En inköpsorder kan kopieras eller ändras till en leverantörsfaktura.
Vid granskning av en leverantörsfaktura är det möjligt att allokera en inköpsorder som registrerats tidigare i Procountor till fakturorna. Denna funktion är fördelaktig om fakturan kommer in i elektroniskt format och baseras på en inköpsorder och sakgranskning sker med utgångspunkt i ordern.
Allokeringen görs via vyn Granskning för leverantörsfakturorna. Funktionen aktiveras genom Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar för attestflöde och inställningen Allokera inköpsorder och-fakturor av affärspartner.
Skapa en inköpsorder
En inköpsorder skapas via Ny > Leverantörsfaktura. Välj Inköpsorder i rullgardinsmenyn Verifikationsserie. Sök leverantör i registret med knappen Sök leverantör. Under Fakturans produktrader kan man välja att produkterna ska hämtas från produktregistret. Då väljer man Sök produkter för att ta fram önskade produkter färdigt på fakturan. Leverantörens adress och liknande uppgifter kan kompletteras vid behov. Ordern skapas sedan genom att klicka på Skapa. Om man försöker skapa en order för en månad vars momsberäkning redan har gjorts upp, anmärker programmet om detta i samband med att man sparar. Om förvalda produkter har angivits för leverantören visas dessa färdigt på raderna.
Det går också att skapa en order på ett tomt underlag genom att välja Inköpsorder som fakturatyp och därefter klicka på Skapa. Fyll därefter i leverantörsuppgifterna, orderns datum och andra uppgifter i vyn Inköpsorder. En inköpsorder som skapats på ett tomt underlag kan senare allokeras till den önskade leverantören med alternativet Allokera till affärspartner som finns under knappen Lägg till funktioner i Sökning av verifikationer.
Raderna på inköpsordern
Med knappen Sök produkt kan du hämta produkter/tjänster till ordern från produktregistret. Sök önskad produkt i listan över registrerade inköpsprodukter. Via knappen Sök produkter kan sökningen specificeras utifrån produktnamn, produktkod och produktgrupp. Välj produkt genom att klicka på dess rad. Det är möjligt att välja flera produkter i taget genom att använda Ctrl- och Shift-tangenterna. Med knappen Exportera till faktura överförs de valda produkterna till ordern.
Med kappen Ny produkt på sidan Produktregister kan du komplettera produktregistret.
Knappen Produktkort på sidan Produktregister öppnar produktkortet för den valda produkten.
Produkter och tjänster till ordern kan också sökas genom att välja alternativet Sök produkt med hjälp av kod med knappen Sök produkt. Då öppnas ett fönster där man kan mata in koden för den produkt som ska beställas. Om man känner till produktkoderna är detta ett effektivare sätt att söka i regsitret. Om två eller flera produkter har samma kod går det inte att lägga till produkter med hjälp av koden.
Knappen Lägg till rad skapar en tom produktrad och uppgifterna på raden skrivs in manuellt. Det är fördelaktigt att använda registrerade produkter eftersom man då kan dra fördel av förvalda konteringar och dimensioner. Detta gör också att produktrapporterna blir tydligare.
Med knappen Kopiera rad är det möjligt att kopiera produktrader. Först markerar man den rad som ska kopieras och väljer därefter Kopiera rad. Med knappen Kopiera rad kan man också välja alternativet Kopera rad till flera. Då öppnas ett fönster där programmet frågar hur många kopior man vill ta av raden. Därefter frågar programmet om man vill fördela mängden jämt på alla rader. Enhetspriset är detsamma.
Med knappen Ta bort rad tar man bort en vald rad.
Oberoende av vilket sätt raden har skapats på kan uppgifterna på den redigeras via sidan Inköpsorder. Undantaget utgörs av kolumnerna Utan moms, Moms totalt och Summa. Det går att bestämma om en radkommentar ska synas på den order som skickas till kunden eller inte via Inställningar för fakturaunderlaget, som finns under Uppgifter om företaget.
Om ett förvalt konto eller förvalda dimensioner har fastställts för produkterna och man vill använda dessa, ska rutan framför "Bokföring radvis" vara markerad under Tilläggsuppgifter.
Det går att ändra ordningsföljden på raderna genom att högerklicka på en rad med musen och välja antingen Flytta rad ett steg upp eller Flytta rad ett steg ned i menyn som öppnas. Efter att ordningsföljden på raderna har ändrats väljer man Spara för att ändringen ska träda i kraft.
