Företagets räkenskapsår måste sparas i Uppgifter om bokföringen för att kunna avsluta det gamla räkenskapsåret och öppna ett nytt. Transaktioner kan registreras även om räkenskapsåret inte har definierats.
Redigering av räkenskapsår
Räkenskapsåren finns under Administration>Räkenskapsår. När du klickar på Lägg till räkenskapsår skapas ett nytt räkenskapsår. Hämta start- och slutdatum genom att klicka på datumfältet. Räkenskapsåren kan inte överlappa varandra. De behöver inte vara enhetliga eller lika långa. Du kan registrera transaktioner i ett nytt räkenskapsår även om det föregående året inte har avslutats än. Obs! När en verifikation för kontoöppning skapas visar tidsstämpeln vem som har stängt ett räkenskapsår och när det hände.
När du klickar på Makulera räkenskapsår tas valt räkenskapsår bort. Ett stängt räkenskapsår eller räkenskapsår med räkenskapsmånader kan inte makuleras.
Det går att ändra räkenskapsårets längd genom att hämta nya start- och slutdatum i kalendern genom att klicka på datumfältet. Det går inte att ändra längden på räkenskapsår som innehåller räkenskapsmånader.
Om du vill göra ändringar i en avslutad period, kan du öppna det senast stängda räkenskapsåret genom att klicka på Öppna räkenskapsår. Har följande räkenskapsår stängda räkenskapsmånader, ska de också öppnas innan du kan öppna ett stängt räkenskapsår. När ett stängt räkenskapsår öppnas, tas öppningsverifikationen för påföljande räkenskapsår bort. Om året du öppnat innehåller stängda räkenskapsmånader och du vill göra ändringar i dem, ska de också öppnas. Räkenskapsåret kan stängas igen med knappen Stäng räkenskapsår.
När du klickar på Stäng räkenskapsår stängs det äldsta öppna räkenskapsåret. Om räkenskapsåret innehåller transaktioner som är under behandling, får du ett meddelande med vilka verifikationer det gäller. När ett räkenskapsår stängs, skapas det en öppningsverifikation för följande räkenskapsår. Det avslutade räkenskapsårets kontoplan, resultat- och balansräkning samt dag- och huvudbok sparas också i Arkivet. Obs! Det är viktigt att uppdatera rapporteringsdatabasen innan året stängs för att få uppdaterade saldon i bokföringsrapporterna. Det är även bra att uppdatera rapporteringsdatabasen efter att året har stängts, så att den öppningsverifikation som skapades syns i rapporterna. Gör detta genom att klicka på Uppdatera rapporteringsdatabas. Det här kan ta lite tid. Funktionen uppdaterar inte databasen som används för Grafiska eller Voyant-rapporterna.
Genom att klicka på Räkenskapsmånader kan du lägga till, ta bort, stänga och öppna räkenskapsmånader inom räkenskapsåret.
Varningsinställningar
I Procountors Inställningar finns en ny inställning Varningsinställningar. Genom den får användaren i fortsättningen en varning om man håller på att spara ett verifikat på ett datum som inte tillhör något räkenskapsår eller räkenskapsmånad.
I varningsdialogen står det då att det valda datumet för verifikatet som ska sparas inte tillhör något räkenskapsår eller räkenskapsmånad. Användaren ska då bekräfta om han eller hon vill fortsätta, ångra eller gå vidare till redigering av bokföringsperioder i vyn Räkenskapsår.