Det ligger en stor betydelse i Procountors fakturastatusar. De bestämmer när en faktura kan ändras och hur fakturor visas i rapporteringen. Processen för rese- och kostnadsfakturor diskuteras i den här artikeln.
Beskrivning av status
Icke sparad
- Verifikatet har ännu inte sparats för första gången.
Mottagen
- När knappen Markera som klar trycks får fakturan status Mottagen.
- Ett fönster öppnas för att bekräfta åtgärden, där kan väljas om fakturan ska skickas till cirkulation eller inte (alternativ Ja eller Avbryt).
- Fakturans status motsvarar statusen Under behandling för en angiven faktura.
- Fakturan måste godkännas separat eller överföras direkt till betalning likt andra fakturor.
- Statusen Mottagen motsvarar statusen Under behandling för en faktura som har registrerats direkt i programmet.
- En faktura med statusen Mottagen kommer inte med i rapporteringen enligt bokföringslagen den kommer heller inte med i momsdeklarationerna.
- Fakturan kommer med i rapporter där Alla transaktioner väljs.
Under behandling
- En oavslutad faktura kan kompletteras och ändras.
- Vid ändringar på fakturan tas de bokföringskonton som angivits manuellt bort och istället ersätts de av de förvalda kontona.
- En faktura med statusen Under behandling tas inte med i rapporteringen enligt bokföringslagen eller i momsdeklarationer.
- Fakturan kommer med i rapporter där Alla transaktioner väljs
Betalningsförbud
- Om en faktura av någon orsak inte ska betalas kan den beläggas med Betalningsförbud.
- Fakturan tas ändå med i rapporteringen som förutsätts i bokföringslagen och momsen som avdragsgillt inköp.
- När man vill ta bort betalningsförbudet ska fakturans status först återställas till Godkänd i vyn Granskning genom att trycka på knappen Godkänn. Efter det återställs fakturan till Under behandling med knappen Redigera > Återställ till status "Under behandling".
Sakgranskad
- Man kan avtala inom företaget att fakturor ska sakgranskas innan de godkänns och betalas. Du kan läsa mer om attestflödet om du klickar här.
- En sakgranskad faktura motsvarar statusen Under behandling och kommer inte med i rapporteringen enligt bokföringslagen den kommer heller inte med i momsdeklarationerna.
- Fakturan kommer med i rapporter där Alla transaktioner väljs samt i reskontra.
Godkänd
- Man kan avtala i företaget att fakturor ska godkännas före betalning. I mindre företag är denna funktion ofta onödig och fakturorna kan genast överföras till betalning.
- Du kan läsa mer om attestflödet om du klickar här.
- Statusen Godkänd kan ändå användas när det för tillfället inte finns medel för betalning, men när fakturan ändå ska tas med i rapporteringen och momsen.
- Om det finns ett behov att ändra eller makulera en leverantörsfaktura, kan leverantörsfakturans status Godkänd ändras till status Under behandling via Sökning av verifikat genom att trycka på knappen Granskning.
Betalning kö till bank
- En person som har behörighet att betala kan betala fakturan från Procountor.
- En faktura i denna status innebär att en användare tryckt på knappen Betala men et angivna betaldatumet har ännu inte inträffat, eller så inväntar betalningstransaktionen den nästkommande sändningstiden.
- Så fort betalningen skickats till banken ändras statusen till Överförd till banken.
- Det går bara att betala fakturor som har någon av statusarna Under behandling, Mottagen, Sakgranskad, Godkänd eller Delvis betald beroende på hur företaget hanterar attestflödet av fakturor.
- För att avbryta betalningen innan den skickas till din bank, läs Annullering av status Betalning kö till bank.
Överförd till banken
- Denna status innebär att betalningstransaktionen skickats från Procountor till banken.
- En betalningstransaktion med denna status måste avbrytas hos banken och först efter detta kan den annulleras i Procountor. Annulleringen i Procountor skickar inget meddelande till banken.
- Betalningstransaktionen har skickats från Procountor till banken på det angivna betaldatumet, med undantag om betaldatumet är satt till samma dag som betalningen skapas och sista sändningstid redan passerat. I dessa fall skickas betalningen till banken vid nästkommande sändning.
- Statusen ändras automatiskt till Betald när den betalda fakturan finns med på kontoutdraget.
- Om banken upptäcker ett fel med betalningen (om det t.ex. saknas täckning på kontot) eller en ändring (t.ex. i mottagarens konto eller i det egna avtalet), ändras inte statusen utan flörblir i status Överförd till banken.
- Felmeddelanden kommer antingen i Procountor eller från er bank via Kundservice. För att betala fakturan på nytt efter att den avvisat måste den avvisade betalningstransaktionen tas bort.
- Läs mer om Annullering av status Överförd till banken.
- Läs mer om Misslyckade betalningar.
Betald
- Fakturan får denna status när en betalning verkställts av banken och kontoutdraget inkommit.
- Statusen kan inte återställas, betalningstransaktionen kan inte tas bort.
Betald utanför Procountor
- Fakturan har markerats som betald av en användare. Denna åtgärd används när fakturan har betalats utanför Procountor, t.ex. via internetbanken, betalkort eller kontanter.
- Statusen används också när faktura och kreditfaktura ska kvittas mot varandra, eller en faktura mot en annan.
- Funktionen Betald utanför Procountor kan också användas om allokeringen mellan kontoutdraget och fakturan inte fungerar.
Delvis betald
- Fakturan får denna status om fakturan delvis betalats. Statusen visas också om man betalat för mycket. Orsaken till statusen bör alltid kontrolleras.
- När nästa betalningstransaktion skapas ersätts statusen Delvis betald med Betalning kö till bank > Överförd till bank och får därefter status Delvis betald eller Betald om/när hela fakturan betalats.
Makulerad
- Det går att ta bort felaktiga fakturor genom att makulera dem. Fakturan har då ingen bokföringsanteckning.
- Det går att se fakturan i programmet och göra en ny faktura genom att kopiera den makulerade.
- Makulerade fakturor tas bara med i Sökning av verifikat och rapporteringar om användaren markerar det alternativet.
- Åtgärden rekommenderas inte p.g.a. att det skapar glapp i verifikationsserien.