Det finns olika situationer där en kundfaktura behöver krediteras och/eller den betalning som har kommit behöver återbetalas beroende på fakturans status och vilken överenskommelse som har gjorts med kunden om krediteringen.
Fakturan kan makuleras
När fakturans status är Under behandling eller Icke skickad (OBS! inte om fakturakanalen är Skickas inte) kan den makuleras med knappen Redigera> Makulera. Detta görs i Faktura-vyn på fakturan och när fakturan makuleras försvinner fakturans noteringar i bokföringen.
Fakturan kan inte makuleras, men fakturan är obetald
När fakturans status är sådan att den inte längre kan makuleras måste en kreditfaktura upprättas. Det enklaste sättet att upprätta en kreditfaktura på är att använda funktionen Skapa Krediteringsfaktura.
En kreditfaktura som motsvarar den ursprungliga fakturan kan också skapas med knappen Redigera> Kopiera på sidan Kundfaktura. En identisk faktura skapas då med undantag för fakturanummer, referens, fakturadatum och förfallodag och fakturan får status Under behandling. På fakturaraderna ändras värdena i fälten Mängd så att de blir negativa. Genom att ändra mängden, men inte priset, ombesörjs att produktmängderna och summorna är korrekta i rapporter.
För kreditfakturor är Kundfodring förvalt som standard och bokas i bokföringen. Denna bokning korrigerar momsen för försäljningen om fakturan innehåller moms.
Kreditfakturan kan skickas till kunden om detta har blivit överenskommet. Både kundfakturan och kreditfakturan kvittas som betald med funktionen Specialsituationer för kundfakturor. Före kvittningen av fakturorna är det bäst att kontrollera i Sändlistan att fakturorna inte väntar på avsändning, om de ska skickas.
Fakturan är betald men pengarna återbetalas inte
Kreditering av den betalda, felaktiga fakturan har överenskommits med kunden och kunden drar av extrabetalningen vid nästa betalning. Först skapas en kreditfaktura med hjälp av funktionen Kreditfaktura eller enligt beskrivningen i punkten Fakturan kan inte makuleras, men fakturan är obetald och den skickas till kunden.
När kunden drar av kreditfakturan vid en betalning kvittas den som utnyttjad med funktionen Specialfunktioner för kundfakturor. Fakturan, från vilken kreditfakturan dragits av vid betalningen får efter allokeringen av betalningen statusen Delvis betald och den kvittas som slutbetald med funktionen Specialsituationer för kundfakturor.
Kundfakturan har bokats mot kundfordringar (t.ex. 1510) och försäljning (t.ex. 3000). När betalning av fakturan inkommer så bokas detta mot bankkontot (t.ex. 1930) och kundfordringar. Kreditfakturan har minskat försäljningen och kundfordringar (d.v.s. 3000 och 1510). En betalning har allokerats till fakturan och beloppet motsvarar kundfakturan efter att beloppet på krediten har dragits av. Bokningen på kontoutdraget är mot bankkontot och kundfordringar.
Bokningen på kontoutdraget går mot bankkontot och redovisningsmedel (1990) och referensbetalningen går mot redovisningsmedel och kundfordringar. Slutresultatet är att bankkontot (1930) och försäljningen (3000) har ökat.
Fakturan är betald och pengarna återbetalas
Kreditering av den betalda, felaktiga fakturan och återbetalning av pengarna har överenskommits med kunden. Först skapas en kreditfaktura med hjälp av funktionen Kreditfaktura eller enligt beskrivningen i punkten Fakturan kan inte makuleras, men fakturan är obetald. Kreditfakturan kvittas som betald med funktionen Specialsituationer för kundfakturor.
I följande steg skapas en leverantörsfaktura med slutsumma exkl. moms som motsvarar det belopp som ska återbetalas. Fakturan bokas som Kundfordringar an Transaktionskonto. För dessa leverantörsfakturor är det bäst att skapa en produkt i produktregistret för inköp, där man väljer ett förvalt konto och exkl. moms har definierats. När detta används blir konteringen och momsen automatiskt korrekta. I rapporter visas denna produkt separerat från normala inköp.
Leverantörsfakturan betalas till kunden och bokas från kontoutdraget som betald per Transaktionskonto och Bankkonto.
