På den här sidan förklaras stegvis hur bokföringen nollställs när Procountor har använts för att skapa fakturor, men inte för att bokföra.
Steg vid nollställning av bokföringen:
- Göra momsberäkning
- Kontrollera saldona för kontona i bokföringen
- Nollställa bokföringen
- Kontrollera om nollställningen har lyckats
När Procountor har använts för att exempelvis skapa fakturor eller liknande, men inte för att bokföra, ska de automatiska bokföringstransaktionerna som verifikaten har skapat nollställas innan den egentliga bokföringen påbörjas.
- Miljön kan innehålla gamla verifikat som ska nollställas, t.ex. kundfakturor, leverantörsfakturor, kontoutdrag, referensbetalningar m.m.
- Transaktionerna har ofta sparats inklusive moms, därför ska momsberäkningarna göras innan nollställningen.
Göra momsberäkning
Momsberäkning ska göras för de månader som ska nollställas. Gör den första beräkningen för den äldsta månaden som har transaktioner.
- Momsberäkningen överför momsen till kontot Moms att betala. Uppdatera rapporteringsdatabasen.
- Momsberäkningarna skapas så att
- Räkenskapsårets resultat är identiskt i resultat- och balansräkningen.
- Nollställningen behöver inte göras per konto och per momsskattesats.
- Ta inte med de momsberäkningar som gjorts med tanke på nollställningen i periodens skattedeklaration.
Kontrollera saldona för kontona i bokföringen
- Kontrollera vilka bokföringskonton som har ett saldo i Procountor. I Bokföring > Avstämningsverktyg > Kontoavstämning går det snabbt att få fram vilka bokföringskonton som har ett saldo.
- Avstämningen ska köras fram till det datum som programmet egentligen börjar användas. Kom ihåg att sätta startdatumet tillräckligt långt fram, och klicka på Sök.
Nollställa bokföringen
Bokföringen nollställs antingen genom ett verifikat eller genom en bokföringsorder via import av bokföringsmaterial.
På ett verifikat
- I kontoavstämningsverktyget, klicka på Format för utskrift i den övre knappraden och välj alternativet Hela kontolistan för att skriva ut siffrorna på vänstra sidan i kontoavstämningen i Excel-, PDF- eller HTML-format.
- Ange uppgifterna i verifikatet utifrån den här utskriften. Nytt verifikat skapas under Bokföring > Nytt verifikat i programmet.
- Ge verifikatet t.ex. namnet Nollställning åååå-mm-dd. Datumet är dagen innan den egentliga bokföringen startar.
- Verifikatets bokföringstransaktioner fylls i en i taget med motsatta tecken. Klicka på Lägg till rad för att lägga till nya rader i verifikatet.
- Godkänn verifikatet som affärstransaktion.
På ett verifikat, genom import av bokföringsmaterial
- Saldona för bokföringskontona kan importeras i programmet med hjälp av en överföringsfil för bokföringsmaterial. Utifrån filen skapar programmet ett verifikat för bokföringen.
- I kontoavstämningsverktyget, klicka på Format för utskrift i den övre knappraden och välj alternativet Hela kontolistan och skriv ut siffrorna på vänstra sidan i kontoavstämningen i Excel-format.
- I Excelarket visas bokföringskontot i A-kolumnen, bokföringskontots namn i B-kolumnen och beloppet i C-kolumnen.
- Eftersom syftet är att nollställa bokföringen ska C-kolumnens belopp få motsatta tecken i Excel för att kunna korrigera bokföringens saldo.
- Uppgifterna läses in under Administration > Import av material. Välj alternativet Import av bokföringsmaterial (CSV) i rullgardinsmenyn, tryck på knappen Välj fil och hämta Excelfilen med kontolistan.
- När importen genomförts, ge verifikatet t.ex. namnet Nollställning åååå-mm-dd och dagen innan den egentliga bokföringen startar som datum.
- Godkänn verifikatet.
Kontrollera om nollställningen har lyckats
- Kontrollera i kontoavstämningen att alla kontons saldon har nollställts. Obs! Kom ihåg att klicka på knappen Uppdatera rapporteringsdatabas innan du söker fram den nya kontoavstämningen.
- När bokföringens saldon har nollställts, är det bra att överföra resultaträkningens och balansräkningens saldon till systemet med ett verifikat för datumet innan bokföringen startades.