Via Import av material går det att manuellt överföra data i specifika format från andra system till Procountor.
Import av material finns i programmenyn under
Administration > Import av material. Dimensionsmaterial läses in via
Uppgifter om bokföringen. Med undantag för fakturamaterial handlar det alltid om CSV-filer. Fakturamaterialet kan även vara av typen DDE- eller ZIP-filer. CSV-filer kan skapas och hanteras i till exempel Excel. I filer av den här typen finns datafält som separeras från varandra med semikolon, och därför får det inte förekomma semikolon i själva datamaterialet.
Här listas alla överföringsfiler som kan importeras till programmet:
Allmänt om import av material
Import av data är ett gränssnitt som ingår i Procountor-programmet, och som möjliggör manuell överföring av datamaterial från ett annat program till Procountor. Gränssnittet är baserat på hämtning av CSV-filer till Procountor enligt de gränssnittsbeskrivningar som Procountor har definierat. Med den här funktionen går det att överföra bland annat faktura-, affärspartner- och produktdata. En mer omfattande beskrivning av gränssnittet och de tekniska definitionerna av överföringsfilerna finns länkade i den
här artikeln.
Innan du börjar
För att kunna använda funktionen Import av material behöver överföringsfiler som stämmer med Procountors filbeskrivning genereras i det andra programmet som det sänds material ifrån. Funktionen för hämtning av överföringsfiler finns färdig i Procountors användargränssnitt.
Val av material

Först väljs Typ av import (affärspartner-, produkt-, budget-, bokförings- eller fakturamaterial) i rullgardinsmenyn. Klicka sedan på knappen Välj fil i den övre raden.
Då öppnas ett fönster där du kan hämta filen som ska importeras med knappen Välj fil. I nästa fönster som öppnas klickar du på Bläddra / Browse och söker i datorn efter den fil som ska importeras. Välj fil med knappen Lägg till. Sedan syns filen i detta fönster. Klicka på Fortsätt.
När fönstret stängts och filnamnet visas vid Filens namn under rullgardinsmenyn för Typ av import, klickar du på Fortsätt i den övre knappraden. Om du inte redan har valt Typ av import, öppnas nu ett fönster där typen kan väljas. En förloppsindikator visar sedan hur importen av filen framskrider.
Import av fakturamaterial
Här beskrivs processen för att importera fakturamaterial. Överföringsfilen för material är en textfil där en rad alltid bildar en post. För en detaljerad genomgång av importens tre möjliga filformat och de olika posterna, läs Överföringsfil för fakturamaterial.
Överst på nästa sida visas ett sammandrag av datamaterialet eller det totala antalet inlästa rader (fakturor) och antalet korrekt och felaktigt inlästa rader. Även totalsumman av fakturor inklusive moms visas i kronor. Namnge fakturamaterialet som ska importeras. Du kan söka efter materialet med namnet på
Fakturagruppen under
Sökning av verifikat. Namnet kan vara 80 tecken långt.
Om en importerad fil innehåller felaktiga fakturarader är de markerade med röd färg och en felaktig kolumn har mörkröd färg. Om det inte finns en enda mörkröd kolumn, betyder det att det är ett fel i dimensioneringen som matchas mot fakturaraden eller hela fakturan. Då importeras fakturan och raderna, men ingen
dimensionering görs.
Om fakturan är allokerad till en affärspartner och uppgiften i fältet kommer från registret, markeras fältet med gul färg.
När du klickar på Visa raduppgifter visas fakturarader för vald faktura.
När du klickar på Visa bilaga visas filbilagan för vald faktura. Fakturans filbilagor kan ingå tillsammans med det övriga materialet om fakturamaterialet är i en ZIP-fil.
Sätt ett kryss i Ta bort-kolumnen om en viss rad inte ska importeras. Knappen Ta bort alla sätter ett kryss i Ta bort-kolumnen för alla rader. Klicka på Annullera om du vill avbryta hela importen.
Vid
Import av fakturamaterial får fakturorna automatiskt statusen
Under behandling. Dessa fakturor kan redigeras via
Sökning av verifikat.
Du kan välja att skicka enskilda kundfakturor genom att sätta ett kryss i
Skicka?-kolumnen. Om du vill skicka alla kundfakturor, klicka på knappen
Skicka alla. Om fakturakanalen är
Skickas inte, godkänner
Skicka-funktionen kundfakturan och ger den statusen
Icke skickad. Annars godkänner
Skicka-funktionen fakturan och ger den statusen
Skickad. Innan kundfakturan skickas, visas den en stund i
Sändningslistan med statusen
Under behandling.
