Fakturor kan skickas elektroniskt direkt från Procountor med hjälp av olika fakturakanaler, dvs. sändningssätt. På denna sida beskrivs funktionen hos de olika fakturakanalerna.
Allmänt
Med fakturakanal avses en metod som används för att skicka en faktura från programmet till en affärspartner. Det finns fyra möjliga fakturakanaler i Procountor:
- Post
- E-post
- E-faktura
- Skickas inte
och fakturakanalen kan definieras antingen för en faktura eller för en affärspartner i registret.
Genom att klicka på knappen Skicka i programmet överförs fakturan till en så kallad sändlista från vilken den sedan skickas iväg automatiskt. Om fakturans datum är innevarande dag skickas fakturan från programmet omedelbart och det är inte längre möjligt att avbryta förloppet. En faktura med ett datum framåt i tiden skickas från programmet tre dagar före fakturans datum.
Beskrivning av fakturakanalerna
E-faktura
Företaget kan välja att skicka sina fakturor via fakturakanalen e-faktura. Läs mer här om hur man gör för att kunna skicka och ta emot e-fakturor i Procountor.
I Procountor Sverige levereras e-fakturatjänsten av Apix Messaging AB.
I Apix Messaging AB's lösningar presenteras fakturorna i PDF-format, vilket gör att fakturorna ser likadana ut för mottagaren som de gör för avsändaren oavsett faktureringssystem.
Apix har inga storleksbegränsningar på fakturor och bilagor, däremot kan mottagaren som företaget skickar e-fakturor till, ha sådana begränsningar. Begränsningarna på filstorlek ligger oftast mellan 2Mb till 5Mb.
Apix e-fakturatjänst kontrollerar all utgående e-fakturatrafik, vilket innebär att felaktiga filer aldrig skickas iväg till mottagaren. När e-fakturan har skickats från Procountor tar det ungefär 1-2 timmar innan fakturan når mottagaren.
Apix Messaging AB är en certifierad Peppol accesspoint, vilket betyder att fakturor kan skickas och mottas från Peppol nätverket via Apix.
E-post
När en faktura skickas från Procountor via e-post skickas den i PDF-format som en e-postbilaga till kunden. Det är möjligt att per e-post skicka filbilagor i gif-, jpeg-, PDF- och txt-format med en kundfaktura. E-postadressen söks upp i kunduppgifterna via kundregistret men den kan också anges under Faktureringsuppgifter på kundfakturan. Fakturans status förblir Skickad tills den kvittas som betald.
- När någon form av e-postmeddelande skickas från Procountor (såsom fakturor eller meddelanden gällande godkännandecirkulationen) skickas dessa alltid från Procountor server mda-out.datacenter.fi.
- Avsändaradressen för fakturor via e-post blir automatiskt no-reply@procountor.com
- Tänk på att fylla i er e-postadress för frågor kring fakturor på sidan Basuppgifter i fältet Faktureringens kontaktpersons e-postadress då uppgiften visas på fakturan, i e-postmeddelandet och blir även dit e-postmeddelandet går om mottagaren trycker på Svara.
- När en faktura skickas från Procountor via e-post ingår uppgifter som behövs för att utföra betalningen i e-postmeddelandet (fakturanummer, förfallodag, belopp, referensnummer och kontonummer) och rubriken innehåller orden Faktura, fakturanumret och namnet på det företag som har skickat fakturan.
Post
När man väljer post som fakturakanal skickas fakturan från Procountor i elektronisk form till en utskrifttjänst som skriver ut och postar fakturan. Det är möjligt att per post skicka filbilagor i gif-, jpeg-, PDF- och txt-format med en kundfaktura.
Fakturaadressen söks upp i kunduppgifterna via kundregistret men den kan också anges under Faktureringsadress på kundfakturan. Fakturans status förblir Skickad tills den kvittas som betald.
Skickas inte
Fakturakanalen Skickas inte innebär att fakturan inte skickas iväg från Procountor. Fakturans status förblir Godkänd tills den kvittas som betald.
Fakturakanaler per verifikatslag
Fakturor och order
- Kundfakturor En kundfaktura (inklusive massfaktura) kan skickas som E-faktura, per E-post eller per Post. Fakturakanalen kan också vara Skickas inte.
-
Betalningspåminnelse
En betalningspåminnelse kan skickas via E-post eller via Post.
-
Kundorder
En kundorder (inklusive offert) kan skickas via E-post eller Post. Fakturakanalen kan också vara Skickas inte.
-
Inköpsorder
En inköpsorder kan skickas via E-post eller Post. Fakturakanalen kan också vara Skickas inte.
-
Leverantörsfaktura
Fakturakanalen för en leverantörsfaktura saknar betydelse förutom att den visar hur fakturan har mottagits. Bilden på en leverantörsfaktura som kommer i form av e-faktura eller via skanningstjänsten visas som filbilaga. Fakturakanalen för en leverantörsfaktura som kommer via skanningstjänsten är Post eller E-post och fakturakanalen för en faktura som kommer i form av elektronisk faktura är E-faktura.
Övriga verifikat
- Journal Journaler saknar fakturakanal.
- Massutskick Massutskick kan skickas antingen per Post eller per E-post.
Fälten på en kundfaktura
De fält som visas på en kundfaktura förändras på det sätt som visas nedan beroende på den fakturakanal som används: