Här beskrivs den vanligaste funktionen för att söka efter verifikat. Du hittar funktionen i huvudmenyn via Sökning > Sökning av verifikat. Med den kan du söka alla olika typer av verifikat. I den här artikeln hittar du information om sökkriterierna, knapparna och funktionerna i vyn Sökning av verifikat.
För mer information om olika sorters sökningar, läs om Bokföring>Sökning av verifikation och Sökning>Traditionell verifikatsökning.
Sökfunktioner
Knappar längst upp i vyn
Med knappen Sök kan du söka verifikat som uppfyller sökvillkoren och visa dem i en lista i tabellen nedtill i vyn.
Med knappen Töm tömmer du de angivna sökvillkoren.
Med knappen Spara sökning kan du spara och använda kombinationer av vanliga sökvillkor som dina egna sökningar för senare användning, se mer nedan.
Visningsalternativ
Du kan kombinera sökvillkor på olika sätt. Flera sökvillkor fungerar som en OCH-sökning, d.v.s. sökresultaten visar bara de verifikat som uppfyller alla angivna sökvillkor. De sökkriterier som finns i den övre delen av vyn Sökning av verifikat är följande:
Sök
I fältet kan du skriva in text eller siffror för att söka verifikat.
Textsökningen omfattar flera fakturarelaterade fält som namn, adress, inkluderade produkter etc. Du kan också söka efter flera fakturanummer genom att separera dem med kommatecken (t.ex. "1023, 1024, 1025") eller genom att ange ett intervall av fakturanummer (t.ex. "1023-1025").
I textsökningarna kan du också fritt kombinera *- och ?-tecknen: "*" motsvarar vilken teckensträng som helst (också tomt) och "?" vilket enskilt tecken som helst.
Verifikat mellan
Sök verifikat mellan vissa datum. För fakturor görs sökningen efter fakturadatum och för journaler efter bokföringsdatum.
Om du bara anger startdagen vid sökning på datum visar det alla uppgifter från och med det datumet. Om du bara anger slutdagen visar det alla uppgifter till och med det datumet.
Datumintervall
Du kan även ange ett färdigt datumintervall. Alternativen är:
- Inget valt: detta val visas i menyn om datumfältet i sökkriteriet Verifikat mellan är tomt
- Denna vecka: gör att Verifikat mellan-sökkriteriets startdatum automatiskt blir den aktuella veckans måndag
- Förra veckan: gör att Verifikat mellan-sökkriteriets startdatum automatiskt blir förra veckans måndag
- Denna månad: gör att Verifikat mellan-sökkriteriets startdatum automatiskt blir första dagen i den aktuella månaden
- Förra månaden: gör att Verifikat mellan-sökkriteriets startdatum automatiskt blir första dagen i förra månaden
- Senaste 6 månader: gör att Verifikat mellan-sökkriteriets startdatum automatiskt blir första dagen i månaden 6 månader bakåt
- Detta år: gör att Verifikat mellan-sökkriteriets startdatum automatiskt blir första dagen i det aktuella året
- Förra året: gör att Verifikat mellan-sökkriteriets startdatum automatiskt blir första dagen i förra året
- Anpassad: Detta val visas i menyn om Verifikat mellan-sökkriteriets datum har angetts manuellt
- Typ av sökning
- Sökvillkoret definierar vilken sorts sökning du vill göra.
-
- Fakturor: omfattar alla verifikattyper bortsett från momsdeklarationer
- Reskontra: omfattar kundfakturor, leverantörsfakturor, rese- och kostnadsfakturor samt momsdeklarationer
- Fakturor att godkänna: omfattar leverantörsfakturor, inköpsorder, rese- och kostnadsfakturor samt journaler
- Fakturor att betala: omfattar leverantörs-, rese- och kostnadsfakturor samt momsdeklarationer
- Verifikationsserie
- Sökvillkoret definierar de verifikattyper som ska ingå i sökresultatet. Det går att välja flera verifikattyper samtidigt. Du kan välja alla verifikatslag eller bestämma vilka som du vill inkludera i sökningen. Valet som anges i menyn Typ av sökning avgör vilka verifikationsserier du kan välja i rullgardinsmenyn. Om inga val görs i den här menyn söker Procountor efter alla verifikattyper som kan ingå i sökningen, enligt valet i menyn Söktyp.
-
Status
Sökvillkoret definierar vilken status ett verifikat ska ha för att ingå i sökresultatet. Du kan välja alla statusar eller bestämma vilka statusar du vill söka efter. Valet som angetts i menyn Verifikationsserie avgör vilka statusar du kan välja i menyn Status. Det går att välja flera statusalternativ samtidigt.
