Denna sida visar informationsinnehållet i fakturor som upprättas i Procountor och fakturornas utseende.
Fakturans utseende
Logo på fakturaunderlag
Om företagets logo ska visas på fakturor kan den läggas till i punkten Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar för fakturaunderlaget kostnadsfritt. Logon ersätter företagsnamnet upp till vänster på fakturorna. Logon visas automatiskt även på order, leverantörsfakturor etc.
Höjden på logon kan ställa in mellan 0,5 och 2,0 cm. Utskriftens noggrannhet blir bra om bildfilen (filens pixelantal) är tillräckligt noggrann, men filstorleken får inte överstiga 50 kilobyte samt att filformatet måste vara JPEG eller GIF.
I Procountor är det möjligt att kostnadsfritt välja mellan två förvalda fakturaunderlag i Inställningar för fakturaunderlaget: Procountors standardunderlag eller gireringsfakturaunderlag. Det är möjligt att beställa andra redigeringar av fakturaunderlaget som timarbete från Procountors kundservice.
Informationsinnehåll
Alla uppgifter som fälten rymmer skrivs ut på fakturorna. Fakturauppgifterna kan efter behov fördelas över flera rader Raduppdelning utförs vid mellanslag. Om innehållet i fältet är en obruten teckensträng utan mellanslag utförs inge raduppdelning.
Adressuppgifter
Faktureringsadressen avviker allt oftare från kundens adress eftersom fakturor adresseras till postboxar, koncernens ekonomiförvaltningsenheter, bokföringsbyråer och till skanningstjänstcentraler för leverantörsfakturor. Placeringen av adressen bestäms av fönstret i ett standardiserat fönsterkuvert.
Kundens adressuppgift visar vem som är fakturans juridiska mottagare.
Uppgiften om leveransadress behövs på en faktura då en vara levereras till annan adress än kundens adress. Om uppgiften saknas på fakturan måste köparen visa genom mottagningsbevis eller på annat sätt vart nyttigheten har levererats.
Identifikationsuppgifter för faktura
- Med hjälp av orderreferensen kan försäljaren allokera fakturan till den egna orderstocken e.d. Alternativt skickas fakturan på cirkulation till den person som ansvarar för det inköp fakturan avser.
- Med hjälp av uppgiften Tilläggsuppgifter preciseras standarduppgifterna på fakturan med fri text så att faktureringsgrunderna blir entydiga för köparen.
- Betalningstiden beräknas utifrån uppgiften fakturadatum och bokföringsbehandlingen fastställs för korrekt period (bokningsperioden kan justeras i Procountor vid behov). Enligt bokföringslagen måste verifikat dateras.
Uppgifter om kundens organisationsnummer behövs för att lättare specificera en faktura. Uppgiften är frivillig i basuppgifterna i Procountor och på fakturor. Organisationsnumret används även för att styra nätfakturor till rätt mottagare.
-
Fakturanummer: Bokföringslagen kräver att verifikaten numreras.
Uppgifter som behövs för fakturabetalning
Referensnumret är fakturanumret med tillagt kontrollnummer. Referensnumret behövs för allokeringen av fakturan och betalningen. Procountor allokerar även en betalning i ett kontoutdrag med hjälp av referensnumret i en inköps-, rese- eller kostnadsfaktura. Bankkontonummer till vilket fakturabeloppet betalas. Om kontonumret anges i IBAN-format visas även bankens SWIFT/BIC-kod på kundfakturan.
Med hjälp av uppgiften om betalningsvillkor fastställs förfallodag för fakturan.
Dröjsmålsräntan på fakturan kan användas vid uppgörelsen av räntefakturor som orsakas av betalningsdröjsmål. Det är viktigt att särskilja olika valutafakturor från varandra och därför ska uppgifter om valuta anges i basuppgifterna om fakturan.
Vid standardiseringen av fakturor har även möjligheten att förmedla rubrikuppgifter separat framhållits, t.ex. för inköpsreskontra. Då behöver fakturans slutsumma anges i valuta även i rubrikuppgifterna.
- Försäljaren och köparen kan även komma överens om annat betalningssätt än normal girering via bank. Betalningssättet kan vara kontant betalning, kortbetalning, direktdebitering, clearing en gång per månad eller per kvartal och kvittning mot leverantörsfaktura.
Uppgifter om förmedlingen av faktura och tjänst
- Fakturakanalen är en basuppgift som kan ändras. Köparen bör helst kunna se i sin bokföring vilken väg fakturan har kommit till köparen.
- Uppgifterna om leveranssätt visar bl.a. för skatteinspektörerna om en vara eventuellt har varit på väg under bokslutsdagen.
Uppgifterna om leveransdag behövs för periodiseringen av verifikatet till rätt period. Om uppgiften saknas på fakturan måste både försäljare och köpare kunna visa när nyttigheten eller tjänsten har levererats med hjälp av följesedel eller något annat dokument. När fakturan innehåller uppgifter om leveransdag och sålda nyttigheter kan alla sådana följesedlar förstöras. Med hjälp av uppgiften om leveransdatum kan t.ex. hyror, försäkringspremier, leasingavgifter, underhållsavgifter etc. periodiseras automatiskt.
Raduppgifter
- Produkt Produktartikel som identifierar produkten eller annan beskrivning i klartext.
- Produktkod Använd helst en kod som specificerar produkten med samma uppgifter i både säljarens och köparens bokföring. Sådana generella koder är t.ex. EAN i dagligvaruhandeln. Uppgiften är frivillig. Kolumnen visas inte om ingen produktkod finns på någon rad i fakturan.
- Mängd Artikelmängd som ska faktureras.
-
Enhet
Mängden motsvarar enheten. Uppgiften är frivillig. Kolumnen visas inte om ingen enhet finns på någon rad i fakturan.
- à-pris Artikelns enhetspris före rabatt.
- Rabatt-% Eventuell rabatt som beviljas för produkten i procent. Uppgiften är frivillig. Kolumnen visas inte om ingen rabatt finns på någon rad i fakturan.
- Inkl./exkl. moms Värde exklusive/inklusive moms efter rabatt på den rad som faktureras. I Inställningar i företagets basuppgifter definieras om värdet visas exklusive eller inklusive moms.
- Moms Mervärdesskatteprocenten för den produkt som faktureras.
Fakturans summauppgifter
Om fakturan är uppgjord i en annan valuta än SEK visas summauppgifterna både i den aktuella valutan och i SEK.
- Värde exkl. moms totalt Valuta Radernas summor exkl. moms totalt.
- Mervärdesskatt Valuta Mervärdesskattens storlek per skattesats.
- Fakturan totalt Valuta Fakturans slutsumma totalt.
- Kontaktuppgifter
Enligt aktiebolagslagen ska en kundfaktura innehålla försäljarens namn, hemort och Organisationsnummer som anges i handelsregistret. Med hjälp av webbadress och e-postadress ser köparen lätt den adress som köparen kan använda för att skicka frågor och reklamationer som berör fakturan. I bankförbindelserna visas de bankkonton som försäljaren vill visa på fakturan På detta sätt kan köparen betala fakturan till andra konton än det som anges upptill på fakturan.
Mer detaljerade uppgifter finns i uppgifter om kundfakturor.