Kundfakturan har bokats mot kundfordringar (t.ex. 1510) och försäljning (t.ex. 3000). När betalning av fakturan inkommer så bokas detta mot bankkontot (t.ex. 1930) och kundfordringar. Kreditfakturan har minskat försäljningen och kundfordringar (d.v.s. 3000 och 1510).
Leverantörsfakturan har bokats mot Kundfordringar och Transaktionskonto. Betalningen har bokats mot Transaktionskonto och Bankkonto. Till följd av dessa bokningar har inget saldo förändrats och fakturan skickas till kunden.
Fakturan har betalats två gånger men pengarna återbetalas inte
Kunden har betalat samma faktura två gånger och en överenskommelse har gjorts med kunden om att kunden drar av extrabetalningen vid nästa betalning.
Fakturan från vilken den extra betalningen har dragits av får efter allokeringen av betalningen statusen Delvis betald och den kvittas som slutbetald genom att allokera den tidigare betalningen till denna faktura.
Fakturan är betald två gånger och pengarna återbetalas
Kunden har betalat samma faktura två gånger och en överenskommelse har gjorts med kunden om att pengarna återbetalas till kunden.
En leverantörsfaktura utan moms skapas och betalas. Den bokas som Kundfordringar och Transaktionskonto på samma sätt som i scenariot Fakturan har betalats och pengarna återbetalas.
I bokföringen har kundfakturan bokats som Kundfordringar och Försäljning. När en betalning har allokerats till fakturan skapas bokningar på kontoutdraget som Bankkonto och Kontoförflyttningar och avstämningar samt som referensbetalning per Kontoförflyttningar och avstämningar och Kundfordringar. Den nya betalningen har skapat bokningarna på kontoutdraget som Bankkonto och Kontoförflyttningar och avstämningar samt som referensbetalning per Kontoförflyttningar och avstämningar och Kundfordringar. Leverantörsfakturan har bokats som Kundfordringar och Transaktionskonto. Betalningen har bokats som Transaktionskonto och Bankkonto. Till följd av dessa bokningar har saldona för kontona Bankkonto och Försäljning ökat med ett belopp som motsvarar kundfakturan.
Funktionen Kreditfaktura
Genom Sökning> Öppna kundfakturor och knappen Lägg till funktioner > Specialsituationer och knappen Skapa krediteringsfaktura skapas en kreditfaktura för den markerade kundfakturan. Detta går också att göra inne i kundfakturan via knappen Redigera > Skapa krediteringsfaktura.
Funktionen skapar en kreditfaktura av en kundfaktura. Fakturaraderna i kreditfakturan identiska med den ursprungliga fakturan bortsett från att de är negativa. I fältet Tilläggsuppgifter på fakturan finns information om vilken faktura kreditfakturan tillhör. Konteringen av kreditfakturan följer de förvalda värdena.
Kreditfakturan visas på skärmen med statusen Under behandling och det är möjligt att redigera fakturan. När fakturan godkänns visas sidan för godkännande av kreditfakturan och här definieras fakturornas betalningsdag, skapande av leverantörsfaktura och avsändning av kreditfaktura.
Kryssa för statusfältet Ska fakturorna ges statusen Betald utanför Procountor om både den ursprungliga fakturan och kreditfakturan ska få status Betalad utanför Procountor. Betalningstransaktionens summa är den summa som anges i kreditfakturan. I fältet Betalningsdag anges önskad betalningsdag. I rullgardinsmenyn Betalningssätt väljs tilläggsuppgift med betalningstransaktion. Som förvald transaktionskod registreras kreditfakturans nummer. Texten kan redigeras. De sparade uppgifterna om betalningstransaktionen används både på den ursprungliga fakturan och på kreditfakturan.
I fältet Ska en leverantörsfaktura skapas är det möjligt att välja om den ursprungliga fakturan är betalad innan kreditfakturan görs upp. Om fältet är förkryssat skapar programmet en leverantörsfaktura för återbetalningen. Funktionen skapar en leverantörsfaktura med fakturarader som i övrigt är identiska med kreditfakturans rader förutom att de är och exklusive moms. I fältet Tilläggsuppgifter på fakturan finns information om vilken faktura och kreditfaktura leverantörsfakturan tillhör. Leverantörsfakturan konteras som Kundfordringar och Transaktionskonto.
Fältet Ska krediteringsfakturan skickas kryssas för om den kreditfaktura som gjorts upp ska skickas till kunden.