Det går också att ändra antalet rader som visas på skärmen genom att flytta markören till gränsen mellan raduppgifterna och basuppgifterna (markören ändras till en dubbeländad pil på det rätta stället). Fatta tag i gränsen med vänstra musknappen och flytta gränsen uppåt eller nedåt. Inställningen bevaras i minnet tills webbläsaren stängs.
Knapparna i den övre delen av inköpsordern
Med knappen Spara sparar du uppgifterna på ordern. Därefter får ordern status Under behandling. Det är möjligt att redigera en order som har statusen Under behandling. Efter att ordern sparats visas fakturans nummer i det övre fältet av inköpsordern. I det nedre fältet visas stämplar över skapandet och redigeringen.
Inköpsordern godkänns med knappen Godkänn. Därefter får inköpsordern statusen Icke skickad. Det går inte att redigera en inköpsorder som har statusen Icke skickad.
Inköpsordern skickas iväg med knappen Skicka (förutom om det handlar om en order med fakturakanalen Skickas inte) till mottagaren och får då statusen Skickad. Det går inte att redigera en inköpsorder som har status Skickad. En skickad inköpsorder kan inte heller skickas på nytt.
Om inköpsordern har statusen Icke skickad eller Skickad är det möjligt att återställa statusen till Under behandling med hjälp av knappen Redigera och Återställ till status "Under behandling".
Med knappen För cirkulation kan du skicka en faktura som har statusen Under behandling eller Mottagen för cirkulation, dvs. för sakgranskning, godkännande och betalning. Om cirkulation för godkännande av leverantörsfakturor är aktiverad, kan du ange högst det antal sakgranskare och godkännare som fastställts i Uppgifter om företaget > Inställningar. Förvalda granskare och godkännare kan anges på företagsnivå eller på leverantörs- och individnivå. Med knappen För cirkulation kan man skicka ett e-postmeddelande till sakgranskarna om dessa har fastställts för fakturan, i annat fall går meddelandet till godkännarna. Meddelandet skickas lika många gånger som man klickar på knappen och godkänner avsändningen. Om en faktura har skickats för cirkulation tidigare, anmärker programmet om detta. Sakgranskarnas och godkännarnas e-postadresser ska vara angivna i användarens Egna uppgifter för att påminnelsen ska kunna skickas. Påminnelsemeddelanden går ut från Procountor med regelbundna intervaller och om flera påminnelser är på väg till samma sakgranskare/godkännare samlas de i samma e-postmeddelande.
Med knappen Ändra till faktura kan du skapa en faktura av ordern. Knappen öppnar ett fönster där du kan välja om ordern ska kopieras, kopieras delvis eller ändras till faktura. Om inget alternativ är lämpligt väljer du Avbryt.
Med alternativet Kopiera till faktura kopieras en order till en faktura så att själva ordern bevaras. Ordern får statusen Fakturerad och bokföringen försvinner för den. Order som har statusen Fakturerad kan tas fram via funktionen Sökning av verifikat. Innevarande dag blir datum för den leverantörsfaktura som skapas och förfallodagen räknas ut från denna dag i enlighet med betalningsvillkoret. Fakturan får ett nytt nummer och ett referensnummer. De övriga uppgifterna är desamma med undantag för bokförings- och dimensionsuppgifterna. Bilagor flyttas inte till fakturan. Uppgifterna i fakturan kan redigeras innan den godkänns.
Med alternativet Kopiera delvis kopieras en del av en order till en faktura så att själva ordern bevaras. När man väljer detta alternativ öppnas ett fönster där man kan välja hur många enheter som ska faktureras av den ofakturerade mängden på fakturans produktrader. Det är också möjligt att ange en radkommentar i fönstret. Kommentaren visas på fakturan. Produktmängden på ordern minskar med den mängd som har fakturerats. I radkommentaren på ordern ges uppgifter om hur mycket som har fakturerats och uppgift om fakturans nummer. När alla produkter på ordern har kopierats till en faktura får ordern statusen Fakturerad och bokföringen för den försvinner. Order som har statusen Fakturerad kan tas fram via funktionen Sökning av verifikat. Innevarande dag blir datum för den leverantörsfaktura som skapas och förfallodagen räknas ut från denna dag i enlighet med betalningsvillkoret. Fakturan får ett nytt nummer och ett referensnummer. Förutom bokföring och dimensionsuppgifter är övriga uppgifter oförändrade. Bilagor flyttas inte till fakturan. Uppgifterna i fakturan kan redigeras innan den godkänns.