Avancerad sökning
Nedanför avsnittet Visningsalternativ hittar du Avancerad sökning. Sökkriterierna för avancerad sökning visas när du klickar på den nedåtriktade pilen vid rubriken Avancerad sökning. Sektionen innehåller följande sökkriterier:
Periodiserade verifikat
- Inget valt: standardval
- Endast icke periodiserade verifikat: sök endast efter verifikat som inte har periodiserats med hjälp av Periodiseringsverktyget
- Endast periodiserade verifikat: sök endast efter verifikat som har periodiserats med hjälp av Periodiseringsverktyget
Avgränsning av affärspartnergrupp
- Inget valt: standardval
- Nuvarande grupp: sök efter verifikat som allokerats till en affärspartner som för närvarande tillhör den grupp som valts i sökkriteriet Affärspartnergrupp här i Avancerad sökning
- Grupp vid tidpunkten för skapandet: Sök efter verifikat som allokerades till en affärspartner som ursprungligen tillhörde den grupp som valts i sökkriteriet Affärspartnergrupp när fakturan skapades men inte längre tillhör denna grupp
Betalningspåminnelse har skickats
- Inget valt: standardval
- Ja: sök endast efter verifikat som har en betalningspåminnelse skickad
- Nej: sök endast efter verifikat som inte har någon betalningspåminnelse skickad
Rutor att markera
Det finns tre markeringsrutor för att ta ställning till om sökningen ska
- endast omfatta icke allokerade verifikat
- endast omfatta icke-fakturerade verifikat
- endast inkludera flaggade fakturor
Affärspartnergrupp
Du kan välja att söka efter verifikat utifrån vilken affärspartnergrupp den tillhör. Alla affärspartnersgrupper som är skapade i Procountor går att välja i rullgardinsmenyn. Om du väljer en affärspartnergrupp här kommer endast verifikat som allokerats en affärspartner som tillhör den gruppen med i sökningen.
Fakturakanal
Sökvillkoret definierar sökningen utifrån fakturakanalen, t.ex. Post eller E-faktura. Menyn inkluderar alla fakturakanaler som finns i Procountor. Vid val av en fakturakanal från menyn kommer endast verifikat som har den valda fakturakanalen med i sökningen.
Fakturagrupp
Sökvillkoret definierar sökningen av verifikat inom en viss fakturagrupp, t.ex. Massfaktura. Menyn inkluderar alla fakturor som genereras i Procountor.
Administrationsansvarig
Sökvillkoret definierar sökningen utifrån vilken användare som är administrationsansvarig för verifikatet. Menyn inkluderar alla användare av företagets Procountor-miljö. Om du väljer en användare här kommer sökningen endast inkludera verifikat som allokerats en affärspartner för vilken användaren är inställd som ansvarig person (i affärspartnerns Hanterings-vy).
Senaste redigerad av
Sökvillkoret definierar sökningen utifrån den senaste redigeraren. Menyn inkluderar alla användare av företagets Procountor-miljö. Om du väljer en användare här kommer endast verifikat som senast ändrats av den valda användaren med i sökningen.
Gransk.ant. införd av
Sökvillkoret definierar sökningen utifrån vilken användare som infört granskningsanteckningar.
Bf-period, intervall
Sökvillkoret definierar ett intervall där verifikatens bokföringsperiod infaller.
Alternativt kan du välja ett visst datumintervall från menyn Eller välj datumintervall som hittas under detta och följande fyra sökkriterier för datumintervall. Alternativen i menyn är desamma som för sökkriteriet Verifikat mellan under Visningsalternativ.
Bokföringsdag, intervall
Sökvillkoret definierar ett intervall där verifikatens bokföringsdag infaller.
Leveransdag, intervall
Sökvillkoret definierar ett intervall där verifikatens leveransdag infaller.
Betalningsdag, intervall
Sökvillkoret definierar ett intervall där verifikatens betalningsdag infaller.
Förfallodag, intervall
Sökvillkoret definierar ett intervall där verifikatens förfallodag infaller.
Bf-värde och valuta
Sök verifikat efter deras bokföringsvärde genom att skriva ett värde i fältet och sedan välja rätt valuta från menyn.
Affärspartner till vilken allokering har gjorts
Här kan du begränsa sökningen av verifikat enligt vilken affärspartner som verifikaten har allokerats till. Välj affärspartner med hjälp av knapparna Sök och Töm sökvillkoren.
Huvudbokskonton
Sök verifikat som har bokförts till ett visst huvudkonto eller -konton. Välj huvudbokskonto eller -konton antingen genom att klicka på dem i listan (flera val kan göras med hjälp av CTRL-knappen) eller med hjälp av knapparna Sök och Töm sökvillkoren.
