Granskningsfunktionen för kundfakturor är en metod som används för att granska fakturor till kunderna innan de skickas.
Börja använda granskningsfunktionen för kundfakturor
Kryssa för punkten Granskningsanteckningar på kundfakturor i Inställningar under Uppgifter om företaget. Därefter är det möjligt att lägga till granskningsanteckningar på fakturorna. Vid sökning efter verifikat visas granskningsanteckningarna och tillhörande avgränsningsvillkor.
Registrering av förvalda produkter för kunder
I Procountor är det möjligt att registrera förvalda produkter på kunderna i kundregistret. De förvalda produkterna kommer automatiskt med på fakturaunderlaget när man skapar en kundfaktura för den specifika kunden.
För att lägga till förvalda produkter går man in på den specifika kunden i kundregistret och väljer Förvalda värden> Förvalda produkter.
Mängd, pris och rabatt är redigerbara uppgifter. När en enskild faktura eller en massfaktura skapas för kunden kommer de förvalda produkterna och angivna mängden med på fakturan. Om den förvalda mängden är noll kommer produkten dock inte med på fakturan.
För att lägga till ett kundspecifikt pris eller rabatt på en förvald produkt börjar man med att kryssa i Avvikande pris och/eller Avvikande rabatt. När dessa alternativ är ikryssade är det sedan möjligt att registrera ett annat pris eller rabatt för produkten. Om kundspecifika priser eller rabatter inte tillämpas söks uppgifterna i produktregistret.
Det är också möjligt att ange giltighetstid för en produkt. Om ingen giltighetstid har fastställts kommer produkten alltid med på fakturan. Giltighetstider för fakturan ställs in via knappen Giltighetstider. För varje produkt är det möjligt att registrera flera olika giltighetstider. Dessa tidsintervall jämförs med det datum då fakturan skapas (inte fakturadatumet) och anges på fakturaunderlaget, om tidpunkten för fakturans skapande ligger inom giltighetstiden. Start- och slutdatum ingår i giltighetstiden. Det är möjligt att låta bli att registrera en av dessa, dvs. det är möjligt att registrera t.ex. endast startdatum.
Skapande av kundfakturor
Det är möjligt att skapa enskilda Kundfakturor, importera fakturor med hjälp av överföringsfil för fakturamaterial eller skapa en massfaktura, dvs. samtidigt skapa en faktura till flera mottagare. En massfaktura skapas via Ny > Kundfaktura och sedan genom att klicka på knappen Massfaktura. Här väljs de affärspartner som ska faktureras. Procountor importerar automatiskt de förvalda produkter som finns i kundregistret till dessa kunders fakturor. Det är också möjligt att lägga till nya produkter när en massfaktura skapas.
När en massfaktura skapas kan en fakturagrupp namnges. Förvalt namn är ”Massfaktura dd.mm.åååå”. Om ett felmeddelande visas när massfakturan ska sparas som anger att fakturan saknar rader innebär detta att en vald affärspartner saknar förvalda produkter. Massfakturor av typen ”Flera fakturor” kan fortfarande granskas efter att de har skapats. I detta skede har fakturorna statusen Under behandling och kan redigeras. Fakturor bör inte skickas eller godkännas direkt här om uppgifterna ska kontrolleras och eventuellt ändras. Massfakturor som är av typen ”Samlingsfaktura” kan inte redigeras.
Granskning av kundfakturor
Fakturan söks fram via Sökning av verifikat, t.ex. efter namn på fakturagrupp vid massfaktura, kundgrupp eller fakturadatum. Fakturaunderlaget innehåller kundens förvalda produkter och motsvarande mängd för den kundspecifika produkten. Fakturorna som är Under behandling granskas och kompletteras.
Den första granskaren granskar de egna fakturorna och klickar på knappen Gransk.ant. som skapar en granskningsanteckning under försäljarens anteckningar på fakturan. Det är möjligt att skriva en kort kommentar (max 255 tecken) i anslutning till granskningsanteckningen. Kommentaren visas sedan efter datumet. Vid behov kan en andra person granska fakturan och även dennes granskningsanteckningar sparas så att de visas med knappen Gransk.ant..
Fakturan har hela tiden statusen ”Under behandling”. Granskarna av kundfakturorna ser hela tiden varandras kommentarer men kan endast ändra och ta bort de egna granskningsanteckningarna. När en egen granskningsanteckning redigeras ersätts den tidigare stämpeln med en ny.
Sökning av granskade kundfakturor
Granskningsanteckningarna visas i höger kolumn under Granskningsanteckningar i sökresultatet via Sökning av verifikat. Först visas antalet granskningsanteckningar så att det är möjligt att enligt denna kolumn sortera ut de som har 0 anteckningar och t.ex. de som har 2 anteckningar. Efter antalet visas granskningsstämplar, datum och eventuella kommentarer.
I sökvillkoren under Avancerad sökning i Sökning av verifikat finns som egen punkt en rullgardinsmeny -Gransk.ant. införd av för de som har skapat granskningsanteckningar. Införd av innebär helt enkelt den användare som har gjort granskningsanteckningen.
Det är möjligt att under Gransk.ant. antal och kommentar söka med hjälp av Kommentar, om man minns vad som har skrivits i fältet eller om det finns en överenskommelse att göra en viss anteckning för alla fakturor som innehåller oklarheter i syfte att underlätta sökningen.
I fältet med namnet Granskningsanteckning, mängd är det möjligt att ange t.ex. =1 vilket söker fram alla fakturor med en granskningsanteckning. En avgränsning kan även utföras så här: 1–2, då visas de fakturor som innehåller en eller två granskningsanteckningar. Om värdet < 3 anges visas de fakturor som har färre än tre kommentarer.
Avsändning av kundfakturor
När fakturorna har de granskningsanteckningar som behövs kan de skickas via Sökning av fakturor och knappen Lägg till funktioner> Godkännande/avsändning av flera kundfakturor.