Bokföringssidorna är tekniskt sett likadana oberoende av verifikationstyp. Det finns dock några skillnader beroende på vilken verifikationstyp som hanteras.
Allmänt
Bokföringssidan skapas samtidigt som verifikationen sparas. Om uppgifter som påverkar bokföringen redigeras i verifikationen (produkter, summan, antal, moms, m.m.) så skapas bokföringen på nytt utifrån standardvärdena. Av den här anledningen är det bra att göra verifikationen klar innan ändringar görs i dess bokföring. Raderna på sidan beaktas i den officiella bokföringen så som avses i bokföringslagen, först när verifikationen är godkänd.
Knappar
Med knappen Spara sparas ändringar som gjorts på bokföringssidan.
Knappen Godkänn visas på bokföringssidor för bokföringsorder med statusen Under behandling. Genom att klicka på Godkänn bekräftas bokföringsordern som då blir en del av den officiella bokföringen. Bokföringen för en godkänd bokföringsorder går att ändra.
Med knappen Bilagor kan man lägga till, ta bort och läsa verifikationens filbilagor. På bokföringssidorna för alla verifikationstyper går det att lägga till, läsa och ta bort filbilagor.
Vi knappen Förhandsgranskning visas uppgifterna på bokföringssidan antingen i html- eller pdf-format.
När man klickar på Sammanfoga rader ändras konteringen som sammanställts per momssats till en radspecifik kontering, alltså en rad per momssats. Konteringen blir transaktionsvis eller radvis, beroende på om alternativet Bokföring radvis har valts i samband med att fakturan skapades.
Med knappen Lägg till rad skapas en ny, tom bokföringsrad.
Med Kopiera rad/rader skapas en identisk rad av den rad som kopieras.
När man klickar på Ta bort rad/rader tas markerad bokföringsrad bort. Endast nollrader kan tas bort och motbokningsrader kan inte raderas.
Med knappen Välj konto kommer man till sidan Kontoförteckning. Härifrån går det att hämta ett bokföringskonto till markerad bokföringsrad.
Uppgifterna på bokföringssidan
Verifikationens typ och nummer visas i det övre fältet på sidan. I det nedre fältet visas stämplar för när verifikationen har skapats och redigerats.
I basuppgifterna för bokföringssidan visas uppgifter om affärspartner (Namn, Organisationsnummer).
Momsstatus
Momsberäkningen utgår från momsstatusen. Standardvärdet för momsstatus i svenska Procountor är Sverige. Om fakturan inte avser inrikeshandel ska momsstatusen ändras på bokföringssidan. För affärspartner och produkter är det möjligt att ange en momsstatus som standard. Fakturans summa samt skattebeloppet redovisas och dras av i momsdeklarationen.
Läs även om Momsberäkning, Momsdeklaration och Hantering av moms i Procountor
Bokföringsdatum och bokningsmånad
Datumet på fakturan utgör det förvalda värdet för Verifikatdatum på bokföringssidan. Detta datum går att ändra. Exempelvis en årsrabattsfaktura som skapas 2020-01-15 dateras till samma dag. Här är exempelvis betalningsvillkoret logiskt. Genom att på bokföringssidan ändra Verifikatdatumet till 2019-12-31 beaktas fakturan som en bokföringstransaktion i december 2019.
Den kalendermånad som motsvarar verifikationsdatumet blir automatiskt Bokningsmånad. Bokningsmånaden kan inte ändras separat. Om verifikationsdatumet ändras, ändras också bokningsmånaden på motsvarande sätt.
Verifikatnummer
Verifikationerna numreras i Procountor i en nummerserie enligt verifikationstyp.
Det kan uppstå luckor i nummerserien eftersom ett verifikat kan makuleras efter att det har tilldelats ett nummer. Makulerade verifikationer finns fortsättningsvis sparade i Procountor men deras bokföringssida försvinner. Makulerade verifikationer kan sökas upp via Sökning av verifikat.
Verifikationsmaterialets fullständighet säkerställs genom avstämningar istället för genom nummerserierna.
Periodens start- och slutdatum
Uppgifterna i fälten används till Procountors Periodiseringsverktyg. Här definieras till vilken period en verifikation ska periodiseras. När Avtalsfakturering används får fälten värdena för faktureringsperiodens start- och slutdatum.
Avskrivningsmetod
Det här fältet är endast för information och påverkar inga funktioner.
Redovisningskonsultens anteckningar
Det finns plats för 255 tecken långa anteckningar i fältet. Anteckningarna visas endast på verifikationens bokföringssida.
Transaktionskod
I fältet Transaktionskod går det att skriva in en 255 tecken lång verifikationsspecifik transaktionskod. Om inga transaktionsspecifika radförklaringar finns sparade på bokföringssidan kopieras transaktionskoden till raduppgifterna.
