I Procountor behöver du endast ha en användare och användarnamn per person för att nå olika företagsmiljöer, oavsett vilket land miljön tillhör.
Om användaren du vill lägga till i en miljö redan har en användare i Procountor, rekommenderar vi att lägga till det befintliga användarnamnet.så att användaren inte behöver ha fler än ett användarnamn.
Skapa ny användare
För att skapa en ny användare, gå till Administration > Användare och användarrättigheter och klicka på Skapa ny användare.
Ange den nya användarens Förnamn, Efternamn och E-postadress. Dessa uppgifter är obligatoriska. Systemet kommer automatiskt att föreslå ett användarnamn. Ett användarnamn ska vara individuellt. Om användarnamnet är upptaget ger systemet ett annat alternativ. Notera att systemet inte godkänner skandinaviska bokstäver, mellanslag eller en del särskilda karaktärer.
Under Användarnamn och lösenord har man två alternativ för hur uppgifterna skickas ut till den nya användaren. Genom att välja Procountor skickar användarnamn till användaren via e-post och lösenord via SMS så görs just detta automatiskt från systemet. Det här förutsätter att korrekt e-postadress samt mobilnummer har angetts. Om man väljer Ge det till användaren personligen så kommer användarnamnet och lösenordet upp i en ruta efter att man tryckt på knappen Klar.
I Mobiltelefon med internationellt prefix ska användarens mobilnummer anges. Det är viktigt att ett svenskt nummer anges med +46 följt av mobilnumret utan den första nollan (0), till exempel +46701001010.
Under Personuppgifter finns det tre alternativ för den nya användaren och företagets Personregister:
- Lägg till användare till personregistret = En ny person skapas automatiskt i personregistret.
- Länka användaren till en befintlig person i personregistret = Den nya användaren länkas till en redan skapad person i personregistret genom att välja en person i rullgardinslistan.
- Länka inte användaren till personregistret = Väljs när man inte vill skapa eller länka till en person i personregistret.
Användaren kan senare själv ändra sina uppgifter via vyn Egna uppgifter och inställningar. Ingen annan än användaren själv kan redigera uppgifterna senare. En personbeteckning inklusive kontrollbeteckning som en gång har matats in korrekt kan inte längre ändras eller tas bort.
Om det finns önskemål att en person som fick rollen Personal när användarkontot skapades eller vars användarrättigheter har begränsats till endast egna kund-, leverantörsfakturor och manuella verifikat ska få hantera dessa, måste en person med samma personbeteckning grundas i Affärspartnerregistret.
En person som inte finns med i Personregistret kan inte skapa rese- eller kostnadsfakturor.
Den nya användaren har inga förvalda användarbehörigheter, detta måste korrigeras i efterhand.
Lägg till befintlig användare
Anslut ett befintligt användarnamn till företagets användare med knappen Lägg till befintlig användare på sidan Administration > Användare och användarrättigheter.
Programmet frågar vilket användarnamn som ska anslutas, och om användarnamnet finns i Procountor ansluts det till företagets användare efter en bekräftelsefråga. Vi rekommenderar att en användare endast har ett användarnamn för Procountor. Samma koder används för att logga in på alla företag till vilka koderna är anslutna. Längst upp till höger i Procountor finns en rullgardinsmeny där användaren kan växla från ett företag till ett annat.
Oavsett vilken metod som används för att lägga till användare har den nya användaren inga förvalda rättigheter till någon funktion, detta måste korrigeras i efterhand.
Lägg till användaren i Personregistret för att personen ska ha möjlighet att skapa rese- och kostnadsfakturor.
Behörigheter
Behörigheterna anges under Administration > Användare och användarbehörigheter genom att kryssa i rutan bredvid användaren. Användaren och användarrättigheterna visas nu till höger. Välj först lämplig roll med behörigheter för användaren och ändra de förvalda alternativen vid behov. Om användaren ges rollen Redigerad, ska lämpliga inställningar för behörigheten anges separat. Tryck på Spara efter du har ställt in behörigheten.
Första inloggningen
Ett e-postmeddelande skickas ut med personens användarnamn i samband med att en ny användare skapas. Samtidigt skickas ett SMS ut med ett lösenord. Om fel e-postadress eller mobilnummer har angetts, kontakta kundservice@finago.com för hjälp.
Vid första inloggningen behöver användaren inte en lista med engångslösenord, utan den skapas i samband med inloggningen. Användaren får ett välkomstmeddelande, och efter att ha stängt det kommer en lista med engångslösenord att visas på skärmen. Lösenordslistan kan antingen sparas på disk, eller skrivas ut genom att flytta den till Notepad eller Word med hjälp av funktionen kopiera/klistra in, dvs. copy/paste. När du klickar på Visa lösenordslista (HTML) och Visa lösenordslista (PDF) visas listan i utskrivbart format. I PDF-formatet skrivs listan ut i kreditkortsstorlek och är lätt att bära med sig hopvikt. När du klickar på Visa öppnas listan i ett popup-fönster. Om du vill använda popup-fönster ska du innan den första inloggningen se till att popup-fönster är tillåtna i Procountor.