Denna kortfattade instruktion förklarar hur man skapar en rese-eller kostnadsfaktura i Procountor. Instruktionen är skapad för en användare med rollen Personal men lämpar sig även för alla anställda på företaget.
Skillnaden mellan en resefaktura och en kostnadsfaktura är att en resefaktura innehåller även uppgifter om en eller flera resor medan en kostnadsfaktura endast innehåller utlägg eller kostnader som den anställde ska få ersättning för.
Resefaktura
Ny resefaktura
- Gå via Ny > Rese- eller kostnadsfaktura.
- Kontrollera att ditt namn står angivet under Person, om inte tryck på Sök personer och välj dig själv.
- I fältet Verifikationsserie väljs Resefaktura.
- Tryck på Skapa.
- Lägg till uppgifter under rubriken Reseuppgifter, flera rader kan läggas till om flera resor gjorts.
- Lägg till kvitton skapade via Procountors mobilapp genom att klicka på Lägg till fil > Lägg till från kvittohanteringen.
- Markera de kvitton du vill lägga
- Tryck på Bifoga valda.
- Om produkttyp valts i Procountors mobilapp kommer produktrader att läggas till under Raduppgifter.
- Lägg till övriga produkter genom att klicka på knappen Sök produkt.
- För att lägga till kvitton/underlag från datorn, droppa filer i fältet Lägg till filer här eller tryck Lägg till > Lägg till från dator.
- När alla uppgifter och produktrader lagts till, tryck på knappen Spara.
- Tryck på Markera som klar för att skicka resefakturan för godkännande och utbetalning.
Ny kostnadsfaktura
- Gå via Ny > Rese- eller kostnadsfaktura.
- Kontrollera att ditt namn står angivet under Person, om inte tryck på Sök personer och välj dig själv.
- I fältet Verifikationsserie väljs Kostnadsfaktura.
- Tryck på Skapa.
- Lägg till kvitton skapade via Procountors mobilapp genom att klicka på Lägg till fil > Lägg till från kostnadsverifikat.
- Markera de kvitton du vill lägga
- Tryck på Bifoga valda.
- Om produkttyp valts i Procountors mobilapp kommer produktrader att läggas till under Raduppgifter.
- Lägg till övriga produkter genom att klicka på knappen Sök produkt.
- För att lägga till kvitton/underlag från datorn, droppa filer i fältet Lägg till filer här eller tryck Lägg till > Lägg till från dator.
- Lägg till eventuella
- När alla produktrader lagts till, tryck på knappen Spara.
- Tryck på Markera som klar för att skicka kostnadsfakturan för godkännande och utbetalning.
Obs! Om man inte har sparat sitt personnummer under Egna uppgifter och inställningar kommer ett felmeddelande upp när man öppnar vyn Ny rese- eller kostnadsfaktura.
Man måste då lägga till personnumret under Egna uppgifter och inställningar. Om det fortfarande inte går att skapa en rese- eller kostnadsfaktura måste man kontrollera uppgifterna i Personregistret. För att komplettera uppgifterna i Personregistret kontaktar man företagets systemadministratör.
För att kunna fotografera och skapa rese- och kostnadsfakturor i appen måste användaren ha följande behörigheter:
- Alla behörigheter till rese- och kostnadsfakturor.
- Informationen om användaren som skapar rese/kostnadsfakturan måste vara ifylld i personregistret under Register > Personregister. Registret måste innehålla personens namn, personnummer och IBAN-kontonummer.
- När en användare finns i personregistret måste deras användarnamn länkas till den användare/personregister med funktionen Länka till användare.
Sökning av verifikat
Man kan söka efter tidigare skapade rese- och kostnadsfakturor via Sökning > Sökning av verifikat.