Dimensioner
Här kan du begränsa sökningen enligt vilka dimensioner och objekt som verifikaten har. När du väljer en dimension och dess objekt kommer endast verifikat som allokerats till dessa objekt att inkluderas i sökningen. Rullgardinsmenyn Dimensioner innehåller alla dimensioner som ställts in i företagets Procountor-miljö.
Under menyn Dimensioner finns fönstret Objekt, där du kan välja ett eller flera objekt som hör till den valda dimensionen. Välj objekt antingen genom att klicka på dem i listan (flera val kan göras med hjälp av CTRL-knappen) eller med hjälp av knapparna Sök och Töm sökvillkoren.
Transaktionsuppgifter på faktura
När detta sökvillkor används visas villkor både om intervall och fakturahändelsetyp, samt ett fält för fri text för händelsefaktor. Mer information om transaktionsuppgifter på fakturor finns här.
- Du kan ställa in datumintervallet i fälten Sök mellan. Alternativt kan du välja ett visst datumintervall från menyn Eller välj datumintervall. Alternativen är desamma som för sökkriteriet Verifikat mellan under Visningsalternativ.
- Från menyn Fakturahändelsetyp, välj vilken typ av händelse som du vill ska ha hänt för verifikaten som ska sökas fram. Menyn inkluderar alla verifikattransaktioner som kan utföras i Procountor.
- När du skriver in en användares namn i fältet Händelsefaktor kommer endast transaktioner som utförs av den användaren att ingå i sökningen.
Gransk.ant. antal och kommentar
Sökvillkoret definierar sökningen utifrån mängden granskningsanteckningar eller kommentar.
Sökresultat
Efter du har fyllt i de sökvillkor som du vill använda och klickat på knappen Sök högst upp i Sökning av verifikat, visas det sökresultat som motsvarar sökvillkoren i tabellen längre ner i samma vy.
Klicka på kolumnrubriken för att sortera sökresultatet, t.ex. enligt namn eller bokföringsvärde. Sorteringsordningen behålls tills fliken stängs.
Funktioner kan utföras för sökresultatet med hjälp av knapparna ovanför listan, eller med den meny som öppnas med höger musknapp, se nedan.
Som standard ingår följande kolumner i sökresultaten:
- Namn
- Organisationsnummer
- Fakturanummer
- Fakturadatum
- Bf-värde (bokföringsvärde)
- Verifikationsserie
- Status
- Förfallodag
- Betaldag
- Fakturakanal
- Bilagor
- Egna anteckningar
- Granskningsanteckningar
- Original fakturanummer
Med hjälp av knappen (Anpassa kolumnvisning) som finns på höger sida av sökresultaten kan du bestämma vilka kolumner som inkluderas i sökresultatet. Knappen öppnar en lista över kolumnerna och du kan dölja en kolumn från sökresultatet genom att klicka på namnet på kolumnen i listan.
Med hjälp av knappen (Återställ tabellkolumner tillbaka till ursprungligt format) på vänster sida om knappen
kan du få de dolda kolumnerna av sökresultatet att visas igen.
Knappar och menyer ovanför sökresultatet
Du kan välja ett verifikat bland sökresultaten genom att markera raden och öppna verifikatets fakturavy genom att klicka på kolumnen Namn på verifikatets rad. Ovanför sökresultaten hittar du knappar och menyer för hantering av verifikat som listas i sökresultatet. Dessa knappar och menyer listas nedan.
Gå till: med den här menyn kan du välja mellan att gå direkt till verifikatets vyer för Faktura, Bokföring, Dimensioner, eller verifikatets bilagor. Funktionen Bilagor används för att bifoga filbilagor till ett verifikat och för att läsa och ta bort befintliga bilagor (se mer information i funktionen Filbilagor). På den vy som öppnas visas även knapparna Nästa och Föregående som du kan använda för att gå framåt eller bakåt i sökresultatet. Återgå till sökresultatet med X-knappen.
Förhandsgranskning: öppnar det valda verifikatet i utskriftsvänligt format (PDF).
Utskrifter: knappen öppnar sökresultatet och momsspecifikationen i HTML-format. I menyn som öppnas med knappen från höger sida finns följande alternativ för att exportera sökresultaten:
- Sökresultat och momsspecifikation (HTML): skapar en utskrift av sökresultatet och tillhörande momsspecifikation i HTML-format. Utskriften kan sedan skrivas ut eller sparas i en fil.
- Sökresultat och momsspecifikation (PDF): skapar en utskrift av sökresultatet och tillhörande momsspecifikation i PDF-format. Utskriften kan sedan skrivas ut eller sparas i en fil.
