Procountor innehåller alla verktyg som krävs för fakturering och försäljning. Den här artikeln innehåller kortare information om funktioner relaterade till att skapa och skicka kundfakturor och reskontra. För mer detaljerade instruktioner, vänligen klicka på länkarna som hittas i texten.
Skapa faktura
- I Procountor kan kundfakturor skapas en och en, flera samtidigt med funktionen Massfaktura eller genom avtalsfakturering. Genom API kan kundfakturor också skickas över från andra system till Procountor.
Kundfaktura
I Procountor kan enstaka fakturor skapas på några olika sätt:
- Via Ny > Kundfaktura.
- Hämta en befintlig kunds uppgifter genom att trycka på Sök kund.
- Eller skapa en kundfaktura på tomt fakturaunderlag genom att direkt trycka på Skapa.
- Via knappen Exportera till faktura > Kundfaktura i kundregistret på sidan Kundens basuppgifter. Eller genom att markera kunden i kundregistret och därefter knappen Exportera till fakturaunderlag > Kundfaktura.
- En ny faktura kan skapas genom att kopiera en befintlig kundfaktura. Gå in på kundfakturan och tryck på Redigera > Kopiera.
- När en kundfaktura sparas får den status Under behandling och bokföring genereras omedelbart baserat på de förinställda konteringsreglerna eller förvalda konton som ställts in på kunden i kundregistret.
- När en faktura är komplett och godkänd ändras dess status till Ej skickad. Därefter kan fakturan enkelt skickas via önskad fakturakanal.
Massfaktura
- Funktionen Massfaktura kan användas för att skapa flera fakturor samtidigt. Antingen med samma raduppgifter eller med förvalda produkter som sparats på de enskilda kunderna i kundregistret. Funktionen kan användas för att skapa flera likadana kundfakturor snabbt.
- Funktionen nås genom att klicka på knappen för Massfaktura i vyn Ny kundfaktura (Ny > kundfaktura). Massfakturor kan användas i följande situationer, exempelvis:
- När flera identiska fakturor skapas för olika kunder (t.ex. för medlemsavgifter)
- När månatliga fakturor skapas (t.ex. för hyresbetalningar)
Avtalsfakturering
- Avtalsfakturering är en avgiftsbelagd tilläggsfunktion. Funktionen hittas via Register > Avtalsfakturering.
- Funktionen gör det möjligt att fakturera kunder enligt de avtal som lagts in. Avtalsfakturering kan användas för att enkelt skapa kundfakturor med identiskt innehåll som skickas till kunder månadsvis eller årsvis.
- Funktionen kan beställas genom att kontakta Procountors kundservice: kundservice@procountor.com
Import av fakturadata från andra system
Förutom att skapa kundfakturor enskilt eller som massfaktura i Procountor som beskrivits ovan, kan fakturadata även importeras från andra system. Fakturor kan importeras från ERP-system, projektledningsprogram, webbshoppar eller kassasystem. Import av fakturadata kan implementeras genom att använda funktionen Importera data som finns i menyn (Administration > Import av material),
Skicka fakturor
Fakturakanaler
Fakturakanalen måste definieras när kundfakturor skapas. Följande fakturakanaler finns tillgängliga:
-
Post
Fakturan skickas till kunden via post, genom Procountors utskrifts- och posttjänst. Efter att fakturan skickats, skrivs den automatiskt ut, stoppas i ett kuvert och skickas. -
E-faktura
E-fakturor skickas till den e-fakturaadress som anges på fakturan. En bild av fakturan och dess eventuella bilagor levereras också med fakturan som PDF-filer. Efter att ha skickats, överförs fakturan automatiskt till den elektroniska fakturaoperatören för leverans. -
E-post
Fakturan levereras via e-post med en PDF-bild av fakturan och eventuella bilagor bifogade i meddelandet. E-posten skickas automatiskt när fakturan har skickats från Procountor. -
Skickas inte
Som för sammanlagda fakturor, kommer fakturan inte att skickas alls. Fakturan kan inte levereras automatiskt via Procountor.
Skicka fakturan
- En enskild godkänd (dvs. med statusen Inte skickad) faktura kan levereras direkt genom att klicka på knappen Skicka i fakturavyn, om fakturakanalen är Post, E-faktura eller E-post.
- Flera fakturor kan godkännas och skickas samtidigt genom att välja funktionen Godkännande/avsändning av flera kundfakturor från rullgardinsmenyn som öppnas genom att klicka på knappen Lägg till funktioner i vyn sökning av verifikat.
- En faktura kan endast skickas en gång genom funktionen Godkännande/avsändning av flera kundfakturor. Om en sådan faktura behöver skickas, måste sändningen göras genom att välja funktionen Skicka från högerklicksmenyn. En förlorad kundfaktura kan skickas om igen. När en faktura skickas, överförs den till listan Fakturor att skickas, från vilken den automatiskt tas bort efter att den skickats. Om fakturadatumet är dagens datum, skickas fakturan omedelbart. Fakturor med framtida fakturadatum skickas inte förrän tre dagar innan fakturadatumet.
Försäljningsbokföring
Sök efter öppna fakturor.
Öppna kundfakturor är godkända eller skickade men fortfarande obetalda kundfakturor.
Öppna fakturor kan sökas från Sök > Öppna fakturor.
Automatisk referensallokering
Procountor hämtar automatiskt bankutdrag och referensbetalningsdata från de bankkonton som är länkade till det.
Referensbetalningar allokeras automatiskt till öppna kundfakturor baserat på deras bankreferenskoder, och fakturorna markeras som betalda baserat på betalningarna (eller som delvis betalda om den betalda summan inte matchar den öppna summan).
Procountor markerar en kundfaktura som Betald om den allokerade betalningen är mindre än 0,05 € över eller under den öppna summan för fakturan. I detta fall kan bokföringen korrigeras i bokföringsvyn för bankutdraget.
Om referensbetalningarna inte allokeras automatiskt, kan betalningarna allokeras med Redigera referensbetalning.
Skicka betalningspåminnelser
Betalningspåminnelser kan skapas och skickas för öppna kundfakturor.
Betalningspåminnelser skickas genom att först välja den aktuella fakturan i kvittoöversikten och sedan klicka på Betalningspåminnelse.
Text och leveranssätt kan väljas för betalningspåminnelsen, varefter den kan skickas via posttjänst eller e-post.
Flera betalningspåminnelser kan skickas samtidigt genom att söka efter de öppna fakturorna i kvittoöversikten. Sökningen kan begränsas till fakturor som kräver betalningspåminnelser. Efter att ha sökt, klicka på Betalningspåminnelse i översikten, välj de fakturor du vill skicka påminnelser för. Avsluta genom att välja text och leveranssätt för påminnelserna.
Från samma vy kan fakturor även överföras till Svea Ekonomis eller Visma Duettos påminnelse- och inkassotjänster.
Inkasso- och dröjsmålsavgifter kan tas i bruk i Administration > Uppgifter om företaget > Användare .
Verktyg relaterade till huvudbok Det är möjligt att skapa kreditfakturor och registrera betalningstransaktioner på fakturan via Gå till > Specialsituationer.