Så här sakgranskar och godkänner du verifikat. 
Den här vyn hittas via Sökning > Sökning av verifikat eller Sökning > Fakturor att godkänna. Välj den faktura i sökresultatet som du vill granska genom att klicka på den. Då öppnas en vy där du kan sakgranska/godkänna fakturan.
Innan du granskar
Om du vill lägga till funktioner för verifikatet, exempelvis allokera fakturan till ett kontoutdrag, gör du det på sökningssidan innan du går in på fakturans granskningsvy. I det exemplet öppnas vyn Allokering till kontoutdrag. Där väljer du intervall, konto samt transaktionstyp och trycker på Sök.
Knappen Gå till öppnar alternativen Faktura, Bokföring, Dimensioner och Bilagor.
Alternativet Faktura öppnar en sida med fakturauppgifter.
Alternativet Bokföring öppnar en bokföringssida för fakturan.
Alternativet Dimensioner öppnar en dimensionssida för fakturan.
Alternativet Bilagor kan du titta på filbilagorna till fakturan. Du kan inte lägga till eller ta bort filbilagor.
Granskningsvyn
I den här vyn visas Fakturauppgifter som fakturadatum, förfallodagen och produkterna.
Under Granskare som fastställts för fakturan visas fakturans sakgranskare och godkännare.
Under Transaktionsuppgifter på faktura visas vilka åtgärder som har gjorts för fakturan, exempelvis tidsstämplar för sakgranskningen och godkännandet samt sakgranskarens/godkännarens namn.
Under Dimensioner kan du ställa in dimensioner för verifikatet. Dimensioner kan vara t.ex. Projekt, Avdelning eller Kostnadsställe. Klicka på Ställ in dimensioner för verifikat om hela verifikatet ska dimensioneras på samma sätt, eller markera en rad och klicka på Ställ in dimensioner för rad. Knappen öppnar sidan Dimensioner.
Knappar i övre delen
Programmet kontrollerar med hjälp av leverantörsfakturorna om det finns likadana fakturor med samma uppgifter i Procountor. I så fall visas en varning i den här vyn när fakturan
skickas för cirkulation, sakgranskning och godkännande.
Programmet varnar ifall alla följande villkor uppfylls:
- Fakturorna har samma förfallodag eller fakturadag
- Fakturorna har samma fakturanummer eller referensnummer för faktureraren
- Fakturorna har samma namn eller registeruppgifter för faktureraren
- Fakturorna har samma fakturasumma
Sakgranska fakturan med knappen Sakgranska. Knappen ger fakturan en sakgranskningsstämpel med användarens namn, datum, klockslag och en sakgranskningskommentar.
En faktura kan sakgranskas även om företaget inte använder cirkulation.
Om företaget använder cirkulation av leverantörsfakturor eller rese- och kostnadsfakturor, får fakturan statusen Sakgranskad först när alla fastställda sakgranskare har granskat fakturan.
Om det är angivet i Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar för attestflöde att sakgranskningen och godkännandet ska ske i ordningsföljd, skickas en påminnelse om sakgranskningen automatiskt per e-post till nästa sakgranskare eller godkännare när det är deras tur. Systemet varnar om e-postadressen till nästa sakgranskare/godkännare inte finns registrerad bland användarens egna uppgifter och inställningar. Det visas en varning för användaren om de försöker sakgranska en faktura som de inte är nästa sakgranskare för.
När en faktura har blivit sakgranskad av den eller de användare som är aktuella, får fakturan statusen Sakgranskad.
Knappen Godkänn ger fakturan en godkännandestämpel med användarens namn, datum, klockslag och en godkännandekommentar.
En faktura kan godkännas även om företaget inte använder cirkulation.
Om företaget använder cirkulation av leverantörsfakturor eller rese- och kostnadsfakturor får fakturan statusen Godkänd först när alla fastställda godkännare har godkänt fakturan. En faktura som håller på att cirkulera och som har fastställda sakgranskare, kan inte godkännas innan den har sakgranskats.
Om det är angivet i Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar för attestflöde att sakgranskningen och godkännandet ska ske i ordningsföljd, skickas en påminnelse om godkännandet automatiskt per e-post till nästa godkännare när det är deras tur. Systemet varnar om e-postadressen till nästa godkännare inte finns registrerad bland användarens egna uppgifter och inställningar. Det visas en varning för användaren om de försöker godkänna en faktura som de inte är nästa godkännare för.
