Med kontantrabatt i Procountor är det möjligt att erbjuda kund- och leverantörsspecifika kontantrabatter samt att upprätta order och fakturor med tillämpning av kontantrabatt. När kontantrabatter används i programmet blir även reskontra och kontantrabattbokningarna automatiskt uppdaterade.
Nedan beskrivs hanteringen av kontantrabatter närmare och även vilka delar av programmet som hanteringen påverkar.
Inställningar
Kontantrabatter aktiveras i punkten Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar i programmet. Detta utförs separat för kund- respektive leverantörsfakturor.
Inställningen Kontantrabatter på försäljning påverkar användningen av dubbla betalningsvillkor för kundfakturor och -order samt i kundregistret. Om kontantrabatt är aktiverad är det möjligt att använda betalningsvillkor för kundfakturor och -order samt i kundregistret där en nettoförfallodag samt en förfallodag med kontantrabatt och procent anges.
Inställningen Kontantrabatter på inköp påverkar användningen av dubbla betalningsvillkor för leverantörsfakturor och -order samt i leverantörsregistret. Om kontantrabatt är aktiverad är det möjligt att använda betalningsvillkor för leverantörsfakturor och -order samt i leverantörsregistret där en nettoförfallodag samt en förfallodag med kontantrabatt och procent eller belopp (endast på fakturor) anges.
Register
Basuppgifter om affärspartner
I Kund- respektive leverantörsregistret är det möjligt att spara kund- och leverantörsspecifika betalningsvillkor som används på fakturor och order när en faktura eller order skapas med hjälp av registeruppgifter. Basuppgifterna på en kund eller leverantör kan redigeras från menyn: Register > Kundregister alt Leverantörsregister , klicka på knappen Visa basuppgifter.
I fälten Betalningsvillkor (dag/%) anges fakturans förfallodag och den rabattprocent som tillämpas. I datumfältet sparas en siffra och den procent som väljs i rullgardinsmenyn, alternativen är 0–5. I fälten sparas t.ex. 14 (dag) – 0 (%). Lägg märke till att antalet dygn i betalningsvillkoret inte får vara större än antalet dygn för kontantrabatt.
I fälten Kontantrabatt (dag/%) sparas kontantrabattens förfallodag och den rabattprocent som tillämpas. I datumfältet sparas en siffra och en procent. I rullgardinsmenyn väljs den tillämpade procenten, alternativen är 0–5. I fälten sparas t.ex. 7 (dag) – 3 (%).
Dubbla betalningsvillkor kan sparas var för sig i basuppgifterna via Import av affärspartnermaterial eller med hjälp av funktionen Redigering av flera affärspartner.
Affärspartnersrapport
Affärspartnerrapporten i programmet används för att granska för vilka kunder och leverantörer kontantrabatt har sparats samt betalningsvillkoren och procenten för kontantrabatten. Rapporten finns i programmet i punkten Rapportering> Registerrapporter > Affärspartnerrapport. Välj Betalningsvillkor och Kontantrabatt för rapporten enligt (Registeruppgifter). Genom att välja Detaljerad rapport som utskriftsformat för rapporten är det möjligt att direkt granska basuppgifterna om affärspartner i detalj och redigera uppgifter.
Användning av kontantrabatt på fakturor
Kundfaktura och -order
De betalningsvillkor som är sparade i kundregistret hämtas som standard på fakturan när den skapas. Fälten Betalningsvillkor (dag/%) och Kontantrabatt (dag/%) kan också redigeras på fakturan.
När en faktura sparas och betalningsvillkor med kontantrabatt och procent har angetts för fakturan visas även slutsumman med kontantrabatt under fakturans slutsumma i vyn Faktura i Faktureringsuppgifter.
Via knappen Visa på fakturan anges båda betalningsvillkoren i uppgifterna upptill på fakturaunderlaget och dessutom en separat uppgift om kontantrabatten, rabattbeloppet, förfallodagen och summan med kontantrabatt. Till exempel: Kontantrabattens värde är 18,45 euro. Före 5.8.2010 ska 596,55 euro betalas, i annat fall ska fakturans slutsumma betalas.