Med alternativet Ändra till faktura ändras en order till en faktura och själva ordern tas bort. Innevarande dag blir datum för den leverantörsfaktura som skapas och förfallodagen räknas ut från denna dag i enlighet med betalningsvillkoret. När en order ändras till en faktura blir ordernumret fakturanumret och orderns referensnummer fortsätter som fakturans referensnummer. De övriga uppgifterna är oförändrade, även bokförings- och dimensionsuppgifterna. Vid ändringen överförs filbilagorna till fakturan. Uppgifterna i fakturan kan redigeras innan den godkänns.
Om man väljer alternativet Kopiera via knappen Redigera skapas en ny order med statusen Under behandling. Den nya ordern är identisk med den befitnliga ordern, så när som på fakturanumret, referensnumret, fakturadagen och förfallodagen. Vid kopiering är det möjligt att ändra Verifikatslaget och Affärspartnern t.ex. så att man kopierar en likadan inköpsorder för en annan leverantör. Om man vill makulera kundorder som fortfarande är redigerbara väljer man Makulera. Makulerade order har ingen bokföringssida men de kan läsas och kopieras.
Med knappen Förhandsvisning kan man välja om utskriften ska visas i HTML- eller PDF-format.
Med knappen Bilagor kan man lägga till filbilagor, samt läsa eller ta bort befintliga bilagor. Knappen öppnar ett fönster där man kan välja mellan alternativen Lägg till, Visa eller Ta bort. Om inget alternativ är lämpligt väljer man Avbryt. Alternativen Visa och Ta bort är inte tillgängliga om det inte finns några filbilagor till ordern. I nedre delen av fönstret finns en lista på filer som bifogats till ordern, samt tidpunkten för detta.
Det går att behandla filbilagorna även om ordern för övrigt inte skulle vara redigerbar.
För att söka efter den fil som ska läggas till väljer man Lägg till och sedan om man vill hämta filen från datorn, lägga till kvitton eller från ett kostnadsverifikat.
Filbilagor som ha formen gif, jpeg, PDF eller txt kan skickas med en order som postas (fakturakanal Post eller E-post). Man väljer då "Ska filbilagan skickas med kundfakturan eller försäljnings- eller inköpsordern?" om filen ska skickas. Det är möjligt att lägga till flera filbilagor till en order. Vissa kan vara sådana som ska skickas, och andra sådana som inte ska skickas. De filbilagor som skickas behöver inte ha samma format om de bara har något av formaten gif, jpeg, jpg, PDF eller txt. Om man markerar att en fil som inte har något av de nämnda formaten ska skickas, ändras den automatiskt till Skickas inte. Om en inköpsorder ändras till en faktura, överförs filbilagorna till fakturan. Om en inköpsorder kopieras till en faktura, överförs filbilagorna inte till fakturan.
Med alternativet Öppna kan man titta på de filer som lagts till på ordern. Om filerna är flera till antalet öppnas ett fönster där man kan välja vilken fil man vill titta på i en rullgardinsmeny. Beroende på filtyp öppnas bilagan antingen i ett nytt webbläsarfönster eller i ett annat program (exempelvis i Excel eller Word). Flera filbilagor kan vara öppna samtidigt.
Med alternativet Ta bort kan man radera filer som lagts till på ordern.
Knappen Gå till visar alternativen Bokföring, Dimensioner och Leverantör. Alternativet Bokföring öppnar en bokföringssida för ordern. Bokföringsuppgifterna kommer inte med i den officiella bokföringen som avses i bokföringslagen. Med alternativet Dimensioner kan man dimensionera fakturan. I Procountor avses med dimension och artiklar kostnadsplats eller uppföljningsobjekt. Knappen Leverantör öppnar en sida med basuppgifter om leverantören i Affärspartnerregistret.
Bredvid Leveransanvisningar, Tilläggsuppgifter och Köparens anteckningar finns en knapp som öppnar ett fönster för redigering av uppgifterna. I detta fall är det också möjligt att använda radbrytning. Radbrytningarna visas i fältet som \-tecken. Leveransanvisningarna kan bestå av 250 tecken. Längden på texten i fältet Tilläggsuppgifter och Köparens anteckningar är obegränsad.
Läs mer om fält och knappar på en order samt bokföringssidor.