När en faktura har blivit godkänd av den eller de användare som är aktuella, får fakturan statusen Godkänd.
Knappen Undantag öppnar alternativen Återställ till status "Under behandling", Betalningsstoppad, Återställ till föregående, Dirigera vidare och Makulera.
Alternativet Återställ till status "Under behandling" återställer en faktura som har statusen Sakgranskad eller Godkänd till statusen Under behandling. Då kan du redigera eller makulera den.
Alternativet Betalningsstopp skapar en stämpel om betalningsförbud som visar användarens namn, datum, klockslag samt en kommentar. Fakturan får statusen Betalningsstoppad. En faktura som är belagd med betalningsstopp kan inte skickas vidare för betalning.
Om du vill häva betalningsstoppet ska du först återställa fakturan till statusen Godkänd i vyn Granskning, och sen återställa statusen till Under behandling exempelvis via Redigera/Återställ till statusen "Under behandling" på vyn Faktura. Om du efter det vill makulera fakturan kan du välja knappen Undantag och alternativet Makulera.
Alternativet Dirigera vidare blir aktivt när ett verifikat har statusen Under behandling och man vill välja en annan granskare/godkännare för verifikatet.
Alternativet Återställ till föregående återställer fakturan för granskning eller godkännande av den föregående granskaren eller godkännaren, om fakturan har statusen Under behandling, Sakgranskad, Mottagen, Betalningsstoppad eller Godkänd.
Både Återställ till föregående och Dirigera vidare är aktiva både vid sakgranskning och godkännande, dvs. fakturor kan dirigeras vidare eller återställas till föregående sakgranskare, nästa sakgranskare eller godkännare. Exempelvis om en faktura har statusen Sakgranskad, kan du fritt välja att styra den till en annan godkännare med alternativet Dirigera vidare. Om fakturan däremot har statusen Godkänd kan du återställa den till föregående granskare genom att välja Återställ till föregående.
Knappen För cirkulation skickar en påminnelse om fakturan per e-post till sakgranskaren.
Om det är angivet i
Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar för attestflöde att sakgranskningen och godkännandet ska ske i ordningsföljd, skickas ett e-postmeddelande till den första sakgranskaren om en faktura som inväntar sakgranskning. Om den här inställningen inte är aktiv skickas meddelandet till samtliga sakgranskare.
Meddelandet skickas lika många gånger som du trycker på knappen och godkänner avsändningen. Om en faktura har skickats för cirkulation tidigare, anmärker programmet om detta. Systemet varnar om e-postadressen till sakgranskaren eller godkännaren inte finns registrerad bland användarens
egna uppgifter och inställningar.
Knappen Uppdatera lager visas ifall Procountors lagerfunktioner är aktiva. När du trycker på knappen Uppdatera lager i vyn Granskning, skapar knappen en lagertransaktion utifrån uppgifterna om lagerprodukterna på fakturan. Om du trycker fler gånger på knappen tar den nya tryckningen bort den gamla lagertransaktionen och gör en ny. Du kan trycka på knappen oberoende av fakturans status. Anteckningen Produktuppgifterna har uppdaterats i lagerhanteringen görs i rutan Transaktionsuppgifter på faktura. Fakturans transaktionsuppgifter visas i vyerna Granskning och Betalning.
Knappen Gå till öppnar alternativen Faktura, Bokföring, Dimensioner, Betalning och Förhandsvisning. Med alternativet Faktura kan du granska fakturavyn. Via punkten Bokföring kan du gå till bokföringssidan, och via Dimensioner kan du definiera dimensioner. Till sidan Betalning går du naturligtvis genom att välja alternativet Betalning. Du kan även förhandsvisa fakturan genom att välja Förhandsvisning.
Med knappen Bilagor kan du se eller lägga till bilagor.
Knappen Bild på faktura öppnar en sådan bild. Det visas ingen bild för manuella verifikat, men för alla andra verifikat. Du kan rulla bilden med rullningslisten eller musen. För att zooming av bilden finns det en plusknapp, en minusknapp och knappar med förval. Av en PDF-fil visas bara första sidan på bilden.
Via knappen Föregående kan du gå till vyn Granskning för föregående faktura, och på motsvarande sätt kan du gå med knappen Nästa till nästa faktura.
Stäng sidan med X-knappen.
Knappar i nedre delen