I fält 33 (AG) i materialet som ska importeras kan sändkoden anges på förhand.
Om inställningen för a
utomatisk behandling av Inkasso- och dröjsmålsavgifter är aktiv under
Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar, kan icke fakturerade inkasso- och dröjsmålsavgifter läggas till på fakturorna i fakturamaterialet med valet
Inkasso- och dröjsmålsavgifter.
Genom att klicka på Spara läses uppgifterna in och sparas i systemet.
Om det importerade materialet är stort går det att välja alternativet
Bakgrundskörning. Då sparar programmet materialet som en bakgrundskörning och användaren kan fortsätta arbeta som vanligt i Procountor. Det kommer inget meddelande när bakgrundskörningen är klar. I
Sökning av verifikat kan du kontrollera om alla fakturorna i materialet har importerats.
Kund- och leverantörsfakturor, rese- och kostnadsfakturor samt manuella verifikat kan ingå i samma fakturamaterial. Det är dock mer överskådligt om en fil bara innehåller en typ av material.
Om samma fakturamaterial importeras flera gånger, skapas fakturorna flera gånger.
Import av affärspartnermaterial
Här beskrivs processen för att importera affärspartnermaterial. Överföringsfilen för material är en textfil där en rad alltid bildar en post. För en detaljerad genomgång av importens filformat och de olika posterna, läs
Överföringsfil för affärspartnermaterial.
Högst upp på nästa sida syns ett sammandrag av materialet, dvs. det totala antalet inlästa rader (affärspartner) samt antalet korrekt och felaktigt inlästa rader.
Om en importerad fil har felaktiga rader så har de röd färg. En felaktig kolumn i en felaktig rad har mörkröd färg.
De affärspartner som redan finns i registret visas i gult. Med valet av Typ av import kan du påverka hur du ska göra med nya och redan existerande affärspartner i registret. "Spara de nya raderna och uppdatera gamla rader" är standard. Om du bara vill uppdatera uppgifter för existerande affärspartner i materialet som importeras, välj "Uppdatera gamla rader". Om du inte vill att uppgifterna för existerande affärspartner ska uppdateras med det importerade materialet, välj "Spara gamla rader".
Sätt ett kryss i Ta bort-kolumnen om du inte vill behandla en viss rad. Knappen Ta bort alla sätter ett kryss i Ta bort-kolumnen för alla rader. Klicka på Annullera om du vill avbryta hela importen.
inte ändrar standardkontona och dimensionerna, går importen fortare om du avmarkerar det här valet.
Om behandlingen av förvalda konton och dimensioner har markerats med ett kryss och det inte finns förvalda konton i uppgifterna, används Procountors förinställningar. Om det inte finns förvalda dimensioner i materialet, nollställs de förvalda dimensionerna för affärspartnern.
Genom att klicka på Spara läses uppgifterna in och sparas i systemet.
Om det importerade materialet är stort går det att välja alternativet
Bakgrundskörning. Då sparar programmet materialet som en bakgrundskörning och användaren kan fortsätta arbeta som vanligt i Procountor. Det kommer inget meddelande när bakgrundskörningen är klar. I respektive
affärspartnerregister kan du själv kontrollera om alla affärspartner i materialet har importerats.
Kunder, leverantörer och personer kan ingå i samma affärspartnermaterial. Det är dock mer överskådligt om en fil bara innehåller en typ av material.
Import av produktmaterial
Här beskrivs processen för att importera produktmaterial. Överföringsfilen för material är en textfil där en rad alltid bildar en post. För en detaljerad genomgång av importens filformat och de olika posterna, läs Överföringsfil för produktmaterial.
Högst upp på nästa sida syns ett sammandrag av materialet, dvs. det totala antalet inlästa rader (produkter) samt antalet korrekt och felaktigt inlästa rader.
Om en importerad fil innehåller felaktiga rader, har de en röd färg. En felaktig kolumn i en felaktig rad har mörkröd färg.
