I Procountor finns det olika sätt att starta bokföringen på och vid behov så finns det också möjlighet att nollställa bokföringen.
När uppgifterna har sparats i programmet under Administration enligt systemadministratörens startguide och bankfullmakten har skickats in till banken, kan man börja bokföra och skapa fakturor i Procountor.
Bokföringen i Procountor kan startas upp såväl i början av räkenskapsperioden som mitt i räkenskapsperioden.
Med bokföringsmässig starttidpunkt avses den tidpunkt när man (bortsett från kundfakturor och kontoutdrag samt mottagning av referensbetalningar), börjar använda Procountor för hantering av bokföringen.
Faser i uppstarten av bokföringen:
- Reskontror
- Nollställning av poster i bokföringen
- Saldon för konton i bokföringen
- Jämförelse av kontoplanen
- Registrera jämförelseuppgifter
- Kontrollera att uppstarten har lyckats
Reskontror
Reskontror som är öppna vid starttidpunkten kan sparas i programmet på två sätt. Antingen som saldon eller per faktura.
- Öppna fakturor anges i programmet som saldon. Då kommer gamla kundfordringar och gamla leverantörsskulder att bokföras på ett annat konto än Procountors standardkonto.
- Öppna fakturor anges i Procountor manuellt eller i form av import av material. Då bokförs fakturorna till Procountors standardkonton.
Nollställning av poster i bokföringen
När Procountor har använts för att exempelvis skapa fakturor, men inte för att bokföra, ska de automatiska bokföringstransaktionerna som verifikationerna har skapat nollställas innan den egentliga bokföringen startar.
Saldon för konton i bokföringen
Via Bokföring > Avstämningsverktyg > Kontoavstämning går det snabbt att få fram vilka bokföringskonton som har ett saldo.
- Om det inte finns något saldo för perioderna innan uppstarten, gå vidare med att spara jämförelsedata.
- Om det finns saldo för perioderna innan uppstarten, gå vidare med att nollställa posterna i bokföringen.
Jämförelse av kontoplanen
Procountors kontoplan kan avvika från den kontoplan företaget tidigare har använt. Jämför kontoplanerna och ta bland annat hänsyn till att:
- det inte längre behövs några bokföringskonton för olika momssatser.
- Behövs alla konton? Kan den interna uppföljningen göras t.ex. med hjälp av produktrapportering eller uppföljning per kostnadsställe (dimensioner)?
- Skapa nödvändiga nya underkonton i kontoplanen.
- Var uppmärksam på automatiska konteringar, så som kundfordringar, betalningsrörelsekonto och momsskuld.
Registrera jämförelseuppgifter
När företaget börjar använda Procountor ska jämförelseuppgifter från föregående räkenskapsperiod införas, liksom saldona på bokföringskontona den dag som föregår bokföringsstarten.
Kontrollera att uppstarten har lyckats
När du har importerat uppgifter i kund- och leverantörsreskontrorna till Procountor, antingen i form av saldon eller per faktura, samt har sparat bokföringens saldon, så kontrollera att saldona för de öppna fakturorna och bokföringens saldon är desamma vid starttidpunkten för bokföringen.
Använd avstämningsrapporten för Reskontraavstämning för kontrollen, vilken man finner via Bokföring > Avstämningsverktyg.