För att den automatiska betalningshanteringen samt kontoutdrag och referensbetalningar ska vara möjlig behöver bankontoinnehavaren ge Procountor en fullmakt att utföra all informationsöverföring som krävs för detta.
Bankkontofullmakter
Läs mer på denna sida om hur du går tillväga för att koppla dina bankkonton till Procountor.
Bankförbindelser, registrera bankkonton
Du hanterar ditt företags bankförbindelser via Administration > Uppgifter om företaget > Bankförbindelser.
Registrera ett nytt bankkonto i Procountor genom att:
- Klicka på knappen Lägg till
- Fyll i IBAN, BIC (ska fyllas i automatiskt), Valuta, Bokföringskonto, Organisationsnummer (endast siffror)
- Tryck på Fortsätt
- Tryck på Lägg till PG/BG för att öppna rutan där du kan lägga till eventuella Plus- eller Bankgiro konton kopplade till IBAN-numret. Obligatoriskt för SEB kunder.
- Tryck på Lägg till och välj Kontonummertyp samt ange Plusgiro- eller Bankgiro-numret. Det går att spara både Plus- och Bankgiro för ett och samma IBAN.
- Tryck på Fortsätt
- Tryck på Spara
- På fakturaunderlaget ska kryssas för om kontot ska visas i kundfakturans sidfot.
- Förvalt konto på faktura kryssas i för det konto som används oftast på kundfakturor.
- Förvalt betalningskonto kryssas i för bankkontot som används mest för att betala leverantörsfakturor.
- Girering och Utlandsbetalning kryssas i för alla konton som kan användas för att betala inrikes och/eller utrikesbetalningar.
Obs! När bankkontonumret anges i basuppgifterna ska man iaktta största möjliga noggrannhet. IBAN-numret innehåller kontrollsiffror, var noga med att kontrollera de siffror som anges. Programmets kontroll är 100 % säker om bara ett tecken är fel när IBAN-numret anges. Om det finns två eller fler felaktiga tecken (t.ex. siffrorna byter plats), så passerar vart tionde sådant fel kontrollen beroende på beräkningsmetoden.
När ett nytt bankkonto läggs till går det att definiera att det handlar om ett valutakonto, och att programmet kan ta emot kontoutdrag för valutakonton.
Pengar på kontot
De pengar som finns på kontot tillhör kontoinnehavaren i sin helhet. Varken den bokföringsbyrå som företaget/organisationen använder eller Accountor Finago AB har någon rätt till pengarna på kontot. De pengarna kan endast användas för att betala leverantörsfakturor som är godkända för betalning eller för andra betalningar som ingår i tjänsten. Med tanke på hanteringen av betalningar ger företaget själv fullmakter till tjänstens användare i användaradministrationen.
Tjänster knutna till bankkontot
I bankkontouppgifterna finns flera bankkontospecifika punkter knutna bland annat till tjänster som används för kontot:
- BIC-kod (skapas automatiskt utifrån banken)
- Girering (valet anger om vanliga gireringar kan ske från kontot)
- Utlandsbetalningar (valet anger om utlandsbetalningar kan ske från detta konto)
Obs! Innan du väljer att använda olika betalningstjänster för kontot ska det säkerställas att det finns avtal med banken om att använda tjänsterna.
Procountor förutsätter att returer för fakturabetalningar mottas i kontoutdraget.
När det gäller kontoutdragstjänster rekommenderar vi att kontoutdraget mottas dagligen. Procountor kan även ta emot kontoutdrag vecko- och månadsvis. Men då sker en motsvarande försening i bokföringen och bokföringen av betalningar av leverantörsfakturor.
Mottagna betalningar på bankkontot
Referensbetalningarna tas emot i separata filer från banken och bokförs automatiskt på kundfakturan. Felaktiga betalningar kan returneras till betalaren, eller deras referensuppgifter korrigeras till rätt öppen faktura.
Betala fakturor från bankkonto
I cirkulation av leverantörsfakturor kan fakturorna sakgranskas och godkännas innan de betalas. I inställningarna för cirkulationen går det att definiera om fakturorna ska vara godkända innan de får betalas. Framförallt i små företag behövs ingen sakgranskning och inget godkännande, utan företagaren lägger genast in fakturorna för betalning. Under betalningen går det att ändra beloppet som ska betalas, exempelvis om det inte finns tillräckligt med pengar på kontot för att betala hela fakturan. En sådan delbetalning kan ha betydelse speciellt i beskattningen när det gäller de sanktioner som följer av försenad betalning.