Anteckningar från faktura
Anteckningar från faktura visas om anteckningar angetts för fakturan.
Bokföringsvaluta
Verifikationens valuta ändras på bokföringssidan till bokföringsvalutan. På detta sätt kan leverantörsfakturan vara i inköpslandets valuta även om själva bokföringen sker i en annan valuta. Procountor räknar automatiskt om enligt angiven valutakurs. I Basuppgifter för företaget anges hämtningsfrekvensen för valutakurserna.
Verifikatet totalt
I Verifikatet totalt ska saldot vara noll. Om det finns ett saldo stämmer inte bokföringssidans konteringar. Klicka i sådana fall på Spara. Då överförs saldot till kontot avstämningsdifferenser där det kan bokföras till rätt ställe.
Avstämning av verifikatet
I verifikationerna används en avstämningsrad. Den avstämningsdifferens som visas här redovisas i huvudbokföringen på kontot Avstämningsdifferenser. I bokföringen går det att följa upp det antal transaktioner som har noterats för kontot genom att skapa en huvudbok av kontots händelser och sortera dem enligt bokföringsvärdet i storleksordning.
Om kontot Avstämningsdifferenser har ett saldo ska en ny rad läggas till på bokföringssidan. På raden anges avstämningsradens summa och rätt kontonummer och saldot på avstämningsdifferenskontot nollställs. Av tekniska orsaker går det inte att byta kontonummer eller ändra moms-% på avstämningsdifferensraden.
Konteringar
I Procountor sker den förvalda konteringen för verifikationen enligt verifikationens typ, ett affärspartnerspecifikt förvalt konto eller enligt förvalt konto som angetts i produktregistret.
Via knappen Välj konto kommer man till sidan Kontoförteckning. Härifrån går det att hämta ett bokföringskonto till markerad bokföringsrad. Vyn Kontoförteckning kan också nås genom att dubbelklicka på kontonamnet. Det går också att byta bokföringskonto genom att fylla i kontots namn eller
nummer i kontonummerfältet. Om man fyller i kontots nummer ändras kontots namn när kontonummer som ingår i kontoplanen anges.
När man klickar på Fortsätt överförs det konto som valdes på sidan Kontoförteckning till bokföringsraden.
Via knappen Redigera kontoplan kommer man till sidan Redigera kontoplanen.
Knappen Sammanfoga rader återställer förvald kontering och de egna ändringarna försvinner. Innan man klickar på Sammanfoga rader är det värt att fundera på om man vill kontera verifikationen radspecifikt eller samlat.
Genom att välja Beräkna sammandrag öppnas ett fönster där programmet gör en lista över transaktionerna i verifikationen och kombinerar de transaktioner som redovisats på samma konto i bokföringen.
Transaktionsraderna har förutom kontonumret och huvudbokskontots namn följande uppgifter:
Värde
Transaktionens värde i valutor. Debiteringar har plustecken (d.v.s. debetöverföringar). Krediteringar anges med minustecken (d.v.s. kreditöverföringar).
Moms
Momsbeloppet på raden.
Moms %
Radens momssats.
Momsavdrags- %
Standardvärdet 100 % på leverantörsfakturor betyder att momsavdraget kan göras i full omfattning. Avdragsprocentsatsen 0 används om inget momsavdrag får göras.
Momsstatus
Det går att välja en transaktionsspecifik momsstatus i rullgardinsmenyn, vilken avviker från den verifikationsspecifika momsstatusen.
Balanspost
Fältet visas på verifikationens bokföringssida om inställningen Balansposterna visas på bokföringssidan har markerats i Inställningar.
På bokföringssidan för bokföringsorder som har skapats med Periodiseringsverktyget, visas i fältet Balanspost den ursprungliga verifikationen och verifikaitonsnumret, exempelvis kundfaktura 2.
När det handlar om ett konto i balansräkningen, så kan förutom nummer, även fritext anges (maximalt 40 tecken). Fältet underlättar skapandet av balansspecifikationer, eftersom det är möjligt att separat söka öppna balansposter via Balansspecifikationen. Balansspecifikationens Sök öppna balansposter söker alla transaktioners koder som använts för kontot och beräknar motsvarande öppna saldon i balansräkningen.
Konteringsuppgifterna kan ändras under räkenskapsåret. Målet med Procountor är dock att bokföringen automatiseras så att konteringsanteckningar inte behöver preciseras.
Korrigeringspost
När korrigeringar görs på Bokföringssidan framträder knappen Korrigeringspost. Via den här knappen är det möjligt att se vilka ändringar som har gjorts på bokföringssidan. För att komma tillbaka till Bokföringssidan klickar man på Stäng.
Korrigeringspost visas om verifikationsdatumet är äldre än två månader och verifikationen har skapats för mer än två månader sedan, samt inte har redigerats på 2 dagar.