Så här för du in ingående balans i systemet med en överföringsfil för bokföringsmaterial när du börjar använda Procountor.
Om föregående räkenskapsår gjordes med Procountor skapas följande räkenskapsårs öppningsverifikat automatiskt när föregående räkenskapsår avslutas.
Om föregående räkenskapsår inte gjordes med Procountor ska uppgifterna om ingående balans föras in i systemet antingen med ett nytt verifikat, eller med en överföringsfil för bokföringsmaterial.
Material
Det är enklast att skapa en överföringsfil med Excel eller ett annat kalkylprogram, även om det också går att skapa den med Anteckningar/Notepad-programmet som ingår i Windows. Det viktigaste är att filen sparas i csv-format där semikolon är skiljetecken mellan kolumnerna.
Om du använder Excel, skapa en tabell med balanskontonas saldon och spara filen med önskat namn på önskat ställe i csv-format.
Import
Gå till Administration > Import av material i Procountor. Välj Import av bokföringsmaterial (CSV) i Typ av import.
Sedan hämtar du filen som ska importeras genom att klicka på knappen Välj fil högst upp. I fönstret som öppnas klickar du på Välj fil och söker efter filen som ska importeras. Filen du väljer tas under behandling när du klickar på Öppna.
När filnamnet visas i fönstret klickar du på Fortsätt. Då öppnas ett utkast på ett nytt verifikat med det importerade materialet. I detta skede ger du verifikatet som skapas ett namn, och anger ett datum och status. Om uppgifterna för ingående balans verkar vara korrekta kan du direkt välja statusen Godkänd, och då är det inte nödvändigt att bekräfta detta senare. Ett verifikat med statusen Under behandling ingår inte i rapporteringen som avses i bokföringslagen eller i momsdeklarationen.
Om en fil som ska importeras har felaktiga rader, visas de i rött. En felaktig kolumn i en felaktig rad visas i mörkrött (t.ex. kontona finns inte i kontoplanen). Antalet felinlästa rader visas under Resultatet av importen. Om det finns felaktiga rader i materialet, bör importen av materialet avbrytas genom att du klickar på Annullera och korrigerar materialet. Annars skapas verifikat där konteringen inte stämmer. Materialet importeras genom att du klickar på Spara.
Start mitt under räkenskapsåret
Om Procountor börjar användas mitt under räkenskapsåret, ska också saldona på resultaträkningens konton importeras till systemet med ett verifikat eller med en överföringsfil för bokföringsmaterial.
En motsvarande fil skapas av resultaträkningens konton som för balanskontona. Den här filen importeras till Procountor på samma sätt som filen med balansuppgifterna.
Vid en överföring mitt i räkenskapsåret registreras resultatet på avstämningskontot i överföringsögonblicket. När räkenskapsårets resultat registreras i verifikatet för resultaträkningen med ett annat förtecken än i verifikatet för balansräkningen, påverkas inte avstämningskontots saldo.