Vad är Procountor Inkasso?
Procountor Inkasso är en påminnelse- och skuldinsamlingstjänst med automatisk spårning av betalningar. Med tjänsten kan du effektivt och enkelt samla in dina utestående fordringar utan att skada kundrelationen trots tillfälliga betalningssvårigheter. Med Procountor Inkasso's automatiska betalningsspårning kan du automatisera betalningspåminnelser. Aktuella påminnelser hjälper till att säkerställa att fordringar betalas så snabbt som möjligt. Procountor Inkasso finns endast tillgängligt i Sverige. Tjänsten tillhandahålls i samarbete med vår partner Kravia AB och är tillgänglig direkt via Procountor.
Fullständig prislista och villkor kan hittas här.
Information krävs innan tjänsten installeras
Innan installation för Procountor Inkasso, vänligen se till att:
- Följande information har lagts till i vyn Administration > Uppgifter om företaget > Basuppgifter:
- Företags-ID
- Gatuadress (om en postbox används, ange den i detta fält)
- Postnummer och stad
- Följande information har lagts till i vyn Administration > Uppgifter om företaget > Bankförbindelser:
-
Aktivt bankkonto
-
Alla aktiva bankkonton har ett BIC
-
Installation
- Välj Procountor Inkasso via Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar gällande Inkasso > Inställningar för Inkassobolag > Inkassopartner.
- Starta installationen av Procountor Inkasso genom att klicka på Spara. Kom ihåg att läsa och godkänna tilläggningen av API-användare (kravia.api) och användarvillkoren samt fylla i den företagsinformation och kontaktperson information som Procountor automatiskt skickat till Kravia AB. Kontaktpersonen behöver inte vara en användare i Procountor.
- När informationen har skickats från Procountor, kommer Kravia att fortsätta installationen. Kontaktpersonen som specificerades under installationen kommer att ha administrativa behörigheter till Kravias kundportal.
- Efter att installationen slutförts kan du överföra fakturor till Procountor Inkasso.
- Du kan välja att automatisera överföringen av obetalda fakturor till Procountor Inkasso. Se nedan för mer information.
ANVÄNDNING AV PROCOUNTOR INKASSO
INSTÄLLNINGAR I PROCOUNTOR INKASSO
I Procountor Inkasso kan du bestämma för vilka steg som ska kräva godkännande innan processen kan fortsätta. Som standard krävs alltid ditt godkännande innan några rättsliga inkassoåtgärder inleds. Om du vill kan du ändra dessa inställningar.
För att ställa in dina godkännandeinställningar, gå till Administration> Information om företaget > Inställningar gällande Inkasso > Inställningar för inkassobolag > Betalningspåminnelser och ytterligare inställningar för Procountor Inkasso.
Sektionen visas efter att Procountor Inkasso har installerats. Införandet av Procountor Inkasso tar några minuter.
Visa ytterligare information i betalningspåminnelsebrevet
- Inställningen Inkludera ytterligare information och produktinformation till påminnelsebrevet.
- När inställningen är på kommer fakturans ytterligare information samt namnen och kommentarerna på de första tio produkterna att visas på beskrivningen av påminnelsebrevet. Observera att endast de första 1000 tecknen visas på brevet.
- Inställningen Inkludera fakturans externa originalfakturanummer i påminnelsebrevet.
- Denna inställning är vald som standard.
Ytterligare inställningar för Procountor Inkasso
- Med alternativet Godkänn ärenden före det att betalningskrav skickas kommer alla fordringar att vara beroende av ditt godkännande innan ett inkassobrev skickas in för fordringarna. Kravia kommer att skicka ett e-postmeddelande när fordringarna väntar på godkännande. Som standard skickas e-postmeddelandet till klientens angivna kontakt e-postadress. Godkännandet ges i Kravias kundportal.
- Med alternativet Godkänn ärendet före Inkasso påbörjas kommer alla fordringar att vara beroende av ditt godkännande innan rättsliga inkassoåtgärder inleds för fordringarna. Kravia kommer att skicka ett e-postmeddelande när fordringarna väntar på godkännande. Som standard skickas e-postmeddelandet till klientens angivna kontakt e-postadress. Godkännandet ges i Kravias kundportal.
- Om du vill godkänna ärenden före Inkasso påbörjas, måste du ha admin-rättigheter i Kravias kundportal. Kontraktspersonen som specificerades under installationen kommer att ha administrativa rättigheter till Kravias kundportal.
Inställningarna kan också justeras i Kravias kundportal, i vilket fall informationen också automatiskt uppdateras i Procountor.
AUTOMATISK ÖVERFÖRING AV FAKTUROR TILL PROCOUNTOR INKASSO
För att aktivera automation i Procountor Inkassos automatiska inkassoinställningar, gå till Administration > Information om företaget > Inställningar gällande Inkasso > Inställningar för automatisk överföring till Procountor Inkasso > Aktivera automatisk överföring till Procountor Inkasso.
