på en faktura i Procountor t.ex. i slutet av månaden.
Om alternativet Förvalt värde aktiveras i menyerna Betalningssätt och bokföring, Fakturakanal och Leveranssätt används de förvalda värden som har sparats för respektive mottagare i affärspartnerregistret. Språket i massfakturan följer det alternativ som är angivet i affärspartnerregistret. I menyerna går det också att välja gemensamma uppgifter för alla, men om t.ex. e-post anges som fakturakanal är det viktigt att se till att alla mottagare har en sparad e-postadress i registeruppgifterna.
Efter fälten Tilläggsuppgifter och Försäljarens anteckningar finns en förstoringsglasknapp som öppnar ett fönster för redigering av uppgifterna. I detta fall är det också möjligt att använda radbrytning. Radbrytningarna visas i fältet som \-tecken. Längden på Tilläggsuppgifter och Försäljarens anteckningar är obegränsad.
Fakturaraderna i en massfaktura fylls i på samma sätt som i en vanlig faktura. Det går att ange om affärspartners förvalda produkter ska läggas till på en massfaktura. Om ingen fakturarad skapas utan endast förvalda produkter används visas ett felmeddelande då fakturan sparas om vilka affärspartner som saknar förvalda produkter.
Fyll i alla fakturauppgifterna och fakturaraderna och klicka därefter på knappen Spara. Det är bäst att inte spara för tidigt eftersom detta låser en del av uppgifterna (mottagare, fakturagruppens namn, datum, antal fakturor och intervall, typ av massfaktura och förvalda produkter).
Knappen Godkänn används för att godkänna de färdiga uppgifterna och fortsätta till nästa sida.
Redigering och avsändning av massfaktura
Välj de fakturor som ska skickas. Om Flera fakturor har valts som typ för massfakturan kan enskilda fakturor redigeras i detta skede. Fakturor av typen Samlingsfaktura kan inte redigeras.
Klicka på knappen Redigera för att öppna sidan Fakturauppgifter för vald faktura. Här kan fakturan redigeras fritt.
Med knappen Makulera kan markerad faktura raderas.
Knappen Alla skickas eller kryssrutan med alternativet Skicka? används för att ange att fakturan är klar att skickas.
Klicka på knappen Massfaktura klar när fakturorna är färdiga. Fakturorna skickas 3 dagar före fakturadatum (t.ex. om fakturadatum är 27/5 skickas fakturorna 24/5) via den valda fakturakanalen till affärspartnern. Massfakturor som inväntar avsändning visas i punkten Rapportering > Registerrapporter > Sändlista. Massfakturor som är av typen Flera fakturor har statusen Under behandling, dvs. de kan ännu inte redigeras. Massfakturor av fakturatypen Flera fakturor kan alltså redigeras och de skickas automatiskt före förfallodagen från Sändlistan. Fakturor av typen Samlingsfaktura visas på Sändlistan och har statusen “Skickad”. Om fakturans datum ändras så ändras också avsändningsdagen.
Om alternativet Skicka? inte väljs så överförs fakturorna inte automatiskt till sändlistan för avsändning. Fakturorna måste då godkännas och skickas separat. Detta hanteras i punkten Sökning av verifikat > Lägg till funktioner > Godkännande och avsändning av flera kundfakturor. Fakturorna kan enkelt avgränsas t.ex. enligt angiven fakturagrupp i Sökning av verifikat.
Det går inte att bifoga bilagor direkt till fakturorna med funktionen Massfaktura. Om det finns behov att bifoga bilagor till fakturorna görs det genom att redigera enskilda fakturor innan de skickas.