De produkter som redan finns i registret visas i gult. Med valet av Typ av import kan du påverka hur du ska göra med nya och redan existerande produkter i registret. "Spara de nya raderna och uppdatera gamla rader" är standard. Om du bara vill uppdatera uppgifter för existerande produkter i materialet som importeras, välj "Uppdatera gamla rader". Om du inte vill uppdatera uppgifter för existerande produkter i materialet som importeras, välj "Spara gamla rader".
Sätt ett kryss i Ta bort-kolumnen om du inte vill behandla en viss rad. Knappen Ta bort alla sätter ett kryss i Ta bort-kolumnen för alla rader. Klicka på Annullera om du vill avbryta hela importen.
Genom att klicka på Spara läses uppgifterna in och sparas i systemet.
Om det importerade materialet är stort går det att välja alternativet Bakgrundskörning. Då sparar programmet materialet som en bakgrundskörning och användaren kan fortsätta arbeta som vanligt i Procountor. Det kommer inget meddelande när bakgrundskörningen är klar.
Samma produktmaterial kan innehålla både inköps- och försäljningsprodukter. Det är dock mer överskådligt om en fil bara innehåller en typ av material.
Import av bokföringsmaterial
Här beskrivs processen för att importera bokföringsmaterial. Överföringsfilen för material är en textfil där en rad alltid bildar en post. För en detaljerad genomgång av importens filformat och de olika posterna, läs Överföringsfil för bokföringsmaterial.
Högst upp på nästa sida syns ett sammandrag av materialet, dvs. det totala antalet inlästa rader (bokföringsrader) samt antalet korrekt och felaktigt inlästa rader.
Om en importerad fil innehåller felaktiga rader, har de en röd färg. En felaktig kolumn i en felaktig rad visas i mörkrött (t.ex. kontona finns inte i kontoplanen). Om det finns felaktiga rader i materialet, bör importen av materialet avbrytas genom att du klickar på Annullera och materialet korrigeras, så att det inte skapas manuella verifikat där konteringen inte stämmer.
Det ska anges namn och datum för ett manuellt verifikat som ska importeras.
Med
Status-valet går det att bestämma om det manuella verifikatet får
statusen Under behandling eller
Godkänd. Om de manuella verifikatuppgifterna verkar vara korrekta och du vill få med dem i bokföringen kan du välja statusen
Godkänd direkt, då behöver du inte bekräfta detta senare.
Sätt ett kryss i Ta bort-kolumnen om du inte vill behandla en viss rad. Knappen Ta bort alla sätter ett kryss i Ta bort-kolumnen för alla rader. Klicka på Annullera om du vill avbryta hela importen. Om du sätter ett kryss i Ta bort-kolumnen på en rad, bör också dennas motbokning tas bort för att det inte ska skapas manuella verifikat där konteringen inte stämmer.
Genom att klicka på Spara läses uppgifterna in och sparas i systemet.
Om det importerade materialet är stort går det att välja alternativet Bakgrundskörning. Då sparar programmet materialet som en bakgrundskörning och användaren kan fortsätta arbeta som vanligt i Procountor. Det kommer inget meddelande när bakgrundskörningen är klar.
Import av budgetmaterial
Här beskrivs processen för att importera budgetmaterial. Överföringsfilen för material är en textfil där en rad alltid bildar en post. För en detaljerad genomgång av importens filformat och de olika posterna, läs Överföringsfil för budgetmaterial.
Importera budgetmaterialet genom att välja "Import av budgetmaterial". När materialet importeras, väljs först en fil, och därefter öppnas ett fönster där du kan ange en faktor som värdena för materialet multipliceras med.
Överst på nästa sida visas ett sammandrag av datamaterialet eller det totala antalet inlästa rader (budgetrader) och antalet korrekt och felaktigt inlästa rader.
Om en importerad fil innehåller felaktiga rader, har de en röd färg. En felaktig kolumn i en felaktig rad visas i mörkrött (t.ex. om kontona inte finns i kontoplanen).
Sätt ett kryss i Ta bort-kolumnen om en viss rad inte ska bli importerad. Knappen Ta bort alla sätter ett kryss i Ta bort-kolumnen för alla rader. Klicka på Annullera om du vill avbryta hela importen.
Genom att klicka på Spara läses uppgifterna in och sparas i systemet.
Om det importerade materialet är stort går det att välja alternativet Bakgrundskörning. Då sparar programmet materialet som en bakgrundskörning och användaren kan fortsätta arbeta som vanligt i Procountor. Det kommer inget meddelande när bakgrundskörningen är klar.