Vyn för betalningsfel visar en lista på alla betalningar från Procountor som har blivit avvisade av banken på grund av någon form av problem, exempelvis otillräckligt saldo på kontot. Alla betalningsfelmeddelanden kommer direkt från banken. Procountor förmedlar vidare felmeddelandet till den person som utfärdat betalningen. När felet har åtgärdats kan betalningen sedan skickas på nytt från Procountor via Betalningsvyn på fakturan.
För att komma till vyn för betalningsfel går man via Administration > Misslyckade betalningar och utskick.
När en betalning avvisas av banken informeras personen som utfört betalningen på två sätt:
1. Ett felmeddelande skickas direkt från banken till Procountors vy för Misslyckade betalningar och utskick. Information om den avvisade betalningen skickas också från Procountor via e-post till den person som utfört betalningen.
2. Vissa felmeddelanden som skickas till Procountor från banken hanteras manuellt i Procountor. I dessa situationer är inte betalningsfelen synliga i Procountors vy för Misslyckade betalningar och utskick. Personen som utfört betalningen kommer i dessa fall informeras via e-post.
Notis om en obehandlad betalning eller sändningsfel
När en betalning som skickas från Procountor avvisas av banken visas följande symbol i Procountors översta fält:
Genom att klicka på utropstecknet öppnas en ny vy som innehåller mer information om betalnings- eller sändningsfelet. Felet kan också undersökas i vy för Misslyckade betalningar och utskick via huvudmenyn (Administration> Misslyckade betalningar och utskick)
Notisen visas för de Procountor-användare som har minst läsrättigheter till Betalning och verifikattypen för fakturan i fråga.
Felmeddelanden skickas alltid direkt från banken. Meddelandet innebär att en betalning som skickats från Procountor av någon anledning har avvisats av banken. Ett felmeddelande skickas till den användare som har utfört betalningen.
Inställningar för e-postmeddelanden från Procountor kan hittas via användarens Egna uppgifter och inställningar.
Vyn för misslyckade betalningar och utskick
Vyn för Misslyckade betalningar och utskick visar en lista på alla betalningar och utskick som har blivit avvisade, från den äldsta till den nyaste.
Som standard visas de obehandlade betalnings- och sändningsfelen när Obehandlad har valts som status. Det är också möjligt att söka efter betalningar och utskick som redan har behandlats genom att välja Behandlad som status. Sökresultatet kan sorteras enligt en tidsperiod genom att välja datum i datumfälten.
Sök söker efter felmeddelanden enligt angivna sökkriterier.
Bankförbindelser används för att gå via Administration> Uppgifter om företaget> Bankförbindelser om det finns ett behov att ändra uppgifterna om exempelvis bankkontot.
Behandla används för att behandla det valda felmeddelandet. Den här knappen öppnar ett fönster med följande funktioner:
- Ta bort betalningstransaktion: Med den här knappen tar man bort en betalningstransaktion som har resulterat i ett fel. Betalningstransaktionen måste tas bort för att kunna betala fakturan på nytt eller för att kunna markera fakturan som Betald utanför Procountor.
- Lägg till kö för betalning på datum: Fakturan betalas igen idag (öppet fakturabelopp som betalningsbelopp).
- Markera som betald utanför Procountor: Fakturan markeras som Betald utanför Procountor. Betalningen skickas alltså inte från Procountor men fakturan markeras för att veta att den blivit betald på annat sätt.
- Det är möjligt att lägga till kommentarer gällande hanteringen av felmeddelanden. Kommentaren är synlig i vyn för Misslyckade betalningar och utskick som ytterligare information och i Betalningsvyn på fakturan. Kommentaren är obligatorisk om betalningstransaktionen inte är borttagen.
- Behandla: Med den här knappen hanterar man felet och betalningen försvinner från listan med obehandlade betalningar/utskick. Den tidigare betalningstransaktionen försvinner från fakturan och / eller nya läggs till enligt de val som gjorts tidigare.
-
Avbryt: tar användaren tillbaka till listan med felmeddelanden utan att vidta några åtgärder.
Betalning används för att komma till fakturans Betalningsvy där betalningsinformationen är synlig.
Faktura används för att komma till verifikatets Fakturavy, där fakturauppgifterna är synliga.
