Denna funktion kan användas för att allokera referensbetalningen, för att göra rättelser, för att ta bort nuvarande allokering och för att markera referensbetalningen som allokerad utanför Procountor.
Vyn Omallokering av referensbetalning hittas via Betalningar > Kontoutdrag och referensbetalningar > Omallokering av referensbetalning.
När knappen Omallokering av referensbetalning trycks öppnas funktionen förutsatt att ett av kontoutdragen innehåller minst en referensbetalning.
- Om samtliga kontoutdrag i sökningen saknar referensbetalning så får användaren ett meddelande Vald period innehåller inga referensbetalningar.
- Vi rekommenderar att övervaka saldot för konto 1510 (samt övriga konton som används för kundfodringar) när ändringar görs görs i referensbetalningarna. Kundfakturor försvinner ur kundreskontran när en betalningstransaktion allokeras till dem.
- Om en referensbetalning allokerats mot en kundfaktura har raden OK i den första kolumnen Allokerad.
- Referensbetalningen kan inte allokeras mot en faktura som har status Betald eller Betalad utanför Procountor.
Automatiskt allokering av en referensbetalning
Procountor allokerar referensbetalningen automatiskt genom att söka efter den äldsta öppna kundfakturan vars OCR matchar betalningens angivna OCR eller meddelande.
Om samma OCR används på kundfakturor till en och samma kund eller flera olika kunder kommer allokeringen alltid göras mot den äldsta öppna kundfakturan vars OCR matchar betalningens angivna OCR eller meddelande. Allokeringen görs mot den äldsta kundfakturan så länge den är öppen (dvs. dess status är inte Betald eller Betalad utanför Procountor).
- För att Procountor ska allokera referensbetalningen mot kundfakturan måste betalaren angett kundfakturans OCR som ett OCR eller meddelande.
- För att allokeringen ska kunna göras måste OCR-numret angetts korrekt, utan andra tecken, bokstäver eller siffror.
- Procountor kan inte allokera referensbetalningen om betalaren angivit fakturans nummer som OCR eller meddelande.
- Allokeringen kan inte göras mot en kundfaktura i status Betald, Betalad utanför Procountor eller Under behandling.
Omallokering av referensbetalning
För att omallokera en referensbetalning som inte kunnat allokeras automatiskt görs följande på sidan Kontoutdrag och referensbetalningar:
- Välj Fr.o.m. och T.o.m. datum och tryck på Sök
- Tryck på knappen Omallokering av referensbetalning
- Klicka på raden som ska allokeras och ange kundfakturans OCR i fältet Rätt referens
- Tryck på Spara
- Om allokeringen gjorts markeras raden med OK i kolumnen Allokerad.
- När allokeringen gjorts läggs en betalningstransaktion till på kundfakturan.
- har hela betalningen gjorts får kundfakturan status Betald.
- om en del av fakturan betalats får kundfakturan status Delvis betald.
- Om en överbetalning gjorts får kundfakturan status Delvis betald och en negativt belopp kommer att visas som öppet belopp. Läs mer hur en klumpsumma ska behandlas i artikeln Specialsituationer. Eller gör en återbetalning till kunden.
- Om inbetalningen är mindre än kundfakturans belopp kommer mellanskillnaden att visas i fältet Betalningsdifferens och beloppet kommer att bokföras på konto 3000 på referensbetalningen. En separat betalningstransaktion läggs även till på kundfakturan.
Korrigera felaktig allokering
Om en allokering gjorts mot fel kundfaktura kan detta rättas till på två olika sätt beroende på situation:
- Om allokeringen gjorts mot fel kundfaktura bör korrekt OCR anges i Rätt referens. Gå in på kundfakturan allokeringen gjordes mot, gå till sidan Specialsituationer och ta bort betalningstransaktionen.
- Om allokeringen gjorts på en referensbetalning som inte kan allokeras mot en kundfaktura kan allokeringen tas bort med knappen Ta bort allokering. Läs mer nedan.
Gör en rättelse på en referensbetalning
När beloppet på en inbetalning skiljer sig från kundfakturans belopp (mindre belopp) visas differensen i kolumnen Rättelse. Rättelsen bokförs på referensbetalningens verifikat med konto 3000.
- När rättelsen belopp angetts och sparats läggs också en betalningstransaktion till på kundfakturan med Betalsätt > rättelse.
- Om beloppet i fältet Rättelse korrigeras är det viktigt att notera att bokföringen på konto 3000 måste manuellt korrigeras på verifikatet för referensbetalningen, och betalningstransaktionen för rättelsen måste manuellt ändras eller tas bort från kundfakturans sida Specialsituationer.
Ta bort allokering
Det är möjligt att ta bort en felaktig allokering genom att markera raden och trycka på knappen Ta bort allokering.
- En allokering kan endast ändras i ett öppet räkenskapsår.
Gör så här
1. Markera den berörda raden och trycka på knappen Ta bort allokering.
2. Ett mindre fönster öppnas där betalningstransaktionerna som lagts till på kundfakturan visas, ett aktiv val om betalningstransaktionen och/eller allokeringen ska tas bort.
- Om både betalningstransaktionen och allokeringen ska tas bort kryssas rutan vid betalningstransaktionen i (eller alla betalningstransaktioner om flera).
- Om endast allokeringen ska tas bort kryssas den nedersta rutan i för "Avlägsna endast allokering från referensbetalningen ÅÅÅÅ-MM-DD med betalningen XXX,XX".
- När endast allokeringen tas bort meddelar Procountor att inga betalningstransaktioner tas bort. Tryck Avbryt för att återgår till tidigare steg.
Allokera utanför Procountor
Det är möjligt att markera en referensbetalning som Allokerad utanför Procountor om inbetalningen inte kan eller ska allokeras mot en faktura. Denna funktion kan med fördel användas för att bocka av de få tillfällen allokering mot en kundfaktura inte är möjlig. På så sätt kan samtliga i företaget se att en åtgärd vidtagits.
- Åtgärden gör inga noteringar i bokföringen, detta måste göras manuellt på ett verifikat.
- När knappen Allokera utanför Procountor klickats får referensbetalningen noteringen Allokerad utanför Procountor i kolumnen Allokerad.
- För att ta bort allokeringen klickas knappen Ångra allokering utanför Procountor (knappen är endast synlig för de rader som har noteringen Allokerad utanför Procountor i kolumnen Allokerad.