Mottagarportalen för signaturtjänsten
Dokument signeras i mottagarportalen för Signaturtjänsten. Mottagaren tar emot en inbjudan att signera och får då tillgång till portalen. Inbjudan att signera skickas till mottagarna via e-post eller SMS.
I portalen kan du se, läsa, godkänna, signera eller avvisa ett dokument som tagits emot i inbjudan.
Finska, svenska eller engelska kan väljas som språk för mottagarportalen. Klicka på Info för att få tillgång till användarsupport för att läsa mer detaljerade instruktioner om användningen av tjänsten. Klicka på pilen i det övre vänstra hörnet av portalen för att få tillgång till ytterligare information om dokumentprocessen. Vid behov kan du också skicka e-post till avsändaren av dokumentet.
Signeringsprocessen
När ett dokument skickas för signering/godkännande genom signatur-tjänsten får mottagarna en inbjudan via e-post. Inbjudningar kan också skickas via SMS om avsändaren har valt denna tilläggstjänst.
Mottagaren kan då granska de mottagna dokumenten i inbjudan genom att klicka på den bifogade länken. Länken leder till mottagarportalen för signaturtjänsten. Där kan mottagaren läsa, godkänna, signera eller avvisa dokumenten. Mottagaren måste läsa igenom alla dokument och bilagor innan signering. Varje enskilt PDF-dokument måste signeras separat.
Om det finns flera mottagare av dokumenten måste varje mottagare slutföra signeringen av dokumenten innan signaturprocessen är klar. När alla har signerat får mottagarna en e-postnotifiering.
1. Mottagaren får en inbjudan att signera via e-post med följande rubrik: Inbjudan: Nya dokument för signering via Procountor Signatur.
2. Inbjudan att signera inkluderar länken Visa dokument. Länken till dokumentet är giltigt i 90 dagar.
3. Länken leder till mottagarportalen för signatur-tjänsten. I portalen kan mottagarna granska, godkänna, signera eller avvisa dokumentet. Om flera dokument ingår i inbjudan måste varje dokument granskas och signeras individuellt.
4. Mottagaren måste bläddra igenom hela dokumentet för att kunna trycka på knappen Signera dokument.
5. Om Signera dokument väljs informerar tjänsten mottagaren om signaturmetoden.
6. Efter att ha signerat dokumentet klickar mottagaren på Fortsätt för att slutföra signaturprocessen eller signera nästa dokument. När alla dokument har behandlats förklarar tjänsten vad som kommer att hända härnäst.
7. När alla mottagare har utfört de steg som krävs på dokumenten, som att signera dem, kommer de slutförda dokumenten som alla mottagare har kommit överens om att skickas till alla berörda parter, inklusive avsändaren.
Mottagarna får en e-postavisering om detta, inklusive en länk till de slutliga dokumenten.
- Länken tar dig till mottagarportalen. Knappen Signerat dokument öppnar dokumentet och du kan spara de signerade dokumenten på din egen dator och skriva ut dem.
- Det signerade dokumentet innehåller också en sida för Dokumenthistorik, som inkluderar en stämpel för att bekräfta dess ursprung. Detta gör det enkelt att verifiera dokumentets ursprung.
Att avvisa ett dokument
Mottagare kan avvisa ett dokument genom att klicka på knappen Avböj. Mottagarna ombeds sedan att ange en anledning till avvisningen och bekräfta sitt val.
- Avsändaren av inbjudan att signera informeras om anledningen till avvisningen.
- Om inbjudan att signera involverar fler än en mottagare, informeras alla genom portalen om att en av mottagarna har avvisat dokumentet.
- Om inbjudan att signera inkluderar flera dokument och mottagaren avvisar endast vissa av dem, går de dokument som är signerade och inte avvisade vidare i signaturprocessen.
Signeringsmetoder
Signeringsmetoderna är e-post, SMS, onlinebank-inloggning/mobilt bankID och signatur på en pekskärm.
Signering via e-post
- Mottagaren får ett e-postmeddelande med en inbjudan att signera.
- Inbjudan inkluderar en länk genom vilken mottagaren kan granska det dokument som ska signeras.
- Efter att ha granskat dokumentet och dess bilagor signerar mottagaren dokumentet genom att klicka på Signera dokument. Ingen annan verifiering krävs.
Signering via SMS
- Mottagaren får ett e-postmeddelande med en inbjudan att signera.
- Inbjudan inkluderar en länk genom vilken mottagaren kan granska det dokument som ska signeras.
- Efter att ha granskat dokumentet och dess bilagor klickar mottagaren på Signera dokument.
- Tjänsten informerar mottagaren om att dokumentet kommer att signeras via SMS. Efter att ha klickat på Fortsätt skickar tjänsten en bekräftelsekod via SMS till det telefonnummer som angetts för mottagaren. Detta fungerar även med utländska telefonnummer.
- Undertecknaren anger bekräftelsekoden i det respektive fältet och dokumentet signeras.
Signering med mobilt bankID
- Mottagaren får ett e-postmeddelande med en inbjudan att signera.
- Inbjudan inkluderar en länk genom vilken mottagaren kan granska det dokument som ska signeras.
- Efter att ha granskat dokumentet och dess bilagor klickar mottagaren på Signera dokument.
- Tjänsten meddelar mottagaren att dokumentet kommer att signeras med hjälp av onlinebank-inloggning/mobilt bankID.
- Undertecknaren bekräftar signaturen på den skärm som är kopplat till onlinebanken/mobilt bankID. Svenska onlinebank-inloggningar accepteras för autentisering. Efter att ha autentiserat sig kan undertecknaren signera dokumentet.
Signatur på pekskärm
- Mottagaren får ett e-postmeddelande med en inbjudan att signera.
- Inbjudan inkluderar en länk genom vilken mottagaren kan granska det dokument som ska signeras.
- Efter att ha granskat dokumentet och dess bilagor klickar mottagaren på Signera dokument.
- Tjänsten informerar mottagaren om att dokumentet kommer att signeras på en pekskärm. Detta kan göras med hjälp av en mus, till exempel.