På denna sida finns instruktioner för bokföring av kontant- och kortförsäljning i Procountor. Kontant- och kortförsäljning kan bokföras i anknytning till kassaförsäljning som sker med kontanta medel, fakturor som betalas kontant, bankkortsförsäljning samt kreditkortsförsäljning.
Kassaförsäljning (kontanthandel)
Kontanttransaktioner kan bokföras antingen med kundfaktura eller med ett verifikat. Det rekommenderas inte att man skapar en separat kundfaktura vid varje försäljning. I stället kan man skapa ett samlat verifikat och bokföra med jämna mellanrum (en dag,en vecka, en månad).
Bokföra med verifikat
När kontanttransaktioner bokförs som verifikat, väljs Försäljning som momstyp på verifikatet och därefter den momsstatus som är aktuell. Vid behov kan man bifoga en specifikation över försäljningar till verifikatet i form av en bilaga.
När Verifikatet är färdigt och kan godkännas för bokföring, trycker man på knappen Godkänn, vilket ändrar verifikatets status till Godkänd (konteringar i godkänt verifikat kan ändras).
Bokföra med kundfaktura
En kundfaktura måste skapas minst en gång i månaden för att momsen ska hamna på rätt månad. Det är först när kundfakturan ha fått statusen "Godkänd" som man kan skapa en momsdeklaration och stämma av kassan. För att underlätta bokföringen är det bra att se över vilka standardkonton man använder på kundfakturorna så att bokföringen blir korrekt från början. Att skapa en specifik kund för bokföringen underlättar även senare sökningar och gör rapporteringen tydligare.
All försäljning läggs till på fakturan som ett samlat belopp men på olika rader utefter olika momssatser. Om man vill kunna följa upp försäljningen på produktnivå eller kontera på olika konton så lönar det sig att skapa färdig produkter i produktregistret med korrekt kontering och använda sig av dessa.
Om vissa produkter används flera gånger så lönar det sig att lägga till dem som standardprodukter under kunden.
Det lär bra att skapa en faktura så att radpriserna innehåller moms. Detta görs antingen genom att kryssa för punkten Inkl. moms eller genom att i vyn för företagets basuppgifter välja att moms ska ingå i försäljningsprodukterna. När fakturan är skapad och godkänd så ska den markeras om betalad med kundfakturornas funktion Specialsituationer . Då ändras fakturans status till Betald utanför Procountor.
Kontantbetalning
Skapa en kundfaktura med kontering på 19- konto istället för 15 (kundfordringar). Detta underlättar bokföringen och automatiserar processen. Vid inbetalning så markeras fakturan som betald med funktionen Specialsituationer. Då ändras fakturans status till Betald utanför Procountor.
Bankkortsbetalning
Skapa en kundfaktura med kontering på ett specifikt konto för bankkortsbetalningar. Detta underlättar bokföringen och automatiserar processen. Vid inbetalning så markeras fakturan som betald med funktionen Specialsituationer. Då ändras fakturans status till Betald utanför Procountor.
Eftersom betalningarna oftast kommer från banken redan nästa dag och man kan förutsätta att alla betalningar kommer samtidigt, kan en skapad kundfaktura omedelbart markeras som betalad med funktionen Specialsituationer. Då blir fakturans status Betald utanför Procountor. Om du vill följa betalningarna mer noggrant, ska transaktionerna anges på fakturan via Specialsituationer allt eftersom det kommer nya. Då minskar fakturans öppna summa och fakturans status är Delvis betald tills den öppna summan är noll. Om en faktura redan har markerats som betald i en boksluts- eller avstämningssituation och även om transaktioner inte ännu har kommit på bankkontot, ska detta beaktas.
Då bankkortbetalningen syns på kontoutdraget ska man på kontoutdragets bokföringssida ändra konteringen av transaktionen.
Kreditkortsbetalning
Skapa en kundfaktura med kontering på ett specifikt konto för kreditkortsbetalningar. Detta underlättar bokföringen och automatiserar processen. Vid inbetalning så markeras fakturan som betald med funktionen Specialsituationer. Då ändras fakturans status till Betald utanför Procountor.
Eftersom betalningarna från kreditkortsbolagen kan ta upp till flera veckor så behöver inte kundfakturan omedelbart markeras som betald med funktionen Specialsituationer. Transaktionerna kan läggas till på fakturan via Specialsituationer allt eftersom det kommer nya. Då minskar fakturans öppna summa och fakturans status är Delvis betald tills den öppna summan är noll. Då blir fakturans status Betald utanför Procountor.
Då kreditkortbetalningen syns på kontoutdraget ska man på kontoutdragets bokföringssida ändra konteringen av transaktionen.