Bilagor kan bifogas till alla typer av verifikat.
Bilagor kan ses och redigeras antingen via fliken Bilagor eller knappen Bilagor. Detta beror på verifikationsserien.
Verifikatens bilagor kan ses av alla användare som har behörighet till verifikatet. När verifikatet skickas, kan även bilagan skickas med till affärspartnern om det gäller en kundfaktura, order eller offert.
Obs! Vyn Granskning är endast avsedd för att granska och godkänna fakturor. Därför är det inte möjligt att bifoga bilagor till en faktura i vyn Granskning.
Bilagor
- Bilagor kan vara i formaten png, jpg, txt, PDF eller Excel.
- Bildfiler (png, jpg) och PDF-filer kan förhandsgranskas i fliken Bilagor.
- Det går att förstora bilagor och bläddra mellan dem om de är flera.
- En bilaga kan vara max 10MB.
Bifoga filer med fliken Bilagor
- Fliken Bilagor finns till höger i vyn när verifikatet redigeras. Här går det att lägga till och ta bort bilagor.
- Fliken Bilagor öppnas genom att klicka antingen på << eller gem-knappen, och stängs med >> knappen.
- I den här fliken går det att se och redigera verifikatets bilagor. Här går det även att hantera Bild på faktura.
- Ett sätt att lägga till bilagor är att klicka på filen och dra den till rutan där det står "Lägg till filer här".
- Ett annat sätt är att klicka på knappen Lägg till fil, som öppnar en meny där det går att välja mellan alternativen Lägg till från dator, Lägg till från dokument, Lägg till kvitton och Lägg till från kostnadsverifikat. Detta beror på vilka funktioner som är aktiva för företaget.
- Det går att ladda ner en bilaga genom att markera den och sedan klicka på knappen Öppna.
- Knappen Ta bort raderar markerad bilaga.
- Det går att välja om bilagan ska skickas med en kundfaktura, order eller offert. Se mer nedan.
Radspecifika bilagor
- Det går att lägga till radspecifika bilagor till leverantörs-, kund- och kostnadsfakturor.
- Ett sätt att lägga till radspecifika bilagor är att klicka på siffran i kolumnen Bilagor i verifikatets raduppgifter. Det öppnar fönstret Bilagor, se nedan.
- Radspecifika bilagor kan även läggas till genom att klicka och dra bilagan från användarens egna filer till fakturaraden.
- Alla radspecifika bilagor kan ses i fliken Bilagor. Bilagorna som syns i fliken kan även läggas till specifika rader genom att markera bilagan i listan och sedan klicka på knappen Fäst till rad.
- Ytterligare ett alternativ är att markera en bilaga i fliken Bilagor, markera en önskad fakturarad och sedan klicka på knappen Lägg till bilaga till rad.
- Siffran i kolumnen Bilagor visar hur många radspecifika bilagor som är tillagda. Om inga bilagor har lagts till är siffran 0.
Bifoga filer med knappen Bilagor
- Knappen Bilagor finns i vyn Specialsituationer. Den vyn kan användas för kundfakturor som har någon annan status än Under behandling. Knappen öppnar fönstret Bilagor, se nedan.
- Om kundfakturan har tillagda bilagor öppnar pilknappen intill en meny där du kan välja vilken bilaga som ska visas. Siffran anger hur många bilagor fakturan har.
Fönstret Bilagor
- I det här fönstret går det att se, lägga till och ta bort bilagor.
- För att se bilagan, tryck på namnet. Beroende på filtypen öppnas bilagan antingen i ett nytt webbläsarfönster eller laddas ner i en bestämd applikation (t.ex. xls i Excel och doc i Word). Flera bilagor kan vara öppna samtidigt.
- Du kan hämta en eller flera filer som ska läggas till från användarens enhet med knappen Lägg till filbilagor. Välj den filen som ska bifogas och tryck på Öppna/Open.
- Vi rekommenderar att skandinaviska tecken, specialtecken e.d. undviks i filnamnet eftersom de kan orsaka problem t.ex. när bilagorna senare ska öppnas (men detta är webbläsarspecifikt).
- Det går att lägga till flera bilagor i taget genom att hålla in Ctrl-knappen och klicka på önskade filer.
- I listan visas vilka bilagor som lagts till, tidpunkten för bifogandet, användaren som lagt till bilagan och uppgift om filen ska skickas med fakturan.
- Det går fortfarande att redigera bilagorna även om det inte längre går att redigera själva fakturan, men en bilaga till en faktura som hör till en stängd räkenskapsperiod eller uppföljningsperiod kan inte tas bort.
- Kolumnen Åtgärd har alternativet Ta bort för att ta bort filer som är bifogade till fakturan. Om det finns flera filer öppnas ett fönster efter valet där du kan välja vilken fil som ska tas bort i en rullgardinsmeny.
- Knappen Fortsätt stänger fönstret Bilagor.
Skicka bilagor med faktura
- Det går att skicka bilagor i gif-, jpeg-, PDF- och txt-format med kundfakturor, kundorder och offerter som skickas per post/e-post (fakturakanal Post, E-post) från Procountor.
- Om bilagan läggs till en kundfaktura i ett av dessa format är alternativet Skicka med faktura automatiskt förvalt. Avmarkera detta om bilagan inte ska skickas med kundfakturan.
- Det går att bifoga flera bilagor i till samma faktura. Filerna behöver inte vara i samma format. Det går att välja att skicka med alla, vissa eller inga av bilagorna med kryssrutorna i kolumnen Skicka med faktura.
- Den maximala storleken på de bilagor som bifogas en faktura är 10MB. Om en fil som inte är sändningsduglig blir markerad för att skickas ändras den automatiskt till typen Skickas inte.