I Sökning av verifikat under knappen Betalning finns alternativet Betalning av flera fakturor. Med den funktionen är det möjligt att lägga in flera fakturor från söklistan för betalning samtidigt.
För att komma rätt behöver man först gå via Sökning av verifikat och klicka på knappen Sök, sen klicka på Betalning och välja Betalning av flera fakturor.
När du klickar på Betalning av flera fakturor öppnas en ny sida som innehåller alla fakturorna i sökresultatlistan, så att du kan ange betalningsuppgifterna för fakturorna. Om företaget använder Cirkulation av fakturor är standardinställningen att fakturor med status Godkänd är valda för betalning.
Fakturorna som ska betalas visas i listan på raderna med ett kryss framför. Obs! Fakturor som redan är under behandling för betalning, belagda med betalningsförbud, kreditfakturor, utländska fakturor eller fakturor med bristfällig information, kan inte betalas och raderna visas i rött.
Välj Betalsätt för fakturan. Om flera betalningskonton har angetts för företaget, väljs det Från konto som ska användas för betalning i rullgardinsmenyn där kontonummer och det senaste kontoutdragets saldo och datum visas.
Knappen Betalningar som är efter kontonumret öppnar ett fönster som innehåller en lista över kontots betalningstransaktioner som fortfarande inte står på kontoutdraget. Listan visar antalet betalningar per betalningsdatum och totalsumman.
Det är möjligt att definiera samma dag som betalningsdatum för alla fakturor som ska betalas, genom att kryssa för Detta val anger samma betalningsdatum för alla fakturor och ange önskat datum i fältet intill. Uppgifterna uppdateras inte i raderna. Innevarande datum är standardinställning för fältet Betaldag.
Det går att ta bort en faktura från betalningskön genom att ta bort krysset i början av raden. Då uppdateras summan under Betalas totalt.
Knapparna överst
Klicka på knappen Betala efter du har valt de fakturor du vill betala och angett betalningsdatum. Då ställer programmet en bekräftelsefråga om betalningen. Funktionen Betala ändrar fakturans status till Inväntar överföring till banken. Leverantörens kontonummer kan antingen vara ett nationellt kontonummer i gammalt format eller ett IBAN-nummer.
Betaldag är det datum när betalningsmaterialet överförs till banken. Om fakturans betaldag ligger framåt i tiden, stannar fakturan i statusen Väntar på överföring till banken fram till att betalningsuppgifterna överförs till banken på betalningsdatumet. Om betaldagen ligger långt fram i tiden uppmärksammar systemet detta i samband med betalningen, men fakturan kan fortfarande läggas in för betalning. Om betaldagen redan är passerad överförs materialet till banken vid följande körning.
Användaren ska ha full behörighet till Betalning under Administration > Användare och användarrättigheter för att kunna lägga in fakturan för betalning. I Uppgifter om företaget > Inställningar går det att bestämma att betalning tillåts först när fakturan har godkänts.
Betalad utanför Procountor
Om en faktura exempelvis har betalats kontant eller den inte automatiskt har kvitterats som betald utifrån uppgifterna på kontoutdraget, kan du kvittera fakturan som betald genom att först ange rätt betaldag i fältet Betaldag och sen klicka på Markera som betalad utanför Procountor. Betalningsdatumet får inte vara inom ett stängt räkenskapsår eller stängd uppföljningsperiod.
Om du vill ta bort fakturor med noll i totalsumman från listan över öppna fakturor, kan de enkelt kvitteras bort i den här vyn med Markera som Betalad utanför Procountor. Den här funktionen ändrar bara fakturans status, och skapar inte någon bokföringsnotering. Nödvändiga bokföringsnoteringar ska göras i ett separat verifikat.
Användaren ska ha full behörighet till funktionen Betalad utanför Procountor och ha minst Läsrättigheter till Betalning under Administration > Användare och användarrättigheter för att kunna kvittera fakturor som betalda med funktionen Betalad utanför Procountor.
Knappen Välj ger fyra olika valalternativ. Med Välj alla kan du välja alla fakturor som ska betalas. Med Välj för betalning kan du välja alla fakturor som kan betalas. Med Välj godkända kan du välja alla fakturor med status Godkänd samt fakturor som det är möjligt att ange med statusen Betald utanför Procountor. Det sista alternativet är Töm sökvillkoren, med det alternativet kan du ta bort betalningsvalet för alla fakturor. Fakturor kan inte väljas för betalning om mottagarens kontonummer saknas, eller om fakturans totalsumma är noll eller mindre. Fakturor som har någon av följande statusar kan inte väljas för betalning: Betald, Betald utanför Procountor, Delvis betald, Inväntar överföring till banken, Överfört till banken eller Förlagd med betalningsförbud.
Knapparna vid fakturalistan
Med hjälp av de här knapparna kan du behandla en specifik faktura för vald rad.
Knappen Fakturauppgifter tar fram uppgifterna om åtgärder för den valda fakturan, samt vilka sakgranskare och godkännare som fakturan har.
Via Faktura kan du få fram olika valmöjligheter genom att trycka på pilen. Faktura öppnar fakturavyn. Bokföring öppnar fakturans bokföringssida, och Dimensioner öppnar fakturans dimensionssida.
Genom att välja Förhandsgranskning får du fakturauppgifterna i ett nytt fönster i antingen HTML- eller PDF-format.
Genom att välja Bilagor kan du se fakturans filbilagor. Det är inte möjligt att lägga till eller ta bort filbilagor.
Det går att ändra betalningsdatum för en enskild faktura genom att klicka på fältet Betaldag i önskad fakturarad.
Det är möjligt att skriva ett meddelande till mottagaren med max 80 tecken i Meddelande-kolumnen. Om det har angetts uppgifter i fältet Orderreferens, kommer de uppgifterna att visas i kolumnen Meddelande. Uppgifterna i kolumnen Meddelande sparas i betalningstransaktionsraden.