På den här sidan redogör vi för olika sätt att exportera information ifrån Procountor i form av utskrivbara rapporter, t.ex. för den händelse att informationen ska ges vidare eller företaget upphör med användningen av Procountor.
Allmänt
Alla databaser och filer i Procountor säkerhetskopieras dagligen till ett separat, brandsäkert utrymme. Därtill replikeras föränderlig information ständigt till en reservserver. Därför behöver användarna i vanliga fall inte ta säkerhetskopior av informationen i Procountor. Ibland uppstår det emellertid situationer där information i Procountor behöver tas tillvara, till exempel om den ska behandlas i en miljö utan internetförbindelse, skickas till personer som inte har användarbehörigheter eller om företaget upphör med användningen av Procountor.
När avtalet med Procountor har upphört bevaras informationen i Procountor i 1,5 år innan miljön raderas. Efter detta är det inte längre möjligt att återställa datan och det är därför viktigt att all information och data hämtas ut innan miljön stängs och avtalet avslutas.
Uppgifter om verifikat och transaktioner i Procountor kan exporteras till olika format som kan sparas på den egna datorn. Exempelvis kan HTML-utskrifter överföras till Excel eller Word med webbläsarens copy/paste-funktion.
Fakturor (inkl. order och verifikat)
Du kan skriva ut fakturor och deras filbilagor i PDF-format från sidan Sökning av verifikat. Välj alternativet Utskrivbart ZIP-paket som visas på menyn som öppnas med en högerklickning. Denna funktion skapar ett ZIP-paket av alla sökta fakturor och varje faktura är i PDF-format.
Du kan ta fram uppgifter om de sökta fakturorna i Excel-format med funktionerna Förenklad exportutskrift och Omfattande exportutskrift som finns på samma meny.
Med funktionen Sökresultat och momsspecifikation kan du ta fram uppgifter om de sökta fakturorna och deras moms i HTML-format.
Nämnda utskrifter kan även exporteras med knappen Utskrifter, som finns på sidan Sökning av verifikat.
bakgrundsprocess för stora exporter
För verifikatsökning (i nuläget inte för Traditionell sökning) finns en bakgrundsprocess för att hantera stora exportfiler. Det gör att du kan fortsätta arbeta i Procountor medan stora utskriftsbara PDF- eller ZIP-paket genereras i bakgrunden.
- Genereringen påverkar inte Procountors prestanda – inga fördröjningar.
- Du kan fortsätta arbeta eller till och med logga ut medan filen skapas.
- Du får ett mejl med en säker nedladdningslänk när filen är klar.
Så här fungerar det – steg för steg
- Gå till Sökning > Sökning av verifikat och sök fram de verifikat du vill exportera.
- Klicka på Utskrivbar lista och välj Utskrivbart ZIP-paket eller Utskrivbart PDF-paket.
- Beroende på filens storlek:
- Om filen är liten: skapas den direkt och laddas ner automatiskt.
- Om filen är stor: filen genereras i bakgrunden och skickas därefter till din registrerade e-postadress.
- En popup-ruta visas och bekräftar att exporten har startat. Den visar också den e-postadress som aviseringen skickas till när filen är klar. (E-postadressen hämtas från användarens sparade uppgifter i Procountor och kan inte ändras i popup-rutan.)
- Du kan nu fortsätta arbeta som vanligt i Procountor.
Om du försöker starta ytterligare en stor export innan den pågående är klar, visas en popup som ber dig att försöka igen senare. (Små exporter tillåts. Det är också möjligt att starta en ny stor export i en annan miljö.)
6. När filen är klar får du ett mejl med en nedladdningslänk. När du klickar på länken öppnas
Procountor i en ny flik och filen laddas ner automatiskt.
Rapporter
Bokföringsrapporter kan skrivas ut i HTML-, Excel- eller PDF-format genom att man väljer det önskade formatet på menyraden.
Affärspartnerrapporten ger uppgifter om affärspartner och den kan skrivas ut i HTML- eller Excel-format genom att man väljer formatet från menyraden.
Rapporten Produktregister visar produktuppgifter som kan skrivas ut i HTML- eller Excel-format genom att man väljer formatet med knappen när rapporten har körts.
Kontoutdrag och referensbetalningar
Kontoutdrag fås som PDF-filer med knappen Utskrivbart ZIP-paket. Funktionen skapar ett ZIP-paket av alla kontoutdrag som sökts fram till listan. Varje kontoutdrag är en PDF-fil.
Uppgifter om referensbetalningar fås i Excel-format med alternativet Referensbetalningsrapport som finns bland betalningsrapporterna. Knappen Excel på rapporten skapar en Excel-tabell av de sökta referensbetalningsuppgifterna.
Sökord: ladda ner, avsluta, säga upp