Felen kan undersökas med informationen i följande kolumn i sökresultatet:
- Felmeddelande mottaget: datumet för felmeddelandet
- Typ: om felmeddelandet gäller en betalning eller ett utskick
- Fel: orsaken till felmeddelandet
- Verifikat: verifikationstyp och verifikationsnummer
- Behandlad: datum verifikationen behandlats
- Behandlad av: den användare som är ansvarig för att behandla felet
- Kommentar: möjlighet att lägga till en kommentar i fritext
Olika typer av betalningsfelmeddelanden
Nedan är en lista av olika orsaker till att betalningar kan avvisas av banken och dessa fel kan användaren rätta till direkt i Procountor. Om banken skickar felmeddelanden med någon av nedan orsaker, så dyker ett felmeddelande upp i vyn för Misslyckade betalningar och utskick.
Otillräckligt med saldo på bankkontot
Bankkontot har inte haft tillräckliga medel på betalningsdagen för att kunna behandla betalningen. I dessa situationer måste betalningen skickas på nytt med Betalningsfunktionen när det finns tillräckligt med pengar på kontot. Ett annat alternativ är att göra betalningen från ett annat bankkonto.
Betalningstransaktionen som har avvisats måste hanteras i vyn för Misslyckade betalningar och utskick och betalningstransaktionen måste tas bort. Man kan ta bort betalningstransaktionen genom att klicka på knappen Ta bort betalningstransaktion via Behandla-knappen. En betalning med status Överförd till banken kan också tas bort i Betalningsvyn genom att välja Ta bort betalningstransaktion.
En betalnings som har avvisats på grund av otillräckligt saldo på kontot kan betalas igen med Handle funktionen om betalningsinformationen, så som betalningskontot, inte behöver ändras. Fakturan kan betalas igen via Kö till banken eller via Betalningsvyn genom att välja Betala när den tidigare betalningstransaktionen har tagits bort. Betalningen kommer skickas till banken med Procountors nästa sändning av betalningar.
Mottagarens adress saknas
Vissa banker kräver att SEPA betalningar innehåller mottagarens adress och om denna saknas avvisas betalningen. Mottagarens adress kan anges när man väljer utlandsbetalning som betalningsmetod i Betalningsvyn.
Den avvisade betalningstransaktionen måste hanteras i Misslyckade betalningar och utskick och betalningstransaktionen måste tas bort. Betalningstransaktionen kan tas bort genom att klicka på knappen Ta bort betalningstransaktion via Behandla-knappen. En betalning med status Överförd till banken kan också tas bort i Betalningsvyn genom att välja Ta bort betalningstransaktion.
När betalningstransaktionen med status Överförd till banken har tagits bort, väljer man Utlandsbetalning som betalningsmetod i Betalningsvyn. När man har valt Utlandsbetalning kan mottagarens adress fyllas i och betalningen skickas iväg på nytt. Betalningen skickas med Procountors nästa sändning av betalningar.
Problem med bankkoppling eller inställningar för bankkonto
Banken avvisar en betalning med detta felmeddelande om det är något som inte har blivit korrekt i anslutningen av bankkontot (exempelvis att kontraktet inte är aktiverat än eller att en anslutning till banken inte har upprättats).
I det här läget bör man kontakta banken och kontrollera att ett avtal om anslutning av bankkonton har upprättats. Anslutningsprocessen ser olika ut för de olika bankerna och här finner man avtalen för respektive bank.
Om ett anslutningsavtal har upprättats kan man kontrollera att uppgifterna på avtalet och bankinformationen i Procountor stämmer överens.
OBS! För kunder som har SEB måste man via Administration> Uppgifter om företaget> Bankförbindelser ange CIN-nummer under organisationsnummer i inställningarna för kontot, för att bankkopplingen ska fungera.
När ett anslutningsavtal har upprättats och alla uppgifter har kontrollerats och korrigerats, kan den avvisade betalningen hanteras i vyn för Misslyckade betalningar och utskick och betalningstransaktionen måste tas bort. Betalningstransaktionen kan tas bort genom att klicka på knappen Ta bort betalningstransaktion via Behandla-knappen. En betalning med status Överförd till banken kan också tas bort i Betalningsvyn genom att välja Ta bort betalningstransaktion.
Efter att den felaktiga informationen har korrigerats kan fakturan betalas på nytt genom att välja Betala i fakturans betalningsvy. Betalningen skickas med Procountors nästa sändning av betalningar.
Mottagarens kontonummer är felaktigt
Om en betalning avvisas med meddelandet att mottagarens kontonummer är felaktigt så är det på grund av att ett felaktigt IBAN-, BBAN-, PG-, BG- eller kontonummer har angivits. Det kan också bero på att BIC-koden är felaktig eller att fel betalningssätt har angivits.
Den här informationen måste kontrolleras i Betalning- eller faktureringsvyn på fakturan.