Leverantörsfaktura och -order
De betalningsvillkor som är sparade i leverantörsregistret hämtas som standard på fakturan när den skapas. Fälten Betalningsvillkor (dag/%) och Kontantrabatt (dag/%/värde) kan också redigeras på fakturan. I fältet Värde är det möjligt att direkt ange kontantrabattsbeloppet och då behöver inte procenten sparas separat. Om procent är vald och en summa har angetts i värdefältet används siffran i värdefältet när kontantrabatten beräknas.
När en faktura sparas och betalningsvillkor med kontantrabatt och procent har angetts för fakturan visas även slutsumman med kontantrabatt under fakturans slutsumma i vyn Faktura i Faktureringsuppgifter.
Betalningar och korrigeringar i bokföringen
Kvittning av kundfaktura mot öppna betalningar
När en inbetalning är gjord med en korrekt referens allokeras betalningen automatiskt till kundfakturan och en betalningstransaktion med betalningens belopp upprättas för fakturan. Om kontantrabatt har använts vid betalningen och endast en del av fakturabeloppet har betalats kommer kontantrabattens belopp att bli öppet.
I den automatiska allokeringsbehandlingen av referensbetalningar kontrollerar Procountor om kontantrabatt har registrerats för den allokerade fakturan och om betalningsdifferensen motsvarar kontantrabattbeloppet och om referensbetalningens datum är samma eller tidigare än förfallodagen för kontantrabatten. Om alla uppgifter överensstämmer på fakturan och med betalningen, upprättas en andra betalningstransaktion för fakturan där kontantrabattbeloppet kvittas mot öppna betalningar och fakturan överförs till status Betald.
Korrigering av bokföringen vid beviljad kontantrabatt
På bokföringssidan för referensbetalning utförs automatiskt en korrigeringsbokning där kontantrabatten kvittas mot kontot kundfordringar och kontantrabattbeloppet bokförs i lämnade rabatter specificerad per skattesats. På detta sätt bokförs de kontantrabatter som följer de betalningsvillkor som används vid försäljningen under den månad då betalningen har mottagits.
Om en kund har gjort en betalning med felaktig referens och betalningen inte automatiskt allokeras till fakturan är det möjligt att allokera betalningen till rätt faktura med funktionen rätt referens och då behandlar programmet kontantrabatten automatiskt i anslutning till allokeringen på det sätt som anges ovan.
Betalning av leverantörsfaktura
På en leverantörsfaktura sparas betalningsvillkoren med uppgift om kontantrabatten. När en leverantörsfakturan betalas visas mer information om kontantrabatten i vyn Betalning. I vyn visas kontantrabattens belopp, förfallodag och det belopp som ska betalas efter kontantrabatten. I fältet Betalas visar programmet förvalt fakturans hela slutsumman som det belopp som ska betalas eller det belopp som är öppet på förfallodagen. Om kontantrabatt ska tillämpas ändras beloppet i fältet Betalas till summan med avdragen kontantrabatt och förfallodagen för kontantrabatten anges i fältet Betalningsdag före tryckningen på knappen Betala.
Kvittning av leverantörsfaktura mot öppna betalningar
När Procountor tar emot kontoutdrag och en leverantörsfaktura har betalats med referensnummer, allokeras den betalade fakturan med hjälp av referensnumret till motsvarande kontoutdragstransaktion på kontoutdraget. Fakturan kvittas som betald mot betalningsbeloppet. Om fakturan innehåller en markering om kontantrabatt och differensen mellan fakturan och betalningen lika stor som kontantrabatten och leverantörsfakturan är betald på den faktiska förfallodagen eller tidigare, kvittas leverantörsfakturan automatiskt med kontantrabattens belopp med en andra betalningstransaktion. Då har fakturan helt status Betald och tas bort från öppna fakturor.
Korrigering av bokföringen vid beviljad kontantrabatt
På sidan för kontoutdrag utförs automatiskt en korrigeringsbokning där kontantrabatten kvittas i transaktionskontot och kontantrabattbeloppet bokförs i erhållna rabatter specificerad per skattesats. Erhållna kontantrabatter för inköp och motsvarande korrigeringsposter bokförs för den period då betalningen har gjorts.