- Utskrivbart ZIP-paket: skapar ett ZIP-paket av fakturorna eller lönerna på raderna. Fakturorna eller löneberäkningarna ingår som PDF-filer i paketet. Fakturorna innehåller alla filbilagor. Notera att finvoice.xml-filer i e-fakturor inte är egentliga bilagor, utan detta visar bara finvoice-material i xml-format.
- Utskrivbart PDF-paket: skapar endast ett PDF-paket av valda verifikationer (inga bilagor).
- Utskrivbart PDF-paket, även bilagor: skapar ett PDF-paket, men hämtar inga andra bilagor än PDF-bilagor.
- Utskrivbart PDF-paket, enbart bilagor: visar däremot endast bilagorna i PDF-format.
- Förenklad exportutskrift (Excel)
- Omfattande exportutskrift (Excel)
- Utvidgad exportutskrift
Granskning: med denna knapp kan du gå direkt från sökresultatet till vyn Granskning för vald faktura eller till Granskning av flera fakturor.
Betalning: med denna knapp kan du gå direkt från sökresultatet till vyn Betalning för vald faktura eller till Betalning av flera fakturor.
Betalningspåminnelse: med denna knapp kan du skapa en Betalningspåminnelse för kundfakturor.
Lägg till funktioner: här kan du välja mellan funktionerna Allokering till kontoutdrag, Massdimensionering, Makulera flera fakturor, Sammanför ordrar till faktura, Specialsituationer, Transaktionsuppgifter på faktura, Anteckningar, Skapa ny faktura, Allokera till affärspartner, Skapa ny affärspartner och Markera flera fakturor som betalda.
Alternativet Massdimensionering ger möjlighet att dimensionera flera fakturor samtidigt (mer information finns i funktionen Massdimensionering).
Transaktionsuppgifter på faktura visar ett sammandrag av uppgifterna för det valda verifikatet (Fakturanummer, Fakturans summa, Skapad, Redigerad, Skickad, Betalad, Fakturagrupp, Betalningspåminnelse (kundfakturor)). Läs mer om fakturans transaktionsuppgifter här.
Anteckningar öppnar ett fönster där det går att läsa och redigera uppgifterna i fältet Anteckningar i en faktura/verifikat oberoende av verifikatets status. Antalet tecken i fältet Anteckningar är obegränsat.
Genom att klicka på Skapa ny faktura kan du skapa en faktura/verifikat av samma verifikationstyp för affärspartnern på vald rad. Om behörigheterna inte tillåter detta visas ett meddelande. Skapa ny faktura används också för att skapa fakturor för inkassokostnader och dröjsmålsavgifter.
Med hjälp av Allokera till affärspartner kan du matcha verifikationen till rätt affärspartner.
Med Skapa ny affärspartner kan du skapa en ny affärspartner utifrån uppgifterna i vald verifikation i ett sökresultat.
Menyn som öppnas med höger musknapp
Om du högerklickar med musen på en punkt i sökresultatet öppnas en meny där samtliga knappfunktioner är listade:
Fasta sökningar
Förutom den allmänna sökfunktionen här i Sökning av verifikat finns följande sökningar med fasta sökkriterier stjärnmarkerade under fliken Sökning i huvudmenyn:
- Reskontra
- Öppna kundfakturor
- Öppna leverantörsfakturor
- Fakturor att granska
Egna sökningar
Via knappen Spara sökning som finns längst upp i vyn Sökning av verifikat kan du spara dina egna personliga sökningar för senare användning. Genom att använda dina egna sparade sökningar får du automatiskt de sökkriterier som används i denna sökning utan att behöva ange dem manuellt. Sparade sökningar är kopplade till användaren, men inte till miljön. Det innebär att sparade sökningar endast kommer att synas för användaren som sparade dem och inte för andra användare i miljön.
Spara din egen sökning
- Bestäm de önskade sökkriterierna i vyn för Sökning av verifikat
- Klicka på knappen Spara sökning längst upp i vyn
- I fönstret Spara sökning som öppnas via knappen namnger du din sökning och klickar på OK
Använd din egen sökning
När du har sparat din sökning visas den stjärnmarkerad under fliken Sökning i huvudmenyn. Du kan söka verifikat med hjälp av egen sökning genom att välja den från huvudmenyn. Då öppnas resultatet för Sökning av verifikat automatiskt, enligt sökkriterierna för din egen sparade sökning.
Radera din egen sökning
- Välj din sökning från fliken Sökning i huvudmenyn
- Vyn Sökning av verifikat öppnas. Klicka på knappen Radera sparad sökning längst upp
- Klicka på OK i fönstret Radera sparad sökning som öppnas via knappen