Betaldag är det datum när betalningsmaterialet överförs till banken. Om fakturans betalningsdag ligger i framtiden stannar fakturan kvar i statusen Betalning kö till bank fram tills betalningsdagen, då betalningsuppgiften överförs till banken. Om betalningsdagen ligger långt in i framtiden uppmärksammar systemet detta vid betalningen, men fakturan kan läggas in för betalning. Om betalningsdagen ligger bakåt i tiden överförs materialet till banken vid följande körning.
Betalningsfel och saknad täckning
Om det inte finns tillräckligt med pengar på bankkontot för att betala hela beloppet, avvisar banken alla betalningstransaktioner i omgången. Om pengar saknas kan man föra över medel från företagarens bankkonto till företagets bankkonto, eller flytta fram betalningsdagen för några betalningar till en senare tidpunkt. På det sättet går det att säkerställa att brådskande betalningar blir betalda.
Procountor hanterar de betalningsreturer som tas emot på kontoutdraget och matchar dem mot transaktionen efter bankens betalning.
Flera bankkonton
Det går att använda flera bankkonton om företaget vill det. Konton som används för betalningsförmedling anges som betalkonto under Administration > Uppgifter om företaget > Bankförbindelser. Det konto betalningen ska gå från väljs i betalning av fakturor.
Om mottagaren till en kundfaktura inte kan ta emot e-fakturor, kan fakturan skickas genom att du använder fakturakanalen Post eller E-post. På en sådan faktura skrivs det ut en bankstreckkod, och bankuppgiften för denna finns överst på fakturan i form av bankkontonumret.
Konteringsanteckningar i bokföringen för bankkontotransaktioner
Om företaget använder flera bankkonton ska du ange de underkonton till standardbankkontot som först ska öppnas i kontoplanen.
Samtidigt kan namnet på standardkontot ändras, exempelvis:
Samtidigt kan namnet på standardkontot ändras, exempelvis:
1920 Bankfordringar, M-bank
1920 Bankfordringar, O-bank
1920 Bankfordringar, S-bank
Banktransaktionerna registreras i bokföringen som dagliga summor med insättningar och uttag separat. Om man får kontoutdraget en gång i veckan delas kontoutdraget upp i dagliga kontoutdrag som ger de dagliga bokföringsposterna.
De radspecifika transaktionerna på kontoutdraget registreras automatiskt utifrån förklaringskoderna. Be din bokförare att kontrollera om standardbokningarna på bokföringssidan för referensnummer och kontoutdrag är i sin ordning. Procountors registreringskedja fungerar inte ordentligt om det till exempel inte skapas någon bokföringssida för referensbetalningar.
Användning av bankkonto
Det är även möjligt att sköta många olika banktjänster direkt via bankkontot, till exempel:
- Direktdebitering av låneamorteringar och räntor
- Bankkortsbetalningar
- Insättningar av kontantförsäljning
- Bankens serviceavgifter
Procountor antar ett huvudbokskonto för alla dessa transaktioner med hjälp av förklaringskoden. Huvudbokskontot ska specificeras på bokföringssidan om standardkontot är för vanligt. Användaren kan bläddra i bankkontots kontoutdrag för att göra bokningar och följa upp bankkontotransaktioner. Själva uppgifterna på kontoutdraget kan inte ändras, men utifrån kontoutdraget man kan specificera och korrigera utförda bokningar under hela räkenskapsåret.
Avstämningar av bankkontot
Den person som är ansvarig för företagets bokföring ska emellanåt stämma av bankkontots saldo på kontoutdraget med det aktuella bankkontots saldo i huvudbokföringen. Avstämningen sker exempelvis genom att ta en huvudboksvisning av det aktuella bankkontot, och jämför det slutsaldot med kontoutdragets slutsaldo för motsvarande tidpunkt.
Orsaken till större avstämningsdifferenser ska utredas. Differensen kan lokaliseras genom att du bläddrar bakåt i kontoutdrag för att se var i huvudboksvisningen differensen har uppstått. I praktiken kan orsaken till differensen bara vara en felaktig korrigering av bokföringen (t.ex. en specifikation av kontonumret). Felet korrigeras genom att bokföringen rättas till.