- Stämmer kontonummer och BIC-koden överens; är dessa uppgifter från samma bank?
- Är kontonumret i rätt format? Kontrollera att antalet siffror och format på kontonumret är korrekt.
- Om kontonumret, betalningssätt och BIC-koden är korrekta men betalningen är en utlandsbetalning, kan det vara så att mottagarens bank inte accepterar SEPA betalningar med den angivna BIC-koden. I en sådan situation måste man ta kontakt med mottagaren eller mottagarens bank för att få information om vilken BIC-kod som måste användas för att betalningen ska gå igenom.
Den avvisade betalningstransaktionen måste hanteras i Misslyckade betalningar och utskick och betalningstransaktionen måste tas bort. Betalningstransaktionen kan tas bort genom att klicka på knappen Ta bort betalningstransaktion via Behandla-knappen. En betalning med status Överförd till banken kan också tas bort i Betalningsvyn genom att välja Ta bort betalningstransaktion.
Felaktig betalningsinformation kan ändras i fakturavyn under Betalningsuppgifter. Informationen kan ändras först när fakturan har ändrats till status Under behandling. När informationen har uppdaterats kan fakturan betalas på nytt genom att välja Betala i fakturans betalningsvy. Betalningen skickas med Procountors nästa sändning av betalningar.
Betalningen kan inte utföras i den valda valutan
Banken avvisar en betalning om den har utförts med en otillåten valuta. Detta innebär att mottagarens konto eller avsändarens konto inte fungerar med den valda valutan. För att betalningen ska gå igenom måste man därför ändra valutan.
Den avvisade betalningstransaktionen måste hanteras i Misslyckade betalningar och utskick och betalningstransaktionen måste tas bort. Betalningstransaktionen kan tas bort genom att klicka på knappen Ta bort betalningstransaktion via Behandla-knappen. En betalning med status Överförd till banken kan också tas bort i Betalningsvyn genom att välja Ta bort betalningstransaktion.
Informationen kan ändras först när fakturan har ändrats till status Under behandling. När informationen har uppdaterats kan fakturan betalas på nytt genom att välja Betala i fakturans betalningsvy. Betalningen skickas med Procountors nästa sändning av betalningar.
Hantering av misslyckade direktgireringar
När en betalning utfärdas som en direktbetalning via Betalningar> Direkt girering och betalningen avvisas får man följande felmeddelande i vyn för Direkt girering:
Till skillnad mot vanliga banköverföringar så är följande handlingar inte möjliga vid direktgireringar:
Ta bort en betalningstransaktion, köa betalningen eller markera betalningen som Betald utanför Procountor i vyn Misslyckade betalningar och utskick.
När en direktgirering avvisas måste en helt ny betalning skapas. På grund av detta hanteras betalningsfel för direktgirering på följande sätt:
1. Gå till vyn Misslyckade betalningar och utskick via Administration> Misslyckade betalningar och utskick.
2. Sökvillkor kan definieras enligt datum och status.
3. När sökvillkoren har angivits klickar man på Sök.
4. När man har fått fram direktbetalningen som har avvisats markerar man raden genom att klicka på den och välja Behandla.
5. När felet har blivit åtgärdat försvinner det från listan. Betalningen kommer sedan vara synlig med status Makulerad i vyn för Direkt Girering.
6. Om en ny betalning behöver skickas skapar man en ny betalning via Betalningar> Direkt girering.
Notiser för misslyckade betalningar och utskick i fakturainformationen
Information gällande den misslyckade betalningen eller utskicket sparas också i Betalningsvyn på fakturan. Informationen kommer vara tillgänglig om felmeddelandet kommer direkt från banken till vyn för Misslyckade betalningar och utskick i Procountor.
Betalningsvyn på fakturan innehåller en lista över alla betalningstransaktioner och information om transaktionerna för den aktuella fakturan. När en faktura avvisas visas ett rödmarkerat meddelande med orsaken till varför betalningen avvisades i meddelande/referensfältet på transaktionen. Samtidigt läggs en ny transaktionsrad till av Procountor i fakturans transaktionsinformation med ett meddelande om "Betalningsfel". Denna transaktion indikerar att betalningen har avvisats och varför.
När en misslyckad betalning eller utskick hanteras i vyn för Misslyckade betalningar och utskick eller när en betalning raderas i Betalningsvyn på fakturan, läggs en ny rad till med meddelandet Betalningsfelet har hanterats i transaktionsinformationen. Namnet på användaren, samt kommentarer skapade av användaren som hanterat felet visas också på transaktionen.