Fakturor och verifikat kan allokeras till en affärspartner som finns i affärspartnerregistret med funktionen Allokera till affärspartner som hittas via knappen Lägg till funktioner på sidan Sökning av verifikat.
Funktionen är en manuell hantering om en faktura inte kunnat allokeras automatiskt, eller om den allokerats felaktigt.
Hitta de verifikat som inte allokerats mot en affärspartner
Fakturor och verifikat kan som inte allokerats till en affärspartner manuellt eller automatiskt kan sökas fram på sidan Sökning av verifikat genom att kryssa i Ska sökningen endast omfatta icke allokerade under sektionen Avancerad sökning. Efter detta kan fakturorna allokeras till rätt affärspartner.
Hitta verifikat som allokerats mot fel affärspartner
Ett annat användbart sökvillkor är Affärspartner till vilken allokeringen har gjorts. Sökvillkoret används för att söka efter alla verifikat/fakturor som allokerats mot den valda affärspartnern. Efter en titt på sökresultatet kan eventuella felaktiga allokeringar hittas. Allokeringen kan sedan göras om mot den rätta affärspartnern enligt instruktionen i nedan instruktion.
Samma information om felaktigt allokerade fakturor kan hittas via kund- eller leverantörsregistret, genom att gå in på affärspartnern. På sidan Kundens basuppgifter eller Leverantörens basuppgifter hittas alla fakturor som allokerats mot affärspartnern via knappen Sök i den övre knappraden.
Allokera ett verifikat/faktura mot en affärspartner
Allokeringen görs en och en. Efter att ha sökt fram de verifikat som du vill allokera görs följande:
- Markera raden för verifikatet som ska allokeras.
- Tryck på knappen Lägg till funktioner > Allokera till affärspartner.
- Välj en affärspartner genom att klicka på dess namn.
- Ett pop-up fönster visas med texten "Är du säker på att du vill allokera den valda fakturan/det valda verifikatet?" samt nuvarande allokering och den nya.
- För att utföra allokeringen, tryck Ja.
- För att ångra allokeringen, tryck Avbryt.
När en faktura allokeras mot en affärspartner så ändras inga uppgifter (så som Namn, adressuppgifter, organisationsnummer eller Affärspartnernummer) på fakturan. Uppgifterna måste ändras manuellt på fakturan om så önskas, det kan vara bra för att slippa eventuella förvirringar om företagets namn och organisationsnummer inte var korrekta efter skanningen av en leverantörsfaktura.