Vad är en balanspost?
En balanspost är en är inte begränsad till ett visst format utan den kan innehålla både siffror och bokstäver. Dessa poster kan användas för att spåra öppna saldon för olika kontoposter och att använda dessa poster gör balansspecifikationen enklare. Knappen Sök öppna balansposter hittar alla poster som används på det valda kontot och beräknar deras öppna saldo. Balansposter kan aktiveras på sidan Inställningar som hittas via huvudmenyn Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar > Balanspost på bokföringssidan av affärspartner.
Efter att funktionen aktiverats är kolumnen Balanspost synligt på bokföringssidan för samtliga verifikat och på sidan Förinställda konteringar för kontoutdrag. Balansposterna administreras i Balanspostregister.
Balanspostregister
Balanspostregistret (Administration > Uppgifter om bokföringen > Balanspostregister) finns till för att underlätta hanteringen och användningen av balansposterna. Användare kan skapa nya balansposter, byta namn, ta bort eller inaktivera befintliga identifierare. Balanspostregister hittas via menyn under Uppgifter om bokföringen trots att man inte aktiverat funktionen på sidan Inställningar.
Sidan Balanspostregister
Kolumner i Balanspostregister
- Namn
- Fritext, kan innehålla siffror och bokstäver.
- Aktiv
- Onödiga balansposter kan sättas som passiva genom att avmarkera rutan.
- Användningsmängd
- Om balansposten har använts så kan den därefter inte tas bort.
- Tilläggsuppgifter
- Fritext för övrig information.
- Skapad av, Skapades, Ändrat av, Ändrat
- Informationen ändras när en ändring sparats
- Äldre balansposter som skapats innan balanspostregistret släpptes innehåller ingen information i Skapad av och Skapades.
Skapa en balanspost
En nu balanspost skapas genom ett klick på knappen Ny artikel. Den nya artikelns namn måste vara unikt och är inte skiftlägeskänsliga. Varianter av med eller utan stora bokstäver kommer därför att betraktas som ett och samma artikelnamn. När en artikels namn ändras kommer namnet också att uppdateras i stängda räkenskapsmånader och räkenskapsår. Detta gör det möjligt att i efterhand korrigera ett felaktigt balanspostsnamn.
Importera balansposter via CSV-fil
Det är möjligt att importera in artiklarna i balanspostregistret med hjälp av en CSV-fil. För att importera CSV-filen klickar du på knappen Importera > Importera artiklar. Tryck på Välj fil för att välja den fil du vill importera och tryck på Fortsätt.
Du kan också välja att ladda ner en mall via Importera > Ladda ned mall för att börja skapa den CSV-fil som du sedan kan importera.
Tillåtna eller inte tillåtna uppgifter för importen:
- Namnet kan inte redan existera i balanspostregistret
- Tecknet "€" kan inte användas
- Namnets maxlängd är 255 tecken
- Maximala antalet artiklar i CSV-filen är 100
- Filens format måste vara CSV
Inaktivera och ta bort artiklar
Artiklarna kan endast raderas om de aldrig använts eller aldrig lagts till på en regel för Förinställda konteringar för kontoutdrag. Har artikeln använts kan den endast sättas som inaktiv. Inaktiverade artiklar visas inte i i rullgardinsmenyn för balansposter på bokföringssidorna. Inaktiverade balansposter kan inte väljas till i bokföringen.
Rullgardinsmeny för Balanspost
Balanspostens rullgardinsmeny är till hjälp när du ska välja rätt balanspost. Att välja en balanspost från listan minskar möjliga fel i artikelnamnen.
Rullgardinsmenyn har två alternativ: Populära artiklar och Alla artiklar
- Kategorin Populära artiklar innehåller de mest använda balansposterna, de vanligaste använda balansposterna kan enkelt väljas härifrån.
- Kategorin Alla artiklar innehåller alla balansposter.
Välja en artikel
Du kan antingen börja skriva artikelns namn i fältet och välja önskat objekt från listan, öppna rullgardinsmenyn och välja artikeln direkt från listan, eller skriva artikelns namn i sin helhet i fältet.
Ny artikel
Nya artiklar för balanspost kan skapas och sparas i Balanspostregistret. Observera att artiklar som skapats av andra användare i Procountor kan ta upp till 10 minuter innan du ser, detta på grund av databaslagringscykeln. Bokföringssidorna visar upp till 20 000 artiklar och standardposterna på kontoutdraget visar upp till 5 000 artiklar.
Inaktivera och ta bort en artikel
Artiklar kan inaktiveras och tas bort via balanspostregistret (Administration > Uppgifter om bokföringen > Balanspostregister).
Flera artiklar kan inaktiveras samtidigt.
Rekomendationsnoteringar för balansposter
Obs! Denna funktion kan endast nås om miljön har fått de nya kontoplansfunktionerna och som har åtkomst till sidan Kontoplan (ny).
Det är möjligt att sätta en rekommendation för att komma ihåg att använda balansposter på bokföringssidorna och i funktionen Registreringsverktyg.
Rekommendationen måste sättas på de två följande ställen:
- Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar > Visa rekommendationsnotering för balansposter
- Administration> Uppgifter om bokföringen > Kontoplan (ny) > Kontoinställningar till balansspecifikationen > Rekommenderad användning av balanspost (kryssas i för berörda konton)
Balanspost i Balansspecifikation
- Balanspost har en egen kolumn i vyn Balansspecifikation. Kolumnen visar balansposten efter manuell eller automatisk specificering.
- Balanspostens artikel visas separat efter följande åtgärd: Balance sheet item is shown separately with actions: Sök öppna balansposter, Sök verifikat, och via knappen Hämta föregående räkenskapsårs balansspecifikation.
- Efter att ha upprättat Hämta föregående räkenskapsårs balansspecifikation för valt konto kommer alla transaktioner från föregående räkenskapsår fylls med balansposter om tidigare transaktioner hade en tilldelad balanspost.
- Om Kombinera rader har använts kommer inte kombinerade rader har ifyllda balansposter.
Balanspost som ett sökvillkor
Obs! Denna funktion kan endast nås om miljön har fått de nya kontoplansfunktionerna och som har åtkomst till sidan Kontoplan (ny).
Balanpostartiklarna kan hittas som ett sökvillkor på sidan Rapporter (ny), Bokföring > Rapporter (ny) > Huvudbok > Fler alternativ.
Balansposter i transaktioner
Tre olika snabba filter i rullgardinsmenyn:
- Transaktioner för konton med rekommendation
- Transaktioner med balansposter
- Transaktioner utan rekommenderad balanspost
Balansposter
- Sök efter en eller flera balanspostartiklar