Inställningarna för attestflödet finner man via Administration> Uppgifter om företaget> Inställningar för attestflöde
Cirkulation av fakturor
Cirkulation av fakturor är en funktion som möjliggör en enkel cirkulation av leverantörsfakturor mellan sakgranskarna och vidare till godkännarna. Om cirkulation är i bruk är det möjligt att fakturaspecifikt ange
sakgranskare och godkännare. Sakgranskarnas och godkännarnas e-postadresser ska finnas angivna i användarens egna uppgifter för att de ska kunna få en påminnelse om en faktura som ska sakgranskas/godkännas. Obs! Ett e-postmeddelande gällande mottagen leverantörsfaktura skickas även om cirkulation inte är aktiverad och det har antingen angetts en granskare eller en godkännare i Inställningar.
Attestordning
Den som skapat fakturan kan skicka en påminnelse till sakgranskaren/godkännaren via per e-post, genom att klicka på För cirkulation på sidan där fakturan skapas. För inkommen e-faktura och för faktura som inkommit via skanningstjänsten går det automatiskt en påminnelse till sakgranskarna per e-post. När alla sakgranskare har granskat fakturan får den statusen Sakgranskad och en påminnelse om fakturan skickas till godkännaren.
Procountor skickar påminnelser till sakgranskarna med vissa intervall. Om samma sakgranskare eller godkännare samtidigt har flera påminnelser samlas de i ett och samma e-postmeddelande. Därför får sakgranskaren eller godkänner inte nödvändigtvis direkt en påminnelse per e-post då den som skapat fakturan har klickat på För cirkulation.
Om cirkulation är i bruk är det möjligt att söka på de leverantörsfakturor som väntar på egen sakgranskning eller eget godkännande. Det här sker med hjälp av Sökning av Fakturor för granskning via Sökning. I Utvidgade personalrättigheter är det möjligt att ange att användaren endast kan söka de leverantörsfakturor som väntar på egen sakgranskning eller eget godkännande i Sökning av
verifikat.
Inställningen Cirkulation av leverantörsfakturor avgör om cirkulation av leverantörsfakturor är i bruk. Standardinställningen är att den inte är aktiverad. Om cirkulation inte är i användning visas inte heller tillhörande funktioner och fält. Även om cirkulation inte är i användning kan leverantörsfakturor sakgranskas och godkännas.
Inställningar för attestflödet
I inställningen Attestordning i Inställningar för attestflöde anges om sakgranskningen och godkännandet ska ske i ordningsföljd.
â–ª Om Ordningsföljd i cirkulationen är aktiverad skickas först ett e-postmeddelande till den första sakgranskaren gällande den faktura som väntar på att bli sakgranskad och när den personen har granskat fakturan skickas ett meddelande till följande sakgranskare o.s.v. Först efter den sista sakgranskaren ändras statusen till Sakgranskad. Om person, som inte är sakgranskare eller godkännare av fakturan, granskar eller godkänner fakturan, påpekar systemet om detta. Om inställningen är aktiverad och fakturan sakgranskas av person som inte är följande sakgranskare av fakturan ändras statusen för fakturan till Sakgranskad även om alla sakgranskare inte har sakgranskat fakturan.
â–ª Om inställningen Ordningsföljd i cirkulationen inte är aktiverad skickas ett meddelande till alla sakgranskare när fakturan skickas för cirkulation och det spelar ingen roll i vilken ordning de granskar fakturan. Först efter att alla har sakgranskat fakturan ändras statusen till Sakgranskad. Detsamma gäller för godkännarna.
Med inställningen Betalning går det att förhindra att fakturan betalas innan den är godkänd.
När du markerar inställningen Allokera inköpsorder och -fakturor visas det en dialogruta i fakturans vy Granskning där det går att hämta den inköpsorder som ska allokeras leverantörsfakturan. Detta används om inkommen e-faktura ska allokeras en befintlig
inköpsorder. Funktionen allokerar alltså hela inköpsordern till leverantörsfakturan, d.v.s. radspecifik allokering är inte möjlig.
I inställningen Maximalt antal granskare anges hur många sakgranskare som maximalt kan anges.
I inställningen Maximalt antal godkännare anges hur många godkännare som maximalt kan anges.
I Lista över sakgranskare går det att välja sakgranskare och godkännare från en färdig lista över sakgranskare.
Vid användning av cirkulation blir fakturans sakgranskare och fakturans godkännare standardinställning för leverantörsfakturor, om fakturan skapas på tomt underlag eller för affärspartner, för vilken ingen individuell sakgranskare eller godkännare har angetts. Det är värt att definiera den vanligaste cirkulationen i företagets uppgifter. Cirkulationer kan också definieras leverantör-, person- eller fakturaspecifikt.
Läs mer om cirkulation.