Med denna funktion går det att granska och behandla kontoutdrags- och referensbetalningsmaterial som hämtas från banken. Funktionen finns i programmet under menyn Betalningar .
Läs mer om Referensbetalningsrapport och Utredningsrapport, referensbetalningar.
Allmänt
Procountor hämtar automatiskt kontoutdragen och referensbetalningarna för föregående bankdag från bankerna varje vardagsmorgon. Det går att få upp kontoutdraget på skärmen i programmet genom att först välja det konto som du vill se kontoutdraget för samt förklaring och sedan klicka på Sök.
Under Fr.o.m. och T.o.m. anger du önskad period.
I rullgardinsmenyn Kontonummer väljer du det konto som du vill granska kontoutdrag och referensbetalningar för.
Med hjälp av fältet Summa kan du söka kontoutdrag och referenser med en vald summa.
I fältet Kontoutdragets nummer kan du ange kontoutdragets nummer som sökvillkor.
I rullgardinsmenyn Förklaring väljer du önskad förklaring som sökvillkor.
Med hjälp av fältet Referens kan du söka referenser med ett referensnummer.
I fältet Namn kan du söka kontoutdrag med hjälp av namnet.
Med en sökning i fältet Meddelande söker du kontoutdrag och referenser utifrån ett meddelande.
Under Visa anger du med kryssrutorna om du vill söka kontoutdrag och/eller referensbetalningar.
Under Visa resultat anger du om du vill att referensbetalningarna ska grupperas.
När du har valt Referens som sökvillkor och markerat en referensbetalning i sökresultatet, öppnas en ny vy när du klickar på Omallokering av referensbetalning. Med hjälp av den här funktionen kan du korrigera bokföringen med fältet Rättelse eller allokera en icke allokerad kundfaktura mot rätt referens med hjälp av fältet Rätt referens.
Om en betalning har allokerats till en faktura står verifikationsserien och -numret för fakturan som betalningen har allokerats till i radens Allokerad-kolumn.
Du kan ställa in konteringsregler för hanteringen av kontoutdrag och referensbetalningar i vyn Administration > Uppgifter om bokföringen > Förinställda konteringsregler > Förinställda konteringar för kontoutdrag respektive Förinställda konteringar för referensbetalningar.
Rättelse
Om bara en del av fakturan har betalats, exempelvis totalbeloppet minus kontantrabatten, kan bokföringen korrigeras med differensen genom att det korrigerade beloppet skrivs in i fältet Rättelse. I bokföringen korrigeras kontona Kundfordringar och Försäljning. Denna försäljningsregistrering korrigerar också momsen från försäljning. Om betalningsdifferensen är mindre än 0, har det betalats mindre än vad som borde ha betalats, och då skrivs talet med ett minustecken i fältet Rättelse.
På motsvarande sätt om betalningsdifferensen är större än 0, eller det har betalats för mycket, så skrivs ett positivt tal i fältet Rättelse. En rättelseanteckning skapas i bokföringen när du klickar på Fortsätt. Samtidigt skapas en transaktionsrad för kundfakturan i Specialsituationer, med ett datum som är samma som datumet för referensbetalningen, och information om korrigeringen av betalningssättet, korrigerad summa och transaktionskoden Korrigering av referensbetalning. Om fakturans öppna belopp blir 0 SEK, ändras statusen för fakturan till Betald utanför Procountor.
Allokering
Allokeringen av referensbetalningar fungerar så att när referensbetalningen inkommer till Procountor, söks den äldsta öppna fakturan med samma referens. Så länge fakturan är öppen (dvs. inte Betald eller Betald utanför Procountor), allokeras beloppen betalda med samma referens till den aktuella fakturan.
Om betalningen inte har allokerats eller kolumnen Allokerad på raden är tom och rödmarkerad, trycker du på knappen Omallokering av referensbetalning och skriver referensnumret i fältet Rätt referens och klickar på Spara. När fakturan har allokerats till rätt kundfaktura, ändras fakturans status till Betald, och allokeringen kan därefter inte ändras.
Om fakturan har betalats med ett för högt belopp, kvitteras fakturan med status Delvis betald och ett belopp med minustecken är fortfarande öppet. Denna överbetalning ska kvitteras bort i Specialsituationer för kundfakturan och kvitteras mot en annan faktura exempelvis genom Allokering till kontoutdrag eller genom att återbetala pengarna till kunden. Därefter kvitteras fakturan som betald och belopp allokeras inte längre till den. Det är bra att kontrollera att saldona för försäljningsreskontran och kundfordringskontot hålls i balans. Fakturorna tas bort från försäljningsreskontran när det har sparats ett betalningsdatum för dem eller fakturorna har statusen Betald eller Betald utanför Procountor.
Sökresultatets knappar
När du klickar på Förhandsgranskning visas kontoutdraget på skärmen antingen i HTML- eller PDF-format.
När du klickar på Kvitto skapas ett kvitto som kan skrivas ut för vald transaktionsrad. Du kan välja antingen HTML- eller PDF-format.
När du klickar på Bokföring visas Bokföringssidan för kontoutdraget.
Om en betalning har allokerats till en faktura, visas uppgifterna om den när du klickar på Faktura.
Genom att klicka på Föregående och Nästa kan du bläddra i kontoutdragen för valt konto.
Hantering av valutakursdifferenser på leverantörsfakturor
En notering om valutakursdifferens skapas automatiskt på kontoutdragets bokföringssida, om den valutamässiga betalningen allokeras till en öppen leverantörsfaktura så att hela leverantörsfakturan blir betald. Leverantörsfakturans status ändras automatiskt till Betald. Valutakursdifferensen hamnar på sin egen rad i bokföringsnoteringen för kontoutdraget, nedanför den betalning som allokeras till leverantörsfakturan. I förklaringen finns information om vilken leverantörsfaktura noteringen om valutakursdifferens har allokeras till.
Du kan ställa in konteringsregeln för hanteringen av valutakursdifferenser i vyn Administration > Uppgifter om bokföringen > Förinställda konteringsregler > Förinställda konteringsregler - Generella under rubriken Valutakursdifferens för utgående betalningar.