- Under Inställningar för automatisk överföring till Procountor Inkasso kan du konfigurera de automatiska inställningarna:
- Alternativet Använd automatisk överföring till Procountor Inkasso avgör om automation är aktiverad eller inaktiverad. Som standard överförs alla kunders fakturor automatiskt. Om du vill inaktivera den automatiska överföringen av fakturor för vissa kunder kan du göra detta i sektionen Förhindra automatisk överföring.
- I fältet Lägsta fakturabelopp kan du ange det önskade lägsta beloppet för en faktura. Alla fakturor som överstiger beloppet omfattas av automation.
- I fältet Fördröjning av överföring till Procountor Inkasso efter förfallodagar (i antal dagar) kan du ställa in en tidsgräns för hur snart efter förfallodagen obetalda fakturor automatiskt överförs till Procountor Inkasso, därefter skickas påminnelsen. Som standard innehåller fältet minimivärde i enlighet med lag och god praxis. När den automatiska överföringen är aktiverad påverkar inte fakturadatumet väntetiden, till skillnad från manuella överföringar där väntetiden beräknas från fakturadatumet.
- Under Förhindra automatisk överföring kan du välja en affärspartnergrupp vars fakturor du inte vill överföra automatiskt till Procountor Inkasso. Du kan använda en befintlig affärspartnergrupp för detta ändamål eller ställa in en ny grupp. Om du behöver förhindra automationen för flera affärspartnergrupper kan du använda en huvudgrupp.
- I slutet av installationen, får du möjlighet att välja om de fakturor som i nuläget har förfallit ska överföras automatiskt till Procountor Inkasso eller inte.
När automationen är aktiverad överförs fakturor automatiskt till Procountor Inkasso när villkoren som definierats i automationsinställningarna uppfylls. Kravia tar hand om betalningspåminnelser och inkasso av betalningen med avseende på den överförda fakturan. Kravia inleder inkassoprocessen genom att skicka en betalningspåminnelse. Om gäldenären inte agerar efter att ha mottagit betalningspåminnelserna, skickas skulden till inkasso; med andra ord skickar Kravia ett inkassobrev. Du kan övervaka framstegen för skuldindrivningen i Kravias kundportal.
- Endast fakturor med statusen Skickad eller Delvis betald omfattas av den automatiska överföringen. Finansierade fakturor kommer inte att skickas till Procountor Inkasso av automationen. De kan skickas manuellt om det behövs.
- Fakturor för vilka du har skickat en betalningspåminnelse i Procountor överförs inte automatiskt till Procountor Inkasso. Du kan dock manuellt överföra en fordran från funktionen Betalningspåminnelse till Procountor Inkasso för inkasso, även om du redan har skickat en betalningspåminnelse från Procountor.
- Fordringar som har överförts till en annan inkassotjänsteleverantör omfattas också inte av den automatiska överföringen. Detta förhindrar att flera inkassoåtgärder riktas mot samma gäldenär.
- Om ett nytt förfallodatum har lagts till på fakturan i Procountor, är det det nya datumet som gäller när fakturan skickas till Kravia. Vänligen observera att summa inte kan ändras när fakturan skickats till Kravia.
MANUELL ÖVERFÖRING AV FAKTUROR TILL PROCOUNTOR INKASSO
En kundfaktura kan överföras till Procountor Inkasso när:
- 8 dagar har passerat sedan fakturadatum och 4 dagar sedan förfallodagen
Den förfallna kundfakturan överförs till Procountor Inkasso och kan ses i Procountor Inkasso-vyn. Vyn hittas från Sökning > Procountor Inkasso.
Du kan också nå Procountor Inkasso-tjänsten från kundfakturan genom att välja Redigera > Procountor Inkasso.
- Välj sedan de fakturor du vill överföra till Procountor Inkasso genom att markera rutan till vänster om fakturan. Fakturor som är på en gul bakgrund, kan inte överföras till Procountor Inkasso. Genom att flytta markören över en sådan faktura med en gul bakgrund kommer systemet att ange anledningen till att överföringen blockeras.
- När du har valt fakturorna, klicka på knappen Överföring till Procountor Inkasso.
- Procountor kommer att be dig bekräfta överföringen till Procountor Inkasso. Fönstret visar hur många fakturor som överförs till tjänsten.
- Överföringen godkänns genom att välja Bekräfta.
-
Försäljarens anteckningar överförs inte till Procountor Inkasso. Ny anteckning kommer att ersätta eventuellt befintlig sådan på fakturan. Om många fakturor har valts läggs samma försäljaranteckning till på alla.
Efter överföringen tar Kravia hand om betalningspåminnelser och inkassot av betalningen med avseende på den överförda fakturan. Kravia inleder inkassoprocessen genom att skicka en betalningspåminnelse. Om gäldenären inte agerar efter att ha mottagit betalningspåminnelserna, skickas skulden till inkasso; med andra ord skickar Kravia ett inkassobrev. Du kan övervaka framstegen för skuldindrivningen i Kravias kundportal.
Om du emellertid överför en faktura till Procountor Inkasso efter att ha skickat en betalningspåminnelse från Procountor, börjar processen alltid med att skicka ett inkassobrev. Information om inkassokostnaderna relaterade till tidigare betalningspåminnelser skickas till Kravia, och Kravia fortsätter att samla in inkassokostnaderna relaterade till dessa tidigare betalningspåminnelser.
Observera:
Fakturor med saknad adressinformation kan inte överföras till Procountor Inkasso. Adressinformation krävs för inkasso, eftersom vissa inkassobrev måste skickas med posten. Mottagaren av fakturan bör läggas till i kundregistret tillsammans med adressinformationen.
Om fakturan inte har adressinformationen, måste fakturamottagarens information läggas till i kundregistret. Fakturorna kan sedan riktas till den aktuella kunden, i vilket fall kundens adressinformation kommer att överföras med fakturan. Instruktioner för att allokera fakturor till en affärspartner finns här.
ÖVERVAKNING AV FORDRINGAR ÖVERFÖRDA TILL PROCOUNTOR INKASSO OCH UTFÖRANDE AV ÅTGÄRDER
Efter att ha aktiverat tjänsten får du ett e-postmeddelande från Kravia med instruktioner för att registrera dig i Kravias kundportal. I kundportalen kan du övervaka statusen för fordringar som överförts till Procountor Inkasso och utföra åtgärder på fordringarna. Till exempel kan du stoppa eller pausa inkasso och godkänna inledandet av rättslig inkasso för fordringarna i kundportalen.
Kravia skickar ett e-postmeddelande när ditt godkännande eller andra åtgärder krävs. Du kan utföra de nödvändiga åtgärderna i Kravias kundportal.
Du kan logga in på Kravias kundportal här.
VY FÖR PROCOUNTOR INKASSO-TJÄNSTEN
- Vyn för Procountor Inkasso-tjänsten hittas från:
- Sökning > Procountor Inkasso
- Sökning > Öppna kundfaktura > Betalningspåminnelse och inkasso
- Startsidan > widgeten Uppföljning av kassa och reskontra
- Startsidan > widgeten Obetalda kundfakturor
- Du kan också komma direkt till vyn från kundfakturan genom att välja Redigera > Procountor Inkasso.
- Alla dessa alternativ visar samma fakturor som du skulle hitta i navigeringsvyn för sökning av öppna kundfakturor med dessa undantag:
- Endast fakturor med ett positivt belopp visas.
- Endast fakturor vars förfallodatum har passerat visas.
Observera att det på grund av dessa undantag kan finnas fakturor i widgeten för öppna kundfakturor som inte visas i Procountor Inkasso-vyn.
Vy för Procountor Inkasso:
• Vyn visar vilka förfallna fakturor som ännu inte har överförts till Procountor Inkasso och vad inkassostatusen är för de fakturor som redan har överförts.
Fakturor överförda till Procountor Inkasso
• Tabellen visar grundläggande information om fakturan (namn, organisationsnummer, fakturanummer...)
• Kolumnen Öppen summa berättar om den senaste informationen om den öppna summan. Informationen uppdateras med kontoutdraget.
• Kolumnen Överförd till Procountor Inkasso berättar dagen då fakturan överfördes till Procountor Inkasso.
• Ett rött märke indikerar en situation där du behöver vidta åtgärder i Kravias portal.
• I kolumnen Inkassostatus kan du se i vilket skede skuldindrivningen är i. Genom att trycka på fakturans inkassostatus öppnas info-vyn.
• Om en användare har överfört en faktura till Procountor Inkasso och det visar sig att en faktura med samma fakturanummer redan finns i Kravias portal, nämner inkassostatusen detta genom att säga: Det finns redan ett ärende för fakturanumret från Kravias portal. Denna situation kan orsakas av att samma faktura har matats in manuellt i Kravias portal.
Inkassostatus info-vy
• Popup-fönstret för inkassostatus öppnas genom att välja Inkassostatus för fakturan som har överförts till Procountor Inkasso.
• Popup-fönstret visar till exempel fakturahandlingar inkassoåtgärder från Kravia.
• Det finns också en direktlänk till inkassoärendet för enklare navigering till Kravias portal, om fallet till exempel behöver ett godkännande.
OBSERVERA GÄLLANDE PROCOUNTOR INKASSO
- I installationsprocessen för Procountor Inkasso skapar Procountor automatiskt en API-användare med namnet kravia.api under Administration > Användare och användarbehörigheter. Eftersom kravia.api-användaren krävs för användning av Procountor Inkasso, vänligen radera inte användaren.
- Du kan skicka fakturor till Procountor Inkasso med alla valutor.
- Fakturor som har överförts till Procountor Inkasso kan inte makuleras eller återställas till statusen Under behandling.
- Om en faktura har skickats som en e-faktura skickas denna information till Kravia när den fakturan överförs till Procountor Inkasso.
- Om en faktura som överförs till Procountor Inkasso har skapats i ett externt system, kommer fakturans ursprungliga nummer att visas på påminnelsebrevet.
- Fakturor som är över 3 år gamla kan inte överföras till Procountor Inkasso.
- Om en betalning av misstag har allokerats till en faktura som redan har överförts till Inkasso och du vill ta bort den betalningen, måste du även kontakta Kravias kundtjänst angående och informera detta. När du tar bort betalningen från Procountor meddelas inte Kravia automatiskt.
- Om en fakturan har en bilaga som tillsammans med fakturan överskrider 30MB, kommer endast fakturan att skickas till mottagaren. Kravia kontaktar avsändaren så att bilagan kan importeras vid senare tillfälle vid behov.
BEARBETNING AV KREDITNOTOR
Kreditnotor för fakturor som överförts till Procountor Inkasso skapas på vanligt sätt och informationen behöver inte skickas till Procountor Inkasso separat eftersom Procountor automatiskt skickar informationen till Kravia.
BATCHBETALNINGAR
Användare av Procountor Inkasso kan börja använda funktionen för batchbetalningar från Kravia.
- Detta innebär att Kravia markerar fakturorna som betalade samma dag som de betalas till dem, så att användarna inte behöver vänta på att bankkontoutdraget ska läsas in för att se de förfallna fakturorna som betalade.
- Detta är användbart för dem som till exempel använder månatliga bankkontoutdrag, så att de inte behöver vänta för länge på att fakturorna ska ses som betalda.
Kravia skickar informationen om de betalda fakturorna som dagliga journaler.
- Kravia försöker att hitta de korrekta kontona för de betalningar som gjordes för fakturorna genom att matcha betalningarna med transaktionerna på de ursprungliga fakturorna.
- Den dagliga totalen läggs till på ett standardkonto för1512 Belånade kundfordringar.
- PDF-bilagor läggs till i journalen för att ge klarhet i de olika betalningar som batchen innehåller.
De inkommande bankkontoutdragen kan matchas med bokföringen genom att använda standardinställningarna för bankkontoutdragsbokföring.
- Den nya standardbokföringen för bankutdrag kan göras på namnet "Kravia AB" och standardkontot kan vara ett nytt konto 1512 Belånade kundfordringar
- Om du vill använda något annat standardkonto måste du uppdatera det för företaget också i Kravias portal under Clients > Edit > Payment and bookkeeping > Bank deposit.
BETALNINGAR TILL VIDAREBEFORDRADE FAKTUROR
Om obetalda kundfakturor som redan har skickats till Procountor Inkasso är föremål för betalningstransaktioner i Procountor, kommer betalningsinformationen automatiskt att skickas till Kravia.
AVRÄKNING AV BETALDA FORDRINGAR
Kravia reglerar de kassatransaktioner som mottagits för dess uppdrag som referensbetalningar, och dessa kommer automatiskt att allokeras till fakturan i Procountors huvudbok.
HUR AVSLUTAR MAN TJÄNSTEN?
Du kan sluta använda Procountor Inkasso genom att ändra fältet för inkassopartner tomt.
- Ett avtal om användning av tjänsten görs med Kravia AB. Avslutning av tjänsten görs genom att avsluta avtalet med Kravia genom att kontakta Kravias kundtjänst.
- Om du har några öppna fakturaärenden skickade till Procountor Inkasso rekommenderas det starkt att ta bort API, Kravia (kravia.api) användaren endast efter att ärendena är stängda för att undvika manuell hantering av ärenden.
- Du kan ta bort API, Kravia (kravia.api) användaren från Administration > Användare och användarbehörigheter. Efter att användaren har tagits bort kommer Procountor Inkasso inte att kunna uppdatera information för fakturor i Procountor.
Du kan återgå till att använda Procountor Inkasso genom att återigen välja det som en inkassopartner i Inkassopartner-inställningarna.
- Under återinförandet av Procountor Inkasso kontrolleras det att alla nödvändiga tekniska krav, som API-nyckel, antingen finns eller skapas, om de inte hittas.
- Du behöver inte gå igenom hela installationsprocessen igen när du återaktiverar Procountor Inkasso, så om viss information, som t ex företagsnamn eller bankkontonummer, har ändrats, behöver du kontakta Kravias kundtjänst för